Überblick & Glossar
Willkommen im Handbuch für Schulhamsta Anträge – das digitale Antragsmanagement.
Ob Dienstgang, Fortbildung, Klassenfahrt oder Freistellung: Die Zettelwirtschaft im Lehrerzimmer entfällt. Ein Antrag wandert digital genau zu den Personen, die ihn prüfen müssen – nachvollziehbar, mit Fristenkontrolle und ohne dass jemand einem Formular hinterherlaufen muss.
Dieses Handbuch erklärt zuerst, wie das System denkt, und dann, was du in deiner jeweiligen Rolle konkret tust.
Was das Modul leistet
- Antragsarten, die ihr selbst festlegt – jede mit eigenem Formular, eigener Vorlaufzeit und eigenem Genehmigungsweg.
- Genehmigung in Stufen – Klassenlehrkraft, Sekretariat, Stundenplanung, Schulleitung, in beliebiger Reihenfolge und Kombination.
- Entscheidung je Zeitraum – ein Antrag mit drei Terminen kann dreimal unterschiedlich ausgehen.
- Fristenrechnung in Arbeitsstunden – Wochenenden, Abende und Ferien zählen nicht mit.
- Kollisionswarnung – überschneidet sich die Abwesenheit mit einer anderen?
- Planer – ein Zeitstrahl über alle Abwesenheiten, nach Lehrkräften oder Klassen.
- Vertretungsplanung – genehmigte Abwesenheiten abarbeiten, mit externen Schulterminen im Blick.
- Bei WebUntis-Anbindung zusätzlich: betroffene Unterrichtsstunden direkt im Antrag.
Die Kernidee: der Zeitraum
Wenn du einen Begriff aus diesem Handbuch mitnimmst, dann diesen.
Ein Antrag ist die Hülle: Wer stellt ihn, welcher Art ist er, was steht im Formular. Entschieden wird aber nicht über den Antrag, sondern über jeden Zeitraum darin – einzeln.
Eine Fortbildung findet am Dienstag und am Donnerstag statt, aber nicht am Mittwoch. Das sind zwei Zeiträume in einem Antrag. Die Schulleitung kann den Dienstag genehmigen und den Donnerstag ablehnen, weil an dem Tag schon zwei Kolleginnen fehlen.
Deshalb erscheint ein Antrag mit drei Terminen in allen Listen als drei Zeilen, jede mit eigenem Stand. Wer das einmal verstanden hat, wundert sich später nirgends mehr.
TIP
Gehören Termine untrennbar zusammen – etwa eine Klassenfahrt, die nur komplett Sinn ergibt –, gehört dieser Hinweis in die Begründung. Sonst kann ein Tag herausfallen und der Rest bleibt genehmigt.
Glossar
Antragstyp
Die Bauform eines Antrags: „Dienstgang", „Fortbildung", „Exkursion", „Freistellung". Jeder Typ bringt eigene Formularfelder, eine eigene Vorlaufzeit und einen eigenen Genehmigungsweg mit. Antragstypen legt die Schulleitung oder ein Modul-Admin an – siehe Antragstypen verwalten.
Zeitraum
Ein einzelner Abwesenheitstermin innerhalb eines Antrags – ganztägig, stundenweise oder über mehrere Tage. Die Einheit, über die entschieden wird.
Phase und Stufe
Der Genehmigungsweg besteht aus Phasen, die nacheinander ablaufen. Innerhalb einer Phase arbeiten alle Beteiligten parallel. Phase 2 wird erst benachrichtigt, wenn Phase 1 vollständig erledigt ist.
Jede Rolle in einer Phase bekommt je Zeitraum eine eigene Aufgabe – das ist die Stufe, die du in deiner Aufgabenliste siehst.
Aktionstyp
Was eine Rolle an ihrer Stufe tun muss. Es gibt genau drei:
| Aktionstyp | Bedeutung | Kann ablehnen? |
|---|---|---|
| Genehmigen / Ablehnen | echte Entscheidung | ja |
| Zur Kenntnis nehmen | nur bestätigen, dass informiert wurde | nein |
| Einplanen | Vertretung ist organisiert – nur für die Stundenplanung | ja |
Kollision
Eine zeitliche Überschneidung mit einem anderen Antrag. Schulhamsta unterscheidet:
- Konflikt – dieselbe Lehrkraft oder dieselbe Klasse ist doppelt verplant.
- Überschneidung – nur zeitgleich, aber andere Beteiligte.
IMPORTANT
Geprüft werden Lehrkräfte und Klassen. Betroffene Räume werden nicht auf Kollisionen geprüft – sie werden am Antrag gespeichert und angezeigt, aber nicht gegen andere Anträge abgeglichen. Verlass dich für die Raumbelegung also nicht auf Schulhamsta.
Minusstunden
Eine Sonderform der Genehmigung: Die Abwesenheit wird gewährt, aber die entfallene Arbeitszeit soll als Minusstunden verbucht werden. Das Recht dazu hat nur die Schulleitung – siehe Der Weg eines Antrags.
Vorlaufzeit
Die Zeit, die zwischen Einreichung und Beginn liegen muss. Gerechnet wird in Netto-Arbeitsstunden nach den Arbeitszeiten und Ferien eurer Schule, nicht in Kalenderstunden. Siehe Arbeitszeiten & Fristen.
Die Navigation des Moduls
Was du in der linken Seitenleiste siehst, hängt von deinen Rollen ab.
| Punkt | Sichtbar für | Kapitel |
|---|---|---|
| Meine Anträge | alle | Für Lehrkräfte |
| Aufgaben (Genehmigen · Einplanen · Erledigen · Offen · Kritisch) | Schulleitung, Stundenplanung, Sekretariat | Das Dashboard |
| Planer | Schulleitung, Stundenplanung | Der Planer |
| Alle Anträge | Schulleitung, Stundenplanung, Sekretariat | Alle Anträge |
| Einstellungen → Antragstypen | Schulleitung, Modul-Admin | Antragstypen |
| Einstellungen → Arbeitszeiten | Schulleitung, Modul-Admin | Arbeitszeiten & Fristen |
NOTE
Klassenlehrkräfte haben keine eigene Rolle und deshalb auch keinen zusätzlichen Menüpunkt. Ihre Aufgaben erscheinen direkt unter Meine Anträge – siehe Für Klassenlehrkräfte.
Wo fange ich an?
| Deine Rolle | Empfohlener Einstieg |
|---|---|
| Ich möchte einen Antrag stellen | Für Lehrkräfte |
| Ich muss Anträge prüfen und entscheiden | Der Weg eines Antrags, dann Das Dashboard |
| Ich richte das Modul ein | Antragstypen verwalten und Arbeitszeiten & Fristen |
| Ich verstehe eine Meldung nicht | Häufige Fragen & Probleme |
NOTE
Ergänzend zu diesem Handbuch gibt es in der App eine kontextsensitive Hilfe: Das Fragezeichen in der oberen Leiste öffnet einen kurzen Text zu genau dem Bildschirm, auf dem du gerade bist. Dieses Handbuch erklärt dagegen die Zusammenhänge.
Weiter geht's: Der Weg eines Antrags – wie ein Antrag von der Einreichung bis zur Entscheidung läuft.