Für Administratoren (Einstellungen & Konfiguration)
Als Administrator hast du weitreichende Rechte, um das Antragsmanagement perfekt an die Bedürfnisse eurer Schule anzupassen.
Die Konfiguration erfolgt nicht in den Antrags-Ansichten selbst, sondern ganz unten in der linken Sidebar im Bereich Einstellungen. Dort findest du die Menüpunkte Antragstypen (zur Verwaltung der Antragsverfahren) und Arbeitszeiten.
1. Antragsverfahren (Request Types) konfigurieren
Das Herzstück des Systems sind die Antragsverfahren. Hier definierst du, dass es in eurer Schule beispielsweise "Sonderurlaub", "Klassenfahrten" oder "Fortbildungen" gibt. Wenn du ein bestehendes Verfahren bearbeitest (oder ein neues anlegst), hast du Zugriff auf verschiedene Reiter (Tabs).
A. Eigene Formularfelder (Der Builder)
Im Reiter Formularfelder baust du das eigentliche Formular für die Lehrkräfte per Drag & Drop zusammen. Du kannst beliebig viele Zusatzfelder anlegen.
Schulhamsta bietet dir dafür eine Vielzahl an hochspezialisierten Feldtypen:
- Kurzer Text (
text): Für einfache Eingaben (z.B. Zielort). - Langer Text (
textarea): Für Begründungen oder ausführliche Beschreibungen. - Zahl (
number): Für Kosten oder Teilnehmerzahlen. - Datum (
date) & Uhrzeit (time): Für zeitliche Angaben, die unabhängig vom Zeitraum der Abwesenheit sind. - E-Mail (
email): Für Kontaktadressen. - Datei-Upload (
file): Erlaubt das Hochladen von Dokumenten (z.B. PDF-Einladungen, Atteste). - Dropdown (
select): Eine Einfachauswahl aus von dir definierten Optionen. - Mehrfachauswahl (
multiselect): Rendert Checkboxen (bei wenigen Optionen) oder ein suchbares Dropdown (bei vielen Optionen), aus dem mehrere Punkte gewählt werden können. - Freigabeperson wählen (
approver_select): Ein spezielles Dropdown, das der Lehrkraft alle anderen Lehrkräfte anbietet. Nützlich, wenn die Lehrkraft z.B. ihre zuständige Fachbereichsleitung selbst auswählen muss, damit diese später den Antrag prüfen kann. - Betroffene Lehrkräfte (
affected_teachers): Lässt den Antragsteller Kollegen hinzufügen, die ebenfalls fehlen. - Betroffene Klassen (
affected_classes): Für Klassenfahrten oder Exkursionen. - Betroffene Räume (
affected_rooms): Blockiert Räume im Schul-Kontext. - Vertretungshinweise (
affected_lessons_notes): Prüft den Stundenplan der Lehrkraft während der Abwesenheit und zwingt sie, zu jeder ausfallenden Unterrichtsstunde einen Vertretungshinweis zu schreiben.
Jedes Feld kannst du als Pflichtfeld markieren oder bestimmen, ob es in der komprimierten Übersicht für Prüfer auftauchen soll.
B. Genehmigungsregeln (Der Workflow)
Unter Genehmigungsregeln baust du die exakte Befehlskette (Workflow) für dieses Antragsverfahren auf.
Ein Workflow besteht aus aufeinanderfolgenden Phasen. Die Phasen werden chronologisch von Phase 1 bis X abgearbeitet. Du baust den Workflow zusammen, indem du Rollen (z.B. Schulleitung, Sekretariat) aus der rechten Liste per Drag & Drop in die jeweilige Phase ziehst.
- Direkte Freigabe: Wenn du gar keine Phasen anlegst, werden Anträge dieses Typs beim Einreichen sofort genehmigt (nützlich für reine Meldungen).
- Gleichzeitige Prüfung: Ziest du zwei verschiedene Rollen in dieselbe Phase, müssen beide Rollen ihre Freigabe erteilen, bevor der Antrag in die nächste Phase wandert.
Erforderliche Aktion pro Rolle: Für jede Rolle in einer Phase kannst du exakt einstellen, was diese Person tun muss:
- Genehmigen / Ablehnen: Der Standard. Die Person trifft eine harte Entscheidung.
- Zur Kenntnis nehmen: Die Person muss den Antrag nur abhaken (z.B. das Sekretariat bei Krankmeldungen).
- Einplanen: (Nur für Stundenplaner verfügbar). Diese Aktion triggert keine Genehmigung, sondern signalisiert, dass der Antrag in die Stundenplansoftware übertragen wurde.
C. Sichtbarkeit & Rechte
Nicht jeder, der einen Antrag lesen darf, muss auch zwingend im Workflow (also in den Phasen) involviert sein. Im Reiter Sichtbarkeit & Rechte kannst du für alle Rollen eurer Schule ganz detailliert drei Haken setzen:
- Lesen (Lese-Zugriff): Erlaubt es Personen mit dieser Rolle, alle Anträge dieses Typs passiv im Archiv mitzulesen, selbst wenn sie den Antrag nicht genehmigen müssen. (Hinweis: Rollen, die du im Workflow verbaut hast, haben diesen Haken automatisch und unlöschbar).
- Verknüpfungen bearbeiten: Darf diese Rolle nachträglich noch betroffene Klassen oder Lehrkräfte zum Antrag hinzufügen?
- Stornierung bestätigen: Wenn eine Lehrkraft einen Antrag stornieren möchte, geht die Storno-Anfrage exakt an die Rollen, die hier diesen Haken besitzen.
Mit diesen Einstellungen kannst du Schulhamsta haargenau auf eure internen Schulprozesse zuschneiden!