Rechte & Benachrichtigungen
Wo: Einstellungen → Antragstypen → Konfigurieren → Reiter Sichtbarkeit & Rechte und Benachrichtigungen
Die letzten beiden Reiter des Konfigurators. Der eine regelt, wer einen Antrag dieser Art sehen und anfassen darf, der andere, wer E-Mails bekommt.
IMPORTANT
Alle Änderungen werden sofort und automatisch gespeichert.
Reiter 4: Sichtbarkeit & Rechte
Je Rolle stehen drei Schalter zur Verfügung.
Lesen
Darf Anträge dieses Typs einsehen, ohne selbst zu entscheiden.
NOTE
Für Rollen, die im Genehmigungsweg stehen, ist das Recht automatisch gesetzt und gesperrt – der Schalter ist ausgegraut. Wer entscheiden muss, muss schließlich auch lesen dürfen.
WARNING
Das Leserecht öffnet alle Angaben dieses Antragstyps, auch die Freitextfelder. Bei Antragsarten mit sensiblen Begründungen – Sonderurlaub aus persönlichen Gründen, Anträge mit Gesundheitsbezug – sollte es sparsam vergeben werden.
Ohne Leserecht steht in der Aufgabenliste ein Schloss statt des Pfeils: Man darf über den Zeitraum entscheiden, die Details aber nicht öffnen.
Verknüpfungen bearbeiten
Darf betroffene Lehrkräfte, Klassen und Räume nachträglich ändern – über Verknüpfungen bearbeiten in der Detailansicht.
Sinnvoll für das Sekretariat: Wenn sich herausstellt, dass noch eine Klasse betroffen ist, muss die Lehrkraft nicht neu beantragen.
NOTE
Ändern sich dadurch die betroffenen Klassen, entstehen keine neuen Aufgaben für deren Klassenleitungen – die Aufgaben werden beim Einreichen erzeugt. Wer nachträglich eine Klasse hinzufügt, sollte deren Klassenleitung also gesondert informieren.
Stornierung bestätigen
Darf über Stornoanfragen entscheiden. Ohne mindestens eine Rolle mit diesem Recht bleiben angefragte Stornierungen liegen – nur Modul-Admins können sie dann noch bestätigen.
TIP
Vergib dieses Recht an mindestens zwei Rollen, typischerweise Schulleitung und Sekretariat. Sonst wartet eine Stornierung, bis eine bestimmte Person wieder im Haus ist.
Welche Rollen hier erscheinen
Aufgeführt werden alle Rollen, die im Genehmigungsweg dieses Typs vorkommen – plus Schulleitung, Sekretariat und Stundenplaner, die immer konfigurierbar sind.
Reiter 5: Benachrichtigungen
Hier legst du fest, welche Rollen E-Mail-Benachrichtigungen zu Anträgen dieser Art bekommen.
IMPORTANT
Diese Einstellung wirkt auf mehr als den Eingang eines neuen Antrags. Sie steuert vier verschiedene Benachrichtigungen: neuer Antrag, öffentlicher Kommentar, interner Vermerk und angefragte Stornierung. Wer hier eingeschaltet ist, bekommt alle vier.
Angeboten werden nur Rollen, die im Genehmigungsweg dieses Typs vorkommen. Steht dort Keine Genehmiger-Rollen im Workflow gefunden., hat der Antragstyp noch keinen Weg – siehe Genehmigungsregeln.
TIP
Weniger ist mehr. Eine Rolle, die zu jedem Kommentar eine E-Mail bekommt, schaltet die Benachrichtigungen nach zwei Wochen im Postfach ab – und übersieht dann auch das Wichtige. Für die laufende Arbeit reicht das Dashboard.
Alle E-Mails im Überblick
Was Schulhamsta im Antragsmanagement verschickt:
| Anlass | Empfänger | Steuerbar über Reiter 5? |
|---|---|---|
| Antrag eingereicht – Eingangsbestätigung | die antragstellende Person | nein, geht immer raus |
| Antrag eingereicht – „Aktion erforderlich" | die eingeschalteten Rollen | ja |
| Öffentlicher Kommentar | die eingeschalteten Rollen und die antragstellende Person | teilweise – die antragstellende Person wird immer informiert |
| Interner Vermerk | nur die eingeschalteten Rollen | ja |
| Stornierung angefragt | die eingeschalteten Rollen | ja |
| Endstand erreicht (genehmigt, mit Minusstunden, abgelehnt, storniert) | die antragstellende Person | nein, geht immer raus |
Zwei Feinheiten:
- Wer selbst kommentiert, bekommt keine Mail über den eigenen Kommentar.
- Die Mail über den Endstand geht nur, wenn sich der Gesamtstand des Antrags tatsächlich ändert – nicht bei jeder einzelnen Stufe.
NOTE
Bei bestehender WebUntis-Anbindung erhält die antragstellende Person die Statusmeldung zusätzlich als Nachricht in WebUntis. Siehe WebUntis-Anbindung.
Eine Empfehlung zum Zuschnitt
Für einen typischen Antragstyp „Fortbildung":
| Rolle | Lesen | Verknüpfungen | Storno bestätigen | Benachrichtigungen |
|---|---|---|---|---|
| Schulleitung | (automatisch) | ✅ | ✅ | ✅ |
| Sekretariat | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Stundenplaner | (automatisch) | ❌ | ❌ | ❌ |
Begründung: Die Schulleitung entscheidet und will über neue Anträge Bescheid wissen. Das Sekretariat liest mit und darf korrigieren, arbeitet aber über das Dashboard statt über E-Mails. Die Stundenplanung sieht ohnehin alles, was sie einplanen muss.
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