Arbeitszeiten & Fristen
Wo: Seitenleiste → Einstellungen → ArbeitszeitenWer: Schulleitung und Modul-Admins
Diese Seite ist die Grundlage, auf der Schulhamsta die Vorlaufzeiten von Anträgen berechnet. Ohne sie würde eine Frist von „zwei Werktagen" schlicht 48 Stunden am Stück bedeuten – über ein Wochenende hinweg also niemals einzuhalten.
IMPORTANT
Diese Seite speichert automatisch. Jede Änderung an einem Schalter oder einer Uhrzeit wird sofort übernommen; oben siehst du eine kurze Rückmeldung.
Arbeitszeiten
Für jeden Wochentag legst du fest, ob an ihm gearbeitet wird, und wenn ja, von wann bis wann.
Voreingestellt sind Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:00 Uhr, Samstag und Sonntag inaktiv. Darunter steht der Hinweis Grundlage für Berechnung der Vorlaufzeit.
NOTE
Diese Zeiten sind kein Dienstzeitmodell und haben nichts mit Unterrichtszeiten oder Arbeitsverträgen zu tun. Sie beantworten allein die Frage: Wann läuft die Fristenuhr?
Ausnahmezeiträume
Ferien, bewegliche Ferientage und Brückentage. Rechts legst du unter Neuen Zeitraum anlegen einen Eintrag an:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Bezeichnung | Osterferien 2026 |
| Beginn | 30.03.2026 |
| Ende | 10.04.2026 |
Links stehen unter Aktive Zeiträume die bereits erfassten; über das Mülleimer-Symbol entfernst du sie.
Während dieser Zeiträume steht die Fristenuhr still. Ein Antrag, der kurz vor den Ferien eingeht, verliert seine Vorlaufzeit also nicht dadurch, dass niemand in der Schule ist.
IMPORTANT
Trage die Ferien vor Beginn des Schuljahres ein. Nachträglich erfasste Zeiträume verändern die Fristenberechnung nur für Anträge, die danach gestellt werden – bereits gestellte Anträge behalten ihre einmal berechnete Frist.
Wie gerechnet wird
Die Vorlaufzeit eines Antragstyps steht in Stunden. Gezählt werden aber nur Netto-Arbeitsstunden: Schulhamsta geht Tag für Tag vom Einreichungszeitpunkt bis zum Beginn des Zeitraums und addiert nur, was in ein aktives Arbeitszeitfenster fällt.
Nicht mitgezählt werden:
- Stunden außerhalb des eingestellten Fensters (Abende, frühe Morgen),
- inaktive Wochentage (voreingestellt Samstag und Sonntag),
- alle Tage innerhalb eines Ausnahmezeitraums.
Rechenbeispiel
Angenommen: Arbeitszeit Mo–Fr, 8:00–16:00 Uhr (also 8 Stunden je Tag), keine Ferien.
Ein Antragstyp verlangt 24 Stunden Vorlaufzeit. Eine Lehrkraft reicht am Freitag um 14:00 Uhr ein:
| Zeitraum | Angerechnet |
|---|---|
| Freitag 14:00–16:00 | 2 Stunden |
| Samstag, Sonntag | 0 |
| Montag 8:00–16:00 | 8 Stunden |
| Dienstag 8:00–16:00 | 8 Stunden |
| Mittwoch 8:00–14:00 | 6 Stunden |
Die 24 Arbeitsstunden sind damit Mittwoch um 14:00 Uhr erreicht. Ein Termin ab diesem Zeitpunkt hält die Frist ein, ein früherer nicht.
TIP
Faustregel bei einem 8-Stunden-Fenster: Stunden ÷ 8 = Arbeitstage. 24 Stunden sind drei Arbeitstage, 40 Stunden eine Arbeitswoche. Wer „zwei Wochen Vorlauf" will, trägt 80 ein, nicht 336.
Was das für die Antragstypen bedeutet
Die Vorlaufzeit selbst und die Frage, ob sie hart sperrt oder nur warnt, stehen nicht hier, sondern je Antragstyp – siehe Antragstypen verwalten.
| Diese Seite | Der Antragstyp |
|---|---|
| wann die Uhr läuft | wie lange sie laufen muss |
| gilt für die ganze Schule | gilt je Antragsart |
Ändert sich hier etwas, wirkt das auf alle Antragsarten gleichzeitig.
Wirkung prüfen
TIP
Die Einstellung lässt sich in zwei Minuten testen: Leg einen Testantrag mit einer Antragsart an, die eine Vorlauffrist hat, und wähle einen Termin direkt nach den Ferien. Die Fristanzeige im Antragsformular zeigt dir sofort, ob die Ausnahmezeiträume greifen. Den Testantrag reichst du gar nicht erst ein – die Anzeige erscheint schon beim Ausfüllen.
Häufige Ursachen für unplausible Fristen:
| Symptom | Ursache |
|---|---|
| Fristen wirken viel zu lang | Vorlaufzeit in Kalenderstunden gedacht statt in Arbeitsstunden |
| Anträge kurz nach den Ferien werden abgewiesen | Ausnahmezeitraum fehlt oder wurde zu spät eingetragen |
| Freitagnachmittag eingereichte Anträge scheitern | normal – das Wochenende zählt nicht mit |
| Alle Fristen scheitern | kein Wochentag aktiv, oder Arbeitszeitfenster zu schmal |
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