Für Prüfer & Sekretariat
Dieses Kapitel richtet sich an alle Nutzer, die in einem Workflow eine aktive Prüfrolle einnehmen. Das können Fachbereichsleitungen, das Sekretariat, die Stundenplanung oder beliebige andere Rollen sein.
1. Deine Rolle im Workflow
Ein Workflow in Schulhamsta kann aus einer oder aus mehreren Freigabestufen (Steps) bestehen. Jeder Step ist an eine (oder mehrere) bestimmte Rollen geknüpft.
- Wer genehmigt? Es gibt keine formelle "Stellvertreter-Funktion". Jeder Nutzer in eurem System, der die benötigte Rolle (z.B. "Sekretariat") besitzt, hat das Recht, diesen Step für den Antrag freizugeben. Wer zuerst klickt, hat die Freigabe erteilt.
- Was genehmigst du? Du genehmigst (außer du bist zufällig die letzte Stufe im Workflow) nie den kompletten Antrag final! Du erteilst lediglich die Freigabe für deine spezifische Stufe, damit der Antrag weiterwandert.
2. Einen Antrag prüfen
Sobald ein Antrag deine Stufe erreicht, taucht er in deiner linken Sidebar unter Aufgaben -> Genehmigen auf. (Stelle sicher, dass du dich im Bereich Anträge der oberen Hauptnavigation befindest).
- Klicke auf das "Auge"-Symbol neben dem Antrag, um die Detailansicht zu öffnen.
- Du siehst nun alle Eingaben der Lehrkraft (Formularfelder, betroffene Stunden).
- Anlagen: Wurden Dokumente (wie PDFs) hochgeladen, kannst du sie direkt im Browser über die integrierte Vorschau öffnen, ohne sie herunterladen zu müssen.
Kollisionen & Gantt-Chart
Als Prüfer musst du schnell erkennen können, ob eine Abwesenheit kritisch ist. Schulhamsta unterstützt dich dabei durch eine grafische Zeitleiste (Gantt-Chart) am oberen Rand des Antrags.
- Das Chart zeigt exakt an, von wann bis wann die Person fehlt.
- Gibt es Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten oder Schulterminen (aus angebundenen externen Kalendern), werden diese Bereiche im Chart schraffiert hervorgehoben.
3. Entscheidung pro Zeitraum (Period)
Das wichtigste Konzept: Ein Antrag kann aus mehreren unabhängigen Zeiträumen bestehen (z.B. Montag und Donnerstag). Deshalb triffst du deine Entscheidung immer pro Zeitraum!
Scrolle nach unten in den Bereich der "Freigabe-Schritte". Dort siehst du eine Auflistung der Zeiträume. Direkt bei deinem aktiven Step findest du die Entscheidungs-Buttons:
- Genehmigen (Grüner Haken): Du stimmst diesem Zeitraum zu.
- Ablehnen (Rotes X): Du lehnst diesen Zeitraum ab. Der Workflow für diesen Zeitraum wird beendet.
- Genehmigen mit Minusstunden (Gelbe Uhr): Diese Option ist ein spezieller Hinweis (meistens von der Schulleitung). Die Beurlaubung wird zwar genehmigt, aber es ist eine klare Anweisung an die Vertretungsplanung (Stundenplaner), dass die entfallenen Stunden als Minusstunden notiert und später nachgearbeitet werden müssen.
Es ist problemlos möglich, Zeitraum A zu genehmigen und Zeitraum B im selben Antrag abzulehnen!
4. Kommunikation (Kommentare & Vermerke)
Bevor du einen Antrag hart ablehnst, weil z.B. eine Nachweispflicht fehlt, kannst du die Kommentarfunktion (ganz unten auf der Seite) nutzen.
- Öffentlicher Kommentar: Wird für den Antragsteller (die Lehrkraft) sichtbar. Nutze dies, um Rückfragen zu stellen.
- Interner Vermerk: Diese Kommentare sind streng vertraulich und nur für andere Prüfer (z.B. für die Schulleitung) sichtbar. Die Antrag stellende Lehrkraft sieht interne Vermerke nicht. Das ist nützlich für verwaltungsinterne Notizen.