Für Lehrkräfte (Antrag stellen)
Dieses Kapitel richtet sich an alle Nutzer (Lehrkräfte, aber auch Schulleitungsmitglieder oder Verwaltungskräfte), die einen eigenen Antrag im System einreichen möchten.
1. Den Antrag starten
Stelle sicher, dass du dich im Bereich Anträge (obere Hauptnavigation) befindest. Es gibt zwei einfache Wege, um einen neuen Antrag zu starten:
- Klicke in der linken Sidebar auf "Meine Anträge" und dann auf den großen Button Neuen Antrag stellen.
- Klicke in der Navigationsleiste (Sidebar) direkt auf das kleine [+] Icon neben "Meine Anträge".
Du landest nun im Antragsformular. Beachte: Solange du nicht ganz am Ende auf "Kostenpflichtig buchen" (Scherz, auf "Einreichen") klickst, wird dein Fortschritt lokal im Browser zwischengespeichert. Dein Entwurf geht also nicht verloren, wenn du aus Versehen den Tab schließt!
2. Das Formular ausfüllen
Das Formular in Schulhamsta baut sich intelligent und dynamisch auf.
Antragstyp wählen
Zuerst wählst du aus dem Dropdown, um welche Art von Antrag es sich handelt (z.B. Fortbildung, Klassenfahrt, Sonderurlaub). Sobald du eine Auswahl triffst, lädt das System genau die Felder, die für diesen Typ nötig sind.
Zeiträume definieren
Hier gibst du an, wann du fehlst. Das Besondere: Du kannst mehrere Zeiträume in einem einzigen Antrag zusammenfassen! Beispiel: Deine Fortbildung findet am Dienstag und am Donnerstag statt, aber nicht am Mittwoch. Lege einfach zwei Zeiträume an. Das System wird diese später einzeln prüfen, sodass die Schulleitung z.B. den Dienstag genehmigen, den Donnerstag aber aus Vertretungsgründen ablehnen kann.
Dynamische Felder ausfüllen
Je nach Antragstyp wirst du gebeten, unterschiedliche Informationen anzugeben. Das System unterstützt eine Vielzahl an Feldern:
- Kurze & lange Texte: Für Begründungen oder Reiseziele.
- Dropdowns & Checkboxen (Multiselect): Zur Auswahl von vorgegebenen Optionen. (Sind es sehr viele Optionen, rendert das System automatisch ein suchbares Dropdown mit kleinen Auswahl-Badges).
- Dateien-Upload: Lade PDFs oder Bilder (z.B. Einladungen oder Atteste) direkt hoch.
- Rollen-Auswahl (Approver Select): Manchmal fordert das Formular dich auf, eine ganz konkrete Person zu benennen (z.B. "Wer ist deine Fachbereichsleitung?"). Wähle die Person einfach aus der Liste der Lehrkräfte aus.
Betroffene Ressourcen (Klassen, Lehrer, Räume)
Bei vielen Anträgen (z.B. Exkursionen) gibt es spezielle Felder, um anzugeben, wer noch von der Abwesenheit betroffen ist:
- Hast du Kolleginnen oder Kollegen dabei? Wähle sie unter Betroffene Lehrkräfte aus.
- Fehlen ganze Klassen (z.B. wegen einer Klassenfahrt)? Trage sie bei Betroffene Klassen ein.
- Sind Räume geblockt? Trage sie ein.
Wichtig: Wenn du hier andere Lehrkräfte oder Klassen einträgst, taucht dieser Antrag (sobald er eingereicht ist) automatisch auch auf dem Dashboard dieser Lehrkräfte und auf dem Dashboard der jeweiligen Klassenlehrkräfte der betroffenen Klassen auf! Das schafft sofortige Transparenz im Kollegium.
Hinweise zu betroffenen Stunden (Kollisionen)
Sollte dein Antrag in eine Zeit fallen, in der du laut Stundenplan eigentlich Unterricht hättest, fordert dich das System (je nach Antragstyp) auf, sogenannte Vertretungshinweise einzutragen. Das System listet dir genau auf, welche deiner Stunden ausfallen, und du musst pro Stunde eintragen, was die Klasse arbeiten soll.
3. Transparenz: Wer sieht diesen Antrag?
Ganz unten im Formular, kurz bevor du zur Überprüfung weiterklickst, findest du den Block "Transparenz: Wer sieht diesen Antrag?". Hier berechnet das System in Echtzeit, wer deinen Antrag sehen und prüfen wird. Es listet dir mit Namen und Funktion (z.B. Max Mustermann (Schulleitung) oder Anna Müller (Sekretariat)) genau auf, durch wessen Hände dein Formular gehen wird.
Klicke auf Angaben prüfen, kontrolliere in der Zusammenfassung noch einmal alles und schicke den Antrag dann endgültig ab!
4. Rückfragen & Kommunikation
Was passiert, wenn die Schulleitung oder die Stundenplanung eine Frage zu deinem eingereichten Antrag hat? In diesem Fall müssen sie den Antrag nicht direkt ablehnen. Sie können die Kommentar-Funktion nutzen.
- Wenn du deinen eingereichten Antrag öffnest, findest du eine Kommentarspalte.
- Dort kannst du Rückfragen beantworten oder ergänzende Informationen (z.B. einen Link zur Fortbildungs-Website) nachreichen.
- Bei jedem neuen Kommentar werdet ihr über das Dashboard (oder per E-Mail) benachrichtigt.