Für Lehrkräfte
Dieses Kapitel richtet sich an alle, die einen eigenen Antrag stellen – Lehrkräfte ebenso wie Schulleitung oder Verwaltungskräfte. Anträge stellen darf jede angemeldete Person, dafür braucht es keine besondere Rolle.
Wo: Seitenleiste → Meine Anträge
Meine Anträge
Der Startpunkt. Die Seite gliedert sich in drei bis vier Blöcke:
| Block | Inhalt |
|---|---|
| Anträge zur Prüfung | Erscheint nur, wenn du Klassenleitung bist – siehe Für Klassenlehrkräfte. |
| Aktuell & Kommend | Deine laufenden und künftigen Zeiträume mit ihrem Stand. |
| Archiv | Vergangene, abgelehnte und stornierte Zeiträume. Zunächst die letzten fünf, per Klick die vollständige Liste. |
NOTE
Aufgeführt sind Zeiträume, nicht Anträge. Wer drei Termine in einem Antrag beantragt, findet hier drei Zeilen – jede kann einen eigenen Stand haben, weil über jeden Termin einzeln entschieden wird. Siehe Der Weg eines Antrags.
Über Infos öffnest du hochgeladene Anhänge in einer Vorschau, ohne die Seite zu verlassen. Der Pfeil führt in den Antrag, wo du kommentieren und – solange möglich – eine Stornierung anfragen kannst.
Die Bedeutung der Stände (Offen, Genehmigt, Gen. m. Belastung, Abgelehnt, Storno angefragt, Storniert) steht in der Statustabelle.
Einen Antrag stellen
Neuer Antrag oben rechts – oder das kleine + neben Meine Anträge in der Seitenleiste.
NOTE
Ist die Schaltfläche grau und trägt den Hinweis Abonnement erforderlich, fehlt der Schule eine gültige Lizenz. Bestehende Anträge bleiben einsehbar, neue lassen sich erst nach Verlängerung anlegen. Das klärt die Schulleitung.
1. Art des Antrags
Die Auswahl ganz oben bestimmt alles Weitere: Erst danach erscheinen die Felder, die für diese Art gebraucht werden, und erst danach steht fest, wer den Antrag genehmigen muss.
TIP
Wähle die Art bewusst. Zwei Antragsarten können dasselbe Formular haben und trotzdem völlig verschiedene Wege nehmen – etwa „Fortbildung" über die Schulleitung und „Dienstgang" direkt ins Sekretariat.
2. Zeiträume
- Ganztägig lässt die Uhrzeiten weg.
- Mehrtägig trennt Beginn und Ende auf verschiedene Tage.
- Weiteren Zeitraum hinzufügen bringt mehrere Termine in einem Antrag unter, etwa eine Fortbildung an drei nicht zusammenhängenden Tagen.
IMPORTANT
Über jeden Zeitraum wird einzeln entschieden. Zwei der drei Termine können genehmigt und der dritte abgelehnt werden. Gehören Termine untrennbar zusammen, schreib das ausdrücklich in die Begründung – sonst kann ein Tag herausfallen und der Rest bleibt bestehen.
3. Weitere Angaben
Welche Felder hier stehen, hat die Schulleitung für diese Antragsart festgelegt. Typisch sind:
| Feld | Wofür |
|---|---|
| Text, Textfeld, Zahl, Datum | Begründung, Zielort, Kosten, Teilnehmerzahl |
| Einfach- und Mehrfach-Auswahl | vorgegebene Optionen |
| Dateianhang | Einladung, Attest, Programm – PDF, PNG, JPG bis 10 MB |
| Lehrkräfte / Klassen / Räume auswählen | wer oder was außer dir betroffen ist |
| Zusätzlicher Genehmiger | du benennst selbst eine Person, die zustimmen muss |
| Hinweise zu betroffenen Stunden | Vertretungshinweise je ausfallender Stunde |
IMPORTANT
Trägst du hier betroffene Lehrkräfte oder Klassen ein, taucht der Antrag nach dem Einreichen auch bei diesen Personen und bei den Klassenleitungen der betroffenen Klassen auf. Das ist gewollt – aber bedenke es, bevor du jemanden einträgst.
4. Hinweise zu betroffenen Stunden
Bei bestehender WebUntis-Anbindung und einem entsprechenden Feld lädt Schulhamsta deinen Stundenplan für die gewählten Zeiträume und listet die ausfallenden Stunden auf. Du trägst je Stunde ein, was die Klasse arbeiten soll – die Grundlage für die Vertretungsplanung.
