WebUntis-Anbindung
Das Antragsmanagement funktioniert vollständig ohne WebUntis. Besteht eine Verbindung, kommen aber vier Dinge hinzu, die die Arbeit spürbar erleichtern. Dieses Kapitel sagt, welche das sind – und was ohne Anbindung schlicht fehlt.
NOTE
Die Verbindung selbst wird nicht im Antragsmanagement eingerichtet, sondern zentral unter Verwaltung → Daten-Import. Dort läuft auch der nächtliche Abgleich von Lehrkräften, Klassen und Räumen.
Was die Anbindung hinzufügt
1. Der Feldtyp Hinweise zu betroffenen Stunden
Erscheint in der Auswahlliste des Formular-Editors nur bei bestehender Verbindung. Nimmst du ihn in einen Antragstyp auf, passiert beim Ausfüllen Folgendes:
- Schulhamsta lädt den Stundenplan der antragstellenden Person für die gewählten Zeiträume.
- Es listet die Stunden auf, die in die Abwesenheit fallen.
- Die Lehrkraft trägt je Stunde einen Vertretungshinweis ein – was die Klasse arbeiten soll.
Ohne Verbindung steht dort Keine WebUntis-Verbindung aktiv., und das Feld bleibt leer.
Siehe Formularfelder.
2. „Stunden anzeigen" im Dashboard
In den Ansichten Genehmigen und Einplanen blendest du die betroffenen Unterrichtsstunden direkt in der Liste ein – samt der Vertretungshinweise, falls welche hinterlegt sind.
Für die Stundenplanung ist das der eigentliche Gewinn: Man sieht, welche Stunden konkret ausfallen, ohne jeden Antrag zu öffnen.
3. Statusmeldung an die Lehrkraft
Erreicht ein Zeitraum sein Ergebnis – genehmigt, mit Minusstunden genehmigt oder abgelehnt –, schickt Schulhamsta der antragstellenden Person zusätzlich eine Nachricht in WebUntis:
Hallo …, dein Antrag für den 12.03.2026 (Fortbildung) wurde genehmigt.
Das ersetzt die E-Mail nicht, sondern ergänzt sie – praktisch für Kolleginnen und Kollegen, die WebUntis ohnehin täglich öffnen und ihr Dienstpostfach seltener.
NOTE
Diese Nachricht setzt voraus, dass die Person in Schulhamsta mit ihrem WebUntis-Konto verknüpft ist. Bei manuell angelegten Konten ohne diese Verknüpfung entfällt sie stillschweigend; die E-Mail geht trotzdem raus.
4. Gepflegte Stammdaten
Lehrkräfte, Klassen und Räume kommen über den nächtlichen Abgleich ins System. Das ist keine Funktion des Antragsmanagements, aber die Voraussetzung dafür, dass die Verknüpfungsfelder überhaupt etwas zur Auswahl anbieten.
Was ohne Anbindung fehlt
| Funktion | Ohne WebUntis |
|---|---|
| Feldtyp Hinweise zu betroffenen Stunden | steht nicht zur Auswahl |
| „Stunden anzeigen" im Dashboard | fehlt |
| Statusmeldung in WebUntis | entfällt, E-Mail geht trotzdem |
| Stammdaten | müssen per CSV/Excel importiert oder von Hand gepflegt werden |
Alles andere funktioniert unverändert: Antragstypen, Genehmigungswege, Fristen, Kollisionsprüfung, Planer, externe Kalender.
IMPORTANT
Auch die Kollisionsprüfung braucht kein WebUntis. Sie arbeitet mit den Verknüpfungen Lehrkräfte und Klassen aus den Anträgen selbst – nicht mit dem Stundenplan. Sie erkennt also, dass zwei Anträge dieselbe Klasse betreffen, aber nicht, dass eine Abwesenheit ausgerechnet in die einzige Mathestunde der Woche fällt.
Zwei Stolperstellen bei der Einführung
WARNING
WebUntis liefert keine E-Mail-Adressen. Übernommene Lehrkräfte werden ohne Adresse angelegt und können sich zunächst nicht anmelden. Unter Verwaltung → Daten-Import ergänzt du die Adressen im Bereich Fehlende E-Mail-Adressen zuordnen und verschickst die Einladungen.
WARNING
Klassenleitungen kommen nicht automatisch mit. Nach dem ersten Abgleich sind die Klassen da, die Zuordnung der Klassenleitung fehlt aber häufig. Ohne sie bleiben Anträge an der Stufe Klassenlehrkraft liegen – niemand kann sie erledigen. Nachpflegen unter Verwaltung → Klassen.
Woran du erkennst, ob eine Verbindung besteht
Am schnellsten im Formular-Editor: Steht der Feldtyp Hinweise zu betroffenen Stunden in der Auswahlliste, ist eine Verbindung aktiv. Fehlt er, ist keine da.
Den offiziellen Stand – Letzter Sync und Letzte Veränderung – zeigt der Sync-Monitor unter Verwaltung → Daten-Import.
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