Schulhamsta Hilfe

Appearance

Einführung & Grundlagen ​

Willkommen im offiziellen Handbuch für das Modul Schulhamsta Antragsmanagement.

Egal ob Beurlaubung, Fortbildung, Klassenfahrt oder Dienstreise: Die Zettelwirtschaft im Lehrerzimmer gehört der Vergangenheit an. Schulhamsta bringt deinen Antrag voll digitalisiert genau zu den Personen, die ihn prüfen müssen – und das völlig transparent, schnell und sicher.

In diesem Handbuch erfährst du, wie das System funktioniert und wie du es in deiner jeweiligen Rolle optimal nutzt.

Die Kern-Architektur (Glossar) ​

Damit alle von der selben Sache sprechen, nutzt Schulhamsta ein paar zentrale Begriffe. Keine Sorge, das Konzept ist ganz einfach:

1. Antragstypen & Formularfelder ​

Ein Antrag in Schulhamsta ist nicht einfach nur ein leeres Textfeld. Eure Administratoren haben für eure Schule individuelle Antragstypen angelegt (z.B. "Dienstreise"). Wählst du einen Typ aus, lädt das System dynamisch genau die Formularfelder (Fragen, Checkboxen oder Datei-Uploads), die für diesen Typ notwendig sind.

2. Perioden (Zeiträume) ​

Eine wichtige Besonderheit: Ein einziger Antrag kann aus mehreren, unabhängigen Zeiträumen (Perioden) bestehen. Beispiel: Du beantragst eine Fortbildung, die an zwei verschiedenen, nicht zusammenhängenden Tagen stattfindet. Das System behandelt jeden dieser Tage als eigene "Periode". Das bedeutet, dass Prüfer später den ersten Tag genehmigen, den zweiten Tag aber ablehnen können!

3. Workflows & Stufen (Steps) ​

Es gibt keinen starren "Standard-Weg", den ein Antrag gehen muss. Jeder Antragstyp ist mit einem flexiblen Workflow verknüpft. Ein Workflow besteht aus mehreren Freigabestufen (Steps).

  • Ein einfacher Antrag ("Ich komme heute eine Stunde später") geht vielleicht direkt an die Schulleitung.
  • Ein komplexer Antrag ("Klassenfahrt") muss erst in Stufe 1 vom Sekretariat (Vollständigkeit der Papiere) und in Stufe 2 von der Vertretungsplanung geprüft werden, bevor er in Stufe 3 der Schulleitung vorgelegt wird.

Der Status-Kreislauf ​

Damit du im Dashboard und in den Listen sofort erkennst, was Sache ist, verwendet Schulhamsta klare Farben und Labels für den Status eines Antrags (bzw. eines Zeitraums). Dies sind die wichtigsten:

  • Offen (Gelbes Label): Dein Antrag wurde erfolgreich eingereicht und befindet sich aktuell im Freigabe-Prozess. Die jeweils verantwortliche Stufe (z.B. die Stundenplanung) wurde bereits benachrichtigt.

  • Genehmigt (Grünes Label): Die Schulleitung (oder die letzte, finale Freigabestufe deines Workflows) hat dem Zeitraum zugestimmt. Dein Antrag ist nun offiziell und verbindlich.

  • Gen. m. Belastung / Minusstunden (Grünes Label): Eine Sonderform der Genehmigung. Der Zeitraum wurde genehmigt, allerdings unter der Bedingung, dass die verpasste Arbeitszeit als Minusstunden verbucht wird (häufig bei Sonderurlaub).

  • Abgelehnt (Rotes Label): Ein Prüfer in einer der Workflow-Stufen musste deinen Antrag leider ablehnen. Der Workflow ist damit beendet. Oft findest du in der Ansicht einen Kommentar mit der genauen Begründung.

  • Storniert (Graues Label): Entweder hast du den Antrag selbst zurückgezogen, oder die Schulleitung hat eine von dir angefragte Stornierung durchgeführt. Der Antrag ist ungültig.