Genehmigungsregeln
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Hier baust du den Weg, den ein Antrag dieser Art nimmt. Es ist die folgenreichste Einstellung des ganzen Moduls: Sie bestimmt, wer entscheidet, in welcher Reihenfolge – und ob ein Antrag überhaupt jemals zum Abschluss kommt.
IMPORTANT
Alle Änderungen werden sofort und automatisch gespeichert. Es gibt keine Speichern-Schaltfläche und keine Vorschau – was du hier zusammenziehst, gilt ab dem nächsten Antrag.
Ohne Stufen geht nichts
CAUTION
Ein Antragstyp ohne Genehmigungsstufen funktioniert nicht. Anträge dieser Art bleiben dauerhaft auf Offen stehen – sie werden nicht automatisch genehmigt. Niemand bekommt eine Aufgabe, niemand kann etwas entscheiden, und die antragstellende Person wartet vergeblich.
Wenn eine Antragsart keine echte Prüfung braucht – etwa eine reine Meldung –, gib ihr trotzdem eine Stufe: das Sekretariat mit dem Aktionstyp Zur Kenntnis nehmen. Ein Klick genügt dann, und der Antrag ist sauber abgeschlossen.
In der Übersicht der Antragstypen erkennst du solche Konstruktionen am Vermerk Kein Workflow.
Phasen
Der Weg besteht aus Phasen, die mit Nächste Genehmigungs-Phase hinzufügen entstehen.
- Phasen laufen nacheinander: Phase 2 wird erst benachrichtigt, wenn Phase 1 vollständig erledigt ist.
- Innerhalb einer Phase arbeiten alle Beteiligten parallel – jede Rolle muss ihren Teil erledigen, die Reihenfolge untereinander ist egal.
TIP
Je mehr Phasen, desto länger die Laufzeit. Rollen, die nur mitlesen sollen, gehören nicht als eigene Phase in den Weg – dafür ist das Leserecht im nächsten Reiter da.
Zwei Phasen reichen an den meisten Schulen: eine fachliche Prüfung, dann die Entscheidung.
Rollen in eine Phase ziehen
Aus der Liste rechts ziehst du Rollen per Drag & Drop in eine Phase. Zur Wahl stehen genau vier:
| Rolle | Verfügbar |
|---|---|
| Klassenlehrkraft | nur, wenn der Antragstyp ein Feld Klassen auswählen hat |
| Stundenplaner | immer |
| Sekretariat | immer |
| Schulleitung | immer |
Dazu kommen dynamische Rollen: Für jedes Feld vom Typ Zusätzlichen Genehmiger auswählen erscheint ein Eintrag Feld: ‹Feldname›. Er steht für die Person, die die antragstellende Person im Formular benennt.
NOTE
Fehlt Klassenlehrkraft in der Liste, fehlt dem Antragstyp das Feld Klassen auswählen. Leg es zuerst unter Formularfelder an – danach steht die Rolle zur Verfügung.
Zwei Regeln, die das System durchsetzt
- Eine Rolle darf innerhalb derselben Phase nicht mehrfach vorkommen.
- Dieselbe Kombination aus Rolle und Aktion darf im ganzen Weg nur einmal vorkommen.
Dieselbe Rolle mit verschiedenen Aktionen in verschiedenen Phasen ist dagegen erlaubt – etwa die Stundenplanung erst Genehmigen, später Einplanen.
Erforderliche Aktion
Je Rolle in einer Phase wählst du, was zu tun ist:
| Aktion | Bedeutung | Kann ablehnen? | Verfügbar für |
|---|---|---|---|
| Genehmigen / Ablehnen | volle Entscheidung | ja | alle Rollen |
| Zur Kenntnis nehmen | nur bestätigen, dass informiert wurde | nein | alle Rollen |
| Einplanen | Vertretung ist organisiert | ja | nur Stundenplaner |
IMPORTANT
Eine Stufe vom Typ Zur Kenntnis nehmen kann den Antrag nicht aufhalten – wohl aber kommentieren. Genau dafür ist sie gedacht: informieren, ohne zu blockieren.
Die Genehmigung mit Minusstunden ist keine eigene Aktion, sondern eine Variante von Genehmigen / Ablehnen. Sie steht ausschließlich der Schulleitung zur Verfügung – siehe Der Weg eines Antrags.
Was aus einer Stufe wird
Beim Einreichen erzeugt Schulhamsta aus dem Weg die konkreten Aufgaben – je Zeitraum. Zwei Besonderheiten:
- Klassenlehrkraft: Es entsteht eine Aufgabe je betroffener Klasse. Ein Antrag mit zwei Klassen erzeugt zwei getrennte Aufgaben, die je nur die zuständige Klassenleitung sieht.
- Feld: … – Die Aufgabe geht an genau die Person, die im Formular benannt wurde.
Zusätzlich gilt: Modul-Admins dürfen jede Stufe entscheiden. Das ist als Notausgang gedacht, wenn eine Stufe hängt, weil niemand mit der geforderten Rolle verfügbar ist.
NOTE
Eine Stellvertreterfunktion gibt es nicht. Jede Person mit der geforderten Rolle darf die Stufe erledigen – wer zuerst klickt, hat entschieden.
Drei bewährte Wege
Zum Abschauen:
Dienstgang – schlank, eine Phase:
| Phase | Rolle | Aktion |
|---|---|---|
| 1 | Schulleitung | Genehmigen / Ablehnen |
Fortbildung – mit Vertretungsplanung:
| Phase | Rolle | Aktion |
|---|---|---|
| 1 | Schulleitung | Genehmigen / Ablehnen |
| 2 | Stundenplaner | Einplanen |
| 2 | Sekretariat | Zur Kenntnis nehmen |
Exkursion – mit Klassenbeteiligung:
| Phase | Rolle | Aktion |
|---|---|---|
| 1 | Klassenlehrkraft | Genehmigen / Ablehnen |
| 2 | Schulleitung | Genehmigen / Ablehnen |
| 3 | Stundenplaner | Einplanen |
TIP
Baue neue Wege kurz und erweitere sie erst, wenn sich im Betrieb zeigt, dass jemand fehlt. Ein zu langer Weg fällt erst auf, wenn Anträge liegen bleiben – und dann sind schon Vorgänge darin unterwegs.
Änderungen an laufenden Antragsarten
Der Weg wird beim Einreichen in Aufgaben übersetzt. Änderst du ihn später, gilt der neue Weg nur für neu eingereichte Anträge; bereits laufende behalten ihre Aufgaben.
WARNING
Nimmst du eine Rolle aus dem Weg, während Anträge unterwegs sind, verschwinden deren Aufgaben nicht. Sie müssen weiterhin erledigt werden, sonst kommt der Antrag nicht zum Abschluss. Prüfe nach einer Umstellung die Ansicht Offen auf hängende Vorgänge.
Weiter geht's: Rechte & Benachrichtigungen – die Reiter 4 und 5.