Häufige Fragen & Probleme
Sortiert nach dem, was du siehst – nicht nach dem, was die Ursache ist.
Ein Antrag kommt nicht voran
Ein Antrag steht seit Tagen auf Offen, aber niemand hat eine Aufgabe. Sehr wahrscheinlich hat die Antragsart keine Genehmigungsstufen. Dann wird nie jemand gefragt, und der Zeitraum bleibt dauerhaft offen – er wird nicht automatisch genehmigt.
Prüfen: Einstellungen → Antragstypen. Steht auf der Karte Kein Workflow, ist das die Ursache. Abhilfe unter Genehmigungsregeln.
Der Antrag hängt an der Stufe Klassenlehrkraft. Für die betroffene Klasse ist keine Klassenleitung eingetragen – niemand kann die Aufgabe erledigen. Nachpflegen unter Verwaltung → Klassen. Als Notlösung kann ein Modul-Admin jede Stufe übernehmen.
Wir haben den Genehmigungsweg geändert, alte Anträge hängen trotzdem. Der Weg wird beim Einreichen in Aufgaben übersetzt. Laufende Anträge behalten ihre alten Aufgaben, auch wenn die Rolle inzwischen aus dem Weg genommen wurde. Sieh in der Ansicht Offen nach und lass die verbliebenen Stufen erledigen – oder von einem Modul-Admin übernehmen.
Mir fehlt eine Schaltfläche
Der Knopf „Mit Minusstunden genehmigen" ist nicht da. Er ist der Rolle Schulleitung vorbehalten und erscheint nur an Stufen, die der Schulleitung oder einem Modul-Admin zugeordnet sind. Kein Fehler.
Ich sehe gar keine Entscheidungsknöpfe. Entweder ist deine Stufe noch nicht an der Reihe – vorherige Phasen laufen zuerst –, oder du hast an dieser Stufe nichts zu tun. Die Ansicht Genehmigen zeigt ausschließlich das, was gerade bei dir liegt.
Bei einer Kenntnisnahme fehlt „Ablehnen". Richtig so: Eine Stufe vom Typ Zur Kenntnis nehmen kann nicht ablehnen. Kommentieren geht.
Der Menüpunkt Aufgaben fehlt. Er setzt eine der Rollen Schulleitung, Stundenplanung oder Sekretariat voraus. Bist du nur Klassenlehrkraft, stehen deine Aufgaben unter Meine Anträge. Bist du nur Modul-Admin, landest du beim Öffnen des Moduls in den Einstellungen.
Der Menüpunkt Planer fehlt. Er ist Schulleitung und Stundenplanung vorbehalten.
„Neuer Antrag" ist grau und heißt „Abonnement erforderlich". Der Schule fehlt eine gültige Lizenz. Bestehende Anträge bleiben einsehbar; neue lassen sich erst nach Verlängerung anlegen. Klärt die Schulleitung unter Verwaltung → Module & Lizenzen.
Ich finde einen Antrag nicht
In Alle Anträge taucht er nicht auf. Der Haken Auch vergangene ist standardmäßig aus – abgeschlossene Zeiträume sind ausgeblendet. Das ist mit Abstand die häufigste Ursache.
Im Dashboard ist er verschwunden. Alle Aufgaben-Ansichten zeigen nur laufende und künftige Zeiträume. Was vorbei ist, findest du in Alle Anträge.
Ich habe keinen Zugriff auf Alle Anträge. Die Seite ist auf Schulleitung, Sekretariat und Stundenplanung beschränkt. Für den eigenen Bestand ist Meine Anträge der richtige Ort.
Anzeige und Symbole
Statt des Pfeils steht ein Schloss in der Zeile. Du darfst über den Zeitraum entscheiden, die Details aber nicht einsehen. Das Leserecht wird je Antragsart vergeben – siehe Rechte & Benachrichtigungen.
Ein Antrag erscheint mehrfach in der Liste. Das sind seine Zeiträume. Über jeden wird einzeln entschieden. Siehe Der Weg eines Antrags.
Ein Balken im Planer ist schraffiert. Diese Person oder Klasse hat den Antrag nicht selbst gestellt, sondern ist davon betroffen.
Ich habe versehentlich auf das Auge geklickt. Das Auge ist Zur Kenntnis nehmen – eine Entscheidung. In der Detailansicht des Antrags lässt sie sich zurücknehmen, solange der Zeitraum nicht storniert oder schon eingeplant ist.
Fristen
Die Frist wirkt viel zu lang. Die Vorlaufzeit wird in Netto-Arbeitsstunden gerechnet, nicht in Kalenderstunden. Bei einem 8-Stunden-Tag sind 24 Stunden drei Arbeitstage. Siehe Arbeitszeiten & Fristen.
Anträge kurz nach den Ferien werden abgewiesen. Der Ausnahmezeitraum für die Ferien fehlt – oder er wurde erst eingetragen, nachdem der Antrag gestellt wurde. Bereits gestellte Anträge behalten ihre einmal berechnete Frist.
Ein Antrag lässt sich gar nicht absenden. Bei dieser Antragsart ist Bei Fristunterschreitung sperren aktiv, und die Vorlaufzeit ist unterschritten. Die rote Meldung nennt es. In dringenden Fällen hilft nur der Weg über das Sekretariat – oder die Schulleitung entschärft die Einstellung.
Kollisionen
Ein Raum ist doppelt belegt, es kam keine Warnung.Räume werden nicht auf Kollisionen geprüft. Das Feld Räume auswählen speichert die Auswahl, gleicht sie aber nicht gegen andere Anträge ab. Geprüft werden nur Lehrkräfte und Klassen.
Beim Ausfüllen des Formulars kommt keine Kollisionswarnung. Richtig so: Überschneidungen werden erst bei der Prüfung angezeigt, nicht beim Stellen des Antrags. Wer einreicht, erfährt also nicht, ob jemand anderes zur selben Zeit fehlt – das ist Sache der entscheidenden Rolle.
Wo sehe ich die Überschneidungen? In der Detailansicht eines Antrags im Abschnitt Zeitliche Überschneidungen, mit einem Zeitstrahl je betroffenem Tag. Nur für Prüfende sichtbar.
Dort steht nie etwas, obwohl es Überschneidungen gibt. Dem Antragstyp fehlt ein Verknüpfungsfeld. Ohne Lehrkräfte auswählen oder Klassen auswählen gibt es nichts abzugleichen. Siehe Formularfelder.
Stornierung
Ein Antrag war plötzlich weg, ohne dass jemand bestätigt hat. War der Antrag noch völlig unbearbeitet, wird er beim Stornieren sofort und endgültig zurückgezogen. Nur bei bereits bearbeiteten Anträgen entsteht eine Anfrage.
„Storno angefragt" bleibt liegen. Keine Rolle hat das Recht Stornierung bestätigen. Vergib es je Antragsart an mindestens zwei Rollen – siehe Rechte & Benachrichtigungen.
Die Vertretung war schon geplant. Bis zur Bestätigung bleiben genehmigte Zeiträume gültig. Die Bestätigung räumt den Vertretungsplan nicht auf – informiere die Stundenplanung.
Einrichtung
Die Rolle Klassenlehrkraft steht im Genehmigungsweg nicht zur Auswahl. Dem Antragstyp fehlt ein Feld vom Typ Klassen auswählen. Erst damit erscheint die Rolle.
Der Feldtyp Hinweise zu betroffenen Stunden fehlt. Er erscheint nur bei bestehender WebUntis-Verbindung. Siehe WebUntis-Anbindung.
Das Feld Klassen auswählen bietet nichts an. Es sind noch keine Klassen angelegt. Nachholen unter Verwaltung → Klassen oder über den Daten-Import.
Kann ich einen Antragstyp löschen? Setz ihn stattdessen auf Inaktiv. Er steht dann für neue Anträge nicht mehr bereit, bereits gestellte bleiben aber vollständig erhalten und laufen zu Ende.
Meine Änderungen im Konfigurator sind weg. Sollten sie nicht sein – alle fünf Reiter speichern automatisch. Wenn oben „Fehler beim Speichern" stand, lade die Seite neu und prüfe den Stand.
Benachrichtigungen
Ich bekomme zu viele E-Mails. Im Reiter Benachrichtigungen eines Antragstyps ist deine Rolle eingeschaltet. Die Einstellung umfasst vier Anlässe: neuer Antrag, öffentlicher Kommentar, interner Vermerk und angefragte Stornierung.
Ich bekomme gar keine E-Mails, obwohl ich im Genehmigungsweg stehe. Der Genehmigungsweg und die Benachrichtigungen sind getrennt. Wer entscheiden soll, muss im Reiter Benachrichtigungen zusätzlich eingeschaltet werden – sonst siehst du deine Aufgaben nur im Dashboard.
Die antragstellende Person hat nichts vom Ergebnis erfahren. Die Mail zum Endstand geht nur, wenn sich der Gesamtstand des Antrags ändert – bei einem Antrag mit mehreren Zeiträumen also erst, wenn alle entschieden sind.
Sonstiges
Wo finde ich Hilfe zu genau diesem Bildschirm? Das Fragezeichen in der oberen Leiste der App öffnet die kontextsensitive Hilfe – kurz und auf den aktuellen Bildschirm bezogen. Dieses Handbuch erklärt die Zusammenhänge.