Der Weg eines Antrags
Dieses Kapitel beschreibt die Mechanik, die für alle Rollen gleich ist: wie ein Antrag läuft, wie entschieden wird, welche Status es gibt und wie Storno und Kommentare funktionieren.
Die Handbücher der einzelnen Rollen bauen darauf auf und wiederholen es nicht. Wer Anträge prüft, sollte diese Seite einmal ganz gelesen haben.
Der Ablauf im Überblick
Antrag stellen → Phase 1 → Phase 2 → … → Entscheidung steht
↓ ↓
alle Rollen erst wenn
parallel Phase 1 fertig- Die antragstellende Person wählt eine Antragsart, legt einen oder mehrere Zeiträume an und reicht ein.
- Schulhamsta erzeugt je Zeitraum die Aufgaben aus dem Genehmigungsweg der Antragsart.
- Phase für Phase entscheiden die beteiligten Rollen. Innerhalb einer Phase arbeiten alle gleichzeitig; die nächste Phase wird erst danach aktiv.
- Sobald alle Stufen eines Zeitraums erledigt sind, steht dessen Ergebnis fest.
- Der Gesamtstand des Antrags ergibt sich aus den Ständen seiner Zeiträume.
Entschieden wird je Zeitraum
Ein Antrag mit drei Terminen erzeugt dreimal den kompletten Genehmigungsweg. In deiner Aufgabenliste erscheinen dann drei Zeilen, die du unabhängig voneinander entscheidest.
Das hat zwei Konsequenzen im Alltag:
- Ein Antrag kann teilweise genehmigt sein. Dienstag genehmigt, Donnerstag abgelehnt – das ist ein völlig normaler Endzustand.
- Eine Stufe kann bei einem Zeitraum längst erledigt sein und beim nächsten noch warten.
IMPORTANT
Beim Aktionstyp Zur Kenntnis nehmen kannst du nicht ablehnen – solche Stufen halten den Antrag nicht auf, sie dokumentieren nur, dass jemand informiert wurde.
Wer darf an einer Stufe entscheiden?
Es gibt keine Stellvertreterfunktion. Jede Person mit der geforderten Rolle darf die Stufe erledigen – wer zuerst klickt, hat entschieden. Zusätzlich dürfen Modul-Admins jede Stufe übernehmen.
Zwei Stufen verhalten sich besonders:
- Klassenlehrkraft – die Aufgabe entsteht je betroffener Klasse und darf nur von deren Klassenleitung oder Vertretung erledigt werden.
- Feld: … – die antragstellende Person hat im Formular selbst eine Person benannt; nur diese (und Modul-Admins) darf entscheiden.
Die vier Entscheidungen
Welche Schaltflächen du siehst, hängt vom Aktionstyp deiner Stufe ab und davon, welche Rolle du hast.
| Symbol | Aktion | Wann verfügbar |
|---|---|---|
| Auge | Zur Kenntnis nehmen | nur bei Stufen vom Typ Kenntnisnahme |
| Haken | Genehmigen – bzw. Einplanen, wenn die Stufe das vorsieht | bei Genehmigen und Einplanen |
| Minus-Kreis | Mit Minusstunden genehmigen | nur Schulleitung, nur an Genehmigen-Stufen |
| Kreuz | Ablehnen | überall außer bei Kenntnisnahme |
WARNING
Das Auge ist eine Entscheidung, kein Vorschauknopf. Wer nur hineinsehen will, nimmt den Pfeil am rechten Rand der Zeile – der führt in den Antrag.
Bei Ablehnen und Zur Kenntnis nehmen öffnet sich ein Fenster für einen Kommentar. Eine reine Genehmigung geht ohne Rückfrage durch – ein Klick, und sie wirkt sofort.
Minusstunden
„Mit Minusstunden genehmigen" bedeutet: Die Abwesenheit wird gewährt, aber die entfallene Arbeitszeit soll als Minusstunden verbucht werden – typisch bei privat veranlassten Terminen.
Zwei Dinge passieren:
- Die antragstellende Person bekommt ihre Genehmigung.
- Der Zeitraum trägt den Stand Gen. m. Belastung. Das ist das Signal an die Stundenplanung, die Stunden entsprechend zu verbuchen.
NOTE
Der Knopf erscheint nur, wenn du die Rolle Schulleitung hast, und nur an Stufen, die der Schulleitung (oder einem Modul-Admin) zugeordnet sind. Fehlt er, obwohl du genehmigen darfst, ist das kein Fehler.
Eine Entscheidung zurücknehmen
In der Detailansicht eines Antrags lässt sich eine bereits getroffene Entscheidung zurücknehmen, solange der Zeitraum weder storniert noch schon eingeplant ist. Die Stufe steht danach wieder offen.
Die Status
Schulhamsta führt zwei Ebenen: den Stand je Zeitraum und den Gesamtstand des Antrags.
Stand eines Zeitraums
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Offen (gelb) | Im Umlauf. Mindestens eine Stufe wartet noch. |
| Genehmigt (grün) | Alle Stufen erledigt, ohne Minusstunden. |
| Gen. m. Belastung (helleres grün) | Genehmigt, Arbeitszeit wird als Minusstunden verbucht. |
| Abgelehnt (rot) | Eine Stufe hat abgelehnt. Der Weg endet hier. |
| Storno angefragt (rot, umrandet) | Rückzug ist angefragt und muss bestätigt werden. |
| Storniert (grau) | Endgültig zurückgezogen. |
NOTE
„Offen" deckt zwei technische Zustände ab – noch gar nicht bearbeitet und teilweise bearbeitet. In der Oberfläche sieht beides gleich aus; in den Filtern der Gesamtliste kannst du zwischen Neu / Ausstehend und In Bearbeitung unterscheiden.
Eine einzelne Ablehnung beendet den Weg für diesen Zeitraum sofort – nachfolgende Stufen werden nicht mehr gefragt.
Stand eines einzelnen Prüfschritts
In der Detailansicht siehst du zusätzlich, wie jede Stufe ausgegangen ist: Genehmigt, Zur Kenntnis genommen, Eingeplant, Abgelehnt – oder eben noch nichts davon.
Gesamtstand des Antrags
Er wird aus den Zeiträumen abgeleitet:
| Situation | Gesamtstand |
|---|---|
| mindestens ein Zeitraum wartet noch, keiner ist genehmigt | Offen |
| einige genehmigt, andere warten noch | Offen (in Bearbeitung) |
| alle entschieden, mindestens einer mit Minusstunden | Gen. m. Belastung |
| alle entschieden, keiner mit Minusstunden | Genehmigt |
| alle Zeiträume abgelehnt | Abgelehnt |
| alle Zeiträume abgelehnt oder storniert, mindestens einer storniert | Storniert |
| irgendein Zeitraum in Stornoprüfung | Storno angefragt |
Stornierung
Ein einmal eingereichter Antrag lässt sich nicht löschen – das würde die Vertretungsplanung ins Leere laufen lassen. Stattdessen gibt es Stornieren in der Detailansicht. Eine Begründung ist Pflicht; sie wird als öffentlicher Kommentar am Antrag festgehalten.
Was dann passiert, hängt davon ab, wie weit der Antrag ist:
| Stand des Antrags | Was beim Stornieren geschieht |
|---|---|
| Offen, noch keine Entscheidung gefallen | Der Antrag wird sofort und endgültig storniert. Keine Rückfrage, keine Bestätigung. |
| bereits entschieden oder in Bearbeitung | Der Antrag geht in Storno angefragt und muss von einer berechtigten Rolle bestätigt werden. |
WARNING
Solange die Stornierung nur angