Rollen, Rechte & Lizenz

Wer im Antragsmanagement was sieht und darf, hängt an den Rollen, die pro Person vergeben werden. Dieses Kapitel richtet sich an Schulleitung und Schul-Admins, die das Modul für ihr Kollegium einrichten – und an alle, die wissen wollen, warum ein Menüpunkt bei ihnen fehlt.

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Die fünf Rollen

Rollen gelten immer je Schule und je Modul. Wer in der Schulanmeldung Verwaltungsrechte hat, hat damit im Antragsmanagement noch keine.

Rolle	Bezeichnung	Wofür
teacher	Lehrkraft	Eigene Anträge stellen und einsehen.
schulleitung	Schulleitung	Geprüfte Anträge genehmigen oder ablehnen, auch mit Minusstunden.
stundenplaner	Stundenplaner	Genehmigte Anträge einplanen und in den Stundenplan übernehmen.
sekretariat	Sekretariat	Anträge formal prüfen, zur Kenntnis nehmen, als erledigt markieren.
admin	Modul-Admin	Vollzugriff auf Einstellungen und Verwaltung des Moduls.

Dazu kommt die schulweite Rolle Schul-Admin, die nicht an ein Modul gebunden ist und zusätzlich Benutzerverwaltung, Grundeinstellungen und Abo-Verwaltung öffnet.

NOTE

Anträge stellen darf jede angemeldete Person – dafür braucht es keine Rolle. Die Rolle Lehrkraft ist trotzdem sinnvoll, damit klar dokumentiert ist, wer das Modul nutzt.

Die Klassenlehrkraft ist keine Rolle

Sie wird nicht vergeben. Wer in der Klassenverwaltung als Klassenleitung oder als deren Vertretung eingetragen ist, bekommt automatisch die passenden Aufgaben – aber nur bei Antragsarten, deren Genehmigungsweg die Stufe Klassenlehrkraft enthält.

Mehr dazu: Für Klassenlehrkräfte.

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Was welche Rolle sieht

	Lehrkraft	Sekretariat	Stundenplanung	Schulleitung	Modul-Admin
Eigene Anträge stellen und verfolgen	✅	✅	✅	✅	✅
Menüpunkt Aufgaben	❌	✅	✅	✅	❌
Ansicht Genehmigen	❌	✅	✅	✅	–
Ansicht Erledigen	❌	✅	❌	❌	–
Ansicht Einplanen	❌	❌	✅	❌	–
Menüpunkt Planer	❌	❌	✅	✅	❌
Menüpunkt Alle Anträge	❌	✅	✅	✅	❌
Mit Minusstunden genehmigen	❌	❌	❌	✅	❌
Antragstypen verwalten	❌	❌	❌	✅	✅
Arbeitszeiten & Fristen	❌	❌	❌	✅	✅
Jede Stufe übernehmen (Notfall-Override)	❌	❌	❌	❌	✅

IMPORTANT

Minusstunden hängen an der Schulleitung. Weder Sekretariat noch Stundenplanung noch Modul-Admins bekommen diesen Knopf zu sehen, und er erscheint nur an Stufen, die der Schulleitung zugeordnet sind.

Der Modul-Admin ist eine Sonderrolle

Er verwaltet das Modul, arbeitet aber normalerweise nicht darin: Ohne eine der drei inhaltlichen Rollen landet er beim Öffnen des Moduls direkt in den Einstellungen statt im Dashboard.

Im Genehmigungsweg hat er dennoch Gewicht – ein Modul-Admin darf jede Stufe entscheiden. Das ist als Notausgang gedacht, etwa wenn eine Stufe hängt, weil niemand mit der geforderten Rolle verfügbar ist.

TIP

Für eine Person, die einrichtet und genehmigt, vergibst du beide Rollen: Modul-Admin und Schulleitung. Sonst fehlt ihr im Alltag das Dashboard.

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Wer darf einen bestimmten Antrag sehen?

Unabhängig von den Menüpunkten entscheidet sich je Antrag, wer hineinschauen darf. Zugriff hat, wer mindestens eine dieser Bedingungen erfüllt:

1. Modul-Admin,
2. selbst betroffen – als antragstellende Person, als betroffene Lehrkraft oder als Klassenleitung einer betroffenen Klasse,
3. im Genehmigungsweg dieser Antragsart vertreten,
4. hat für diese Antragsart ausdrücklich Leserecht – siehe Rechte & Benachrichtigungen.

NOTE

Deshalb kann in der Aufgabenliste ein Schloss statt des Pfeils stehen: Du darfst über diesen Zeitraum entscheiden, die Details aber nicht einsehen. Das ist Absicht – manche Antragsarten enthalten Angaben, die nur bestimmte Rollen lesen sollen.

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Rollen vergeben

Beides geschieht außerhalb des Moduls, im Verwaltungsbereich der Schule, und nur mit Schul-Admin-Rechten:

• Vorhandene Personen: Verwaltung → Benutzer. In der Rollen-Matrix schaltest du in der Spalte Anträge die Rollen ein und aus. Änderungen wirken sofort.
• Neue Personen: beim Einladen die Rollen gleich mitwählen. Für viele Personen auf einmal ist der Personal-Import der schnellere Weg.
• Klassenleitungen: unter Verwaltung → Klassen. Erst wenn dort jemand als Klassenleitung eingetragen ist, kann die Stufe Klassenlehrkraft überhaupt bedient werden.

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Lizenz

Damit das Modul in der Modulauswahl erscheint, braucht die Schule eine Lizenz für das Antragsmanagement. Fehlt einer Person das Modul, hat das genau zwei mögliche Gründe: keine Lizenz für die Schule – oder keine Rolle für diese Person.

Lizenzen verwaltet der Schul-Admin unter Verwaltung → Module & Lizenzen.

Wenn die Lizenz abgelaufen ist

Das Modul verschwindet nicht, es wird nur schreibgeschützt:

• Die Schaltfläche Neuer Antrag ist grau und trägt den Hinweis Abonnement erforderlich.
• Über der Liste erscheint ein entsprechender Hinweis.
• Bestehende Anträge bleiben einsehbar und laufen ihren Genehmigungsweg zu Ende.

Es geht also nichts verloren, wenn eine Verlängerung ein paar Tage braucht.

Weiter geht's: Das Dashboard – die Arbeitsfläche für alle, die Anträge bearbeiten.