Antragstypen verwalten

Wo: Seitenleiste → Einstellungen → AntragstypenWer: Schulleitung und Modul-Admins

Antragstypen sind die Bauform aller Anträge an eurer Schule – Dienstgang, Fortbildung, Exkursion, Freistellung. Jeder Typ bringt seine eigenen Formularfelder, Fristen und Genehmigungsstufen mit.

Dieses Kapitel behandelt die Übersicht und den Reiter Einstellungen. Die übrigen vier Reiter haben eigene Kapitel:

Reiter	Kapitel
1. Einstellungen	dieses Kapitel
2. Formularfelder	Formularfelder
3. Genehmigungsregeln	Genehmigungsregeln
4. Sichtbarkeit & Rechte	Rechte & Benachrichtigungen
5. Benachrichtigungen	Rechte & Benachrichtigungen

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Die Übersicht

Je Antragstyp siehst du eine Karte mit:

• Typ-Definition – Name und Beschreibung,
• der Zahl der eigenen Formularfelder,
• dem Workflow als Abfolge der beteiligten Rollen.

So erkennst du auf einen Blick, ob ein Typ über die Schulleitung läuft oder direkt ins Sekretariat.

WARNING

Steht auf einer Karte Kein Workflow, hat dieser Antragstyp keine Genehmigungsstufen – und funktioniert damit nicht. Anträge dieser Art bleiben für immer auf Offen stehen. Mehr dazu unter Genehmigungsregeln.

Aktiv und inaktiv

• Aktiv – steht beim Stellen eines neuen Antrags zur Auswahl.
• Inaktiv – steht für neue Anträge nicht mehr bereit; die Karte rutscht in den Bereich Inaktive Antragstypen und trägt den Vermerk Typ-Definition (Archiviert).

Über Wiederherstellen (Pfeil-Symbol) holst du einen Typ jederzeit zurück.

NOTE

Einen Typ zu deaktivieren löscht nichts. Bereits gestellte Anträge dieser Art bleiben vollständig erhalten und laufen ihren Genehmigungsweg zu Ende. Deaktivieren ist deshalb der richtige Weg, wenn ein Antragstyp künftig nicht mehr gebraucht wird.

Aktionen

Konfigurieren öffnet den Typ mit allen fünf Reitern. Neuer Antragstyp legt eine weitere Art an.

TIP

Bevor du einen neuen Typ anlegst, lohnt der Blick auf einen bestehenden mit ähnlichem Ablauf. Genehmigungswege lassen sich leichter nachbauen als von Grund auf entwerfen – und ein einheitlicher Aufbau erspart dem Kollegium Rückfragen.

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Einen Antragstyp anlegen

Neuer Antragstyp fragt nur die Grunddaten ab; Formularfelder und Genehmigungsweg kommen danach. Mit Typ anlegen & Fortfahren landest du direkt im Konfigurator.

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Reiter 1: Einstellungen

Hier stehen dieselben Felder wie beim Anlegen, plus der Status-Schalter.

IMPORTANT

Alle Änderungen im Konfigurator werden sofort und automatisch gespeichert – eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht. Oben erscheint kurz eine Rückmeldung.

Name und Beschreibung

• Name des Antragstyps – so heißt er in der Auswahlliste der Lehrkräfte. Klare Bezeichnungen wie „Dienstgang" oder „Fortbildung" sind besser als Verwaltungskürzel.
• Beschreibung / Hinweise (optional) – ein kurzer Hinweis, wofür dieser Typ gedacht ist. Er hilft beim Auswählen und erspart Rückfragen.

TIP

Nutze die Beschreibung für die Abgrenzung: „Für eintägige dienstliche Termine außerhalb der Schule. Für mehrtägige Veranstaltungen bitte Fortbildung wählen." Das ist wirksamer als jede Rundmail.

Status

Aktiv oder Inaktiv – wie in der Übersicht.

Vorlaufzeit

Vorlaufzeit (Stunden) – wie viel Zeit mindestens zwischen Einreichung und Beginn liegen muss. Darunter steht der Hinweis Mindestfrist bis zum Ereignisbeginn.

IMPORTANT

Gezählt wird in Netto-Arbeitsstunden nach den Arbeitszeiten und Ausnahmezeiträumen aus Arbeitszeiten & Fristen. Abende, Wochenenden und Ferien zählen nicht mit.

„48" bedeutet also nicht „zwei Tage vorher", sondern – bei einem 8-Stunden-Arbeitstag – rund sechs Arbeitstage. Das ist die häufigste Fehleinschätzung beim Einrichten.

Zur Orientierung, bei Arbeitszeiten von 8:00 bis 16:00 Uhr an fünf Tagen:

Eingetragen	Entspricht etwa
8 Stunden	1 Arbeitstag
24 Stunden	3 Arbeitstage
40 Stunden	1 Arbeitswoche
80 Stunden	2 Arbeitswochen

Verhalten bei Unterschreitung der Vorlaufzeit

Der Schalter Bei Fristunterschreitung sperren macht aus der Vorlaufzeit eine harte Grenze:

Schalter	Wirkung für die Lehrkraft
aus	gelbe Warnung, Einreichen bleibt möglich
an	rote Meldung, der Antrag lässt sich nicht absenden

WARNING

Die Sperre wirkt hart und kennt keine Ausnahme. Bei Antragsarten, die auch im Krankheits- oder Notfall gebraucht werden, ist die bloße Warnung meist die klügere Wahl – sonst bleibt der Belegschaft nur der Weg am System vorbei.

Sichtbarkeit des Genehmigungsstatus

Wert	Was die antragstellende Person sieht
Transparent	jederzeit, bei welcher Rolle ihr Antrag gerade liegt
Intransparent	nur den Gesamtstand, nicht die einzelnen Stationen

TIP

Transparent ist der Regelfall und spart Nachfragen im Sekretariat. Intransparent lohnt bei heiklen Anträgen, bei denen schon die beteiligte Rolle etwas über den Inhalt verraten würde.

Weiter geht's: Formularfelder – Reiter 2 des Konfigurators.