Das Dashboard
Wo: Seitenleiste → AufgabenWer: Schulleitung, Stundenplanung, Sekretariat
Die Arbeitsfläche für alle, die Anträge bearbeiten. Sie sortiert nicht nach Antrag, sondern nach Aufgabe: Was liegt gerade bei mir, was ist zu planen, was wird knapp.
NOTE
Wie überall im Modul stehen hier Zeiträume, nicht Anträge. Ein Antrag mit drei Terminen erscheint als drei Zeilen, die einzeln entschieden werden. Warum das so ist, steht unter Der Weg eines Antrags.
Die fünf Ansichten
Ein Klick auf Aufgaben klappt die Unterpunkte auf. Welche du siehst, hängt von deinen Rollen ab.
| Ansicht | Inhalt | Nur für |
|---|---|---|
| Genehmigen | Zeiträume, bei denen du gerade am Zug bist – die aktuelle Stufe verlangt eine Entscheidung von dir. | alle Prüfenden |
| Einplanen | Genehmigte Zeiträume, für die noch Vertretung zu organisieren ist. | Stundenplanung |
| Erledigen | Genehmigte Zeiträume, bei denen das Sekretariat noch etwas zu tun hat. | Sekretariat |
| Offen | Alles, was im Umlauf und noch nicht abgeschlossen ist – einschließlich angefragter Stornierungen. | alle Prüfenden |
| Kritisch | Die Warnliste: Zeiträume, die bald beginnen und noch nicht genehmigt oder noch nicht eingeplant sind. | alle Prüfenden |
IMPORTANT
Alle fünf Ansichten zeigen nur laufende und künftige Zeiträume. Was vorbei ist, verschwindet hier. Für Rückfragen zu abgeschlossenen Vorgängen ist Alle Anträge der richtige Ort.
Genehmigen
Die wichtigste Ansicht. Sie zeigt ausschließlich Zeiträume, bei denen
- die Stufe dir zugeordnet ist – über deine Rolle, als Klassenleitung einer betroffenen Klasse oder weil dich jemand im Formular als Genehmiger benannt hat, und
- diese Stufe die derzeit aktive ist.
Sobald du entschieden hast, verschwindet die Zeile. Stufen aus späteren Phasen tauchen erst auf, wenn die vorherige Phase vollständig erledigt ist.
Einplanen
Zeigt alle genehmigten Zeiträume – auch die mit Minusstunden. Über der Liste wählst du einen Planungstag; die Liste zeigt dann nur, was an diesem Tag anfällt.
Bereits eingeplante Zeiträume rutschen aus der Arbeitsliste in einen eigenen Abschnitt, sodass oben nur stehen bleibt, was noch offen ist.
Auf diesem Bildschirm blendest du zusätzlich externe Kalender ein – die schulweiten Termine des Planungstags. Siehe Externe Kalender und Für die Stundenplanung.
Erledigen
Genehmigte Zeiträume, bei denen der Antragstyp einen Sekretariatsschritt vorsieht und die noch nicht als erledigt markiert sind. Antragsarten ohne Sekretariatsbeteiligung tauchen hier nie auf.
Offen
Der Gesamtblick auf alles, was noch im Umlauf ist – unabhängig davon, bei wem es gerade liegt. Nützlich für die Frage „woran hakt es gerade?". In dieser Ansicht steht bei jeder Zeile, auf welche Rolle noch gewartet wird.
Kritisch
Die Frühwarnung. Über der Liste stellst du mit zwei Schiebereglern ein, wann ein Zeitraum als kritisch gilt:
| Regler | Voreinstellung | Bedeutung |
|---|---|---|
| Genehmigung fehlt | < 14 Tage | Beginnt bald, ist aber noch nicht genehmigt. |
| Einplanung fehlt | < 7 Tage | Ist genehmigt, aber die Vertretung steht noch nicht. |
Beide Werte lassen sich zwischen 1 und 30 Tagen einstellen; deine Einstellung bleibt erhalten.
TIP
Ein wöchentlicher Blick in Kritisch ersetzt das Nachfragen. Wer die Regler großzügig setzt, sieht Probleme, solange sich noch etwas ändern lässt.
Entscheiden direkt aus der Liste
Sobald du an einer Zeile am Zug bist, erscheint rechts eine kleine Schaltflächengruppe. Welche Symbole darin stehen, bestimmt der Aktionstyp deiner Stufe:
| Symbol | Aktion |
|---|---|
| Auge | Zur Kenntnis nehmen |
| Haken | Genehmigen – bzw. Einplanen, wenn die Stufe das vorsieht |
| Minus-Kreis | Mit Minusstunden genehmigen (nur Schulleitung) |
| Kreuz | Ablehnen |
WARNING
Das Auge nimmt zur Kenntnis – es ist eine Entscheidung, kein Vorschauknopf. Um einen Antrag nur anzusehen, nimm den Pfeil ganz rechts in der Zeile.
Bei Ablehnen und Zur Kenntnis nehmen öffnet sich ein Kommentarfenster. Eine reine Genehmigung wirkt sofort. Was die einzelnen Entscheidungen bedeuten, steht unter Die vier Entscheidungen.
Zwei Schalter neben den Entscheidungen
- Einplanen / Eingeplant (Stundenplanung) – markiert, ob die Vertretung steht. Ein zweiter Klick nimmt die Markierung zurück. Erscheint bei jedem genehmigten Zeitraum.
- Als Erledigt / Erledigt (Sekretariat) – erscheint nur, wenn der Antragstyp einen Sekretariatsschritt vorsieht.
Beide sind reine Markierungen, keine Genehmigungen: Sie bewegen den Antrag nicht weiter, sondern halten fest, dass die Arbeit getan ist.
Was die Zeilen sonst noch zeigen
- Stunden anzeigen – bei bestehender WebUntis-Anbindung blendest du die betroffenen Unterrichtsstunden direkt in der Liste ein, in den Ansichten Genehmigen und Einplanen. Siehe WebUntis-Anbindung.
- Dateianhänge öffnen sich in einer Vorschau über der Liste, ohne die Seite zu verlassen.
- Filter über der Tabelle grenzen nach Status, Antragsart, Datum und Suchbegriff ein.
- Der Pfeil rechts führt in die Detailansicht des Antrags.
NOTE
Steht dort statt des Pfeils ein Schloss, darfst du über den Zeitraum entscheiden, die Details aber nicht einsehen. Das ist Absicht – was du sehen darfst, regelt das Leserecht der Antragsart, siehe Rechte & Benachrichtigungen.
Wenn das Dashboard gar nicht erscheint
Der Menüpunkt Aufgaben setzt eine der Rollen Schulleitung, Stundenplanung oder Sekretariat voraus.
Zwei Sonderfälle:
- Nur Modul-Admin, keine dieser Rollen: Das Modul öffnet direkt die Einstellungen. Wer auch genehmigen soll, braucht zusätzlich eine inhaltliche Rolle.
- Nur Klassenlehrkraft: Kein Menüpunkt Aufgaben; die zu prüfenden Anträge stehen direkt unter Meine Anträge. Siehe Für Klassenlehrkräfte.
Weiter geht's: das Handbuch deiner Rolle – Lehrkräfte, Sekretariat, Stundenplanung oder Schulleitung.