Ohne Anbindung steht dort Keine WebUntis-Verbindung aktiv. Siehe WebUntis-Anbindung.
Die Fristanzeige
Sobald Antragsart und Zeitraum feststehen, prüft Schulhamsta die Vorlaufzeit und meldet sich mit einem farbigen Hinweisfeld:
| Anzeige | Bedeutung | Was du tun kannst |
|---|---|---|
| Frist eingehalten (grün) | Alles in Ordnung. | einreichen |
| Frist unterschritten (Warnung) (gelb) | Zu kurzfristig, aber erlaubt. | einreichen, am besten mit Erklärung in der Begründung |
| Frist unterschritten (rot) | Diese Antragsart sperrt bei Fristunterschreitung. | Der Antrag lässt sich nicht absenden. |
WARNING
Bei einer roten Meldung ist Schluss – die Schaltfläche zum Einreichen bleibt gesperrt. Wende dich in dringenden Fällen direkt ans Sekretariat oder an die Schulleitung.
Gerechnet wird in Arbeitsstunden, nicht in Kalenderstunden: Abende, Wochenenden und Ferien zählen nicht mit. Ein Antrag, der freitags um 18:00 Uhr eingeht, wird behandelt, als käme er Montagmorgen. Siehe Arbeitszeiten & Fristen.
Transparenz: Wer sieht diesen Antrag?
Unten im Formular steht der Block Transparenz: Wer sieht diesen Antrag?. Er nennt namentlich, wer den Antrag zu sehen bekommt und wer darüber entscheidet – berechnet aus der gewählten Antragsart und deinen Eingaben.
TIP
Ein guter Moment innezuhalten: Ist eine Angabe wirklich für diesen Kreis gedacht? Wenn eine Begründung sehr persönlich ist, lohnt vorher die Rückfrage, ob eine andere Antragsart mit engerem Kreis passender wäre.
Steht dort Noch keine Personen ermittelbar., fehlt meist noch die Antragsart oder ein Feld, aus dem sich die Beteiligten ergeben.
Prüfen und einreichen
Angaben prüfen führt zur Zusammenfassung. Dort kontrollierst du alles noch einmal und schickst mit Antrag jetzt final einreichen ab; Angaben ändern bringt dich zurück ins Formular.
Erst mit dem Einreichen startet der Genehmigungsweg. Du bekommst eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
TIP
Deine Eingaben werden als Entwurf im Browser zwischengespeichert. Wenn du die Seite versehentlich verlässt, bietet Schulhamsta beim nächsten Aufruf an, den Entwurf wiederherzustellen – oder ihn zu verwerfen. Der Entwurf liegt nur auf diesem Gerät und in diesem Browser; an einem anderen Rechner ist er nicht da.
Rückfragen beantworten
Hat jemand eine Frage zu deinem Antrag, muss er ihn nicht ablehnen – er kann kommentieren. Du wirst per E-Mail benachrichtigt und antwortest im Antrag selbst.
Was du dort schreibst, ist für alle Beteiligten sichtbar. Die internen Vermerke der Prüfenden siehst du dagegen nicht.
Einen Antrag zurückziehen
Stornieren in der Detailansicht. Eine Begründung ist Pflicht.
Was dann passiert, hängt davon ab, wie weit der Antrag ist:
| Stand | Ergebnis |
|---|---|
| noch keine Entscheidung gefallen | sofort und endgültig storniert |
| bereits in Bearbeitung oder entschieden | geht in Storno angefragt und muss bestätigt werden |
CAUTION
Bei einem noch unbearbeiteten Antrag ist Stornieren sofort endgültig – ohne weitere Rückfrage und ohne Weg zurück. Wenn du nur etwas korrigieren willst, schreib stattdessen einen Kommentar.
WARNING
Ist die Stornierung nur angefragt, bleiben genehmigte Zeiträume vorerst gültig. Geh nicht davon aus, dass die Vertretung schon abbestellt ist, bevor jemand bestätigt hat.
Mehr dazu: Stornierung.
TIP
Stelle Anträge früh. Ob ein Termin rechtzeitig genehmigt und die Vertretung geplant ist, hängt daran, wie viel Vorlauf die Beteiligten haben – kurzfristige Anträge landen im Dashboard der Schulleitung in der Liste Kritisch.
Weiter geht's: Für Klassenlehrkräfte – wenn du eine Klasse leitest, kommt eine Aufgabe hinzu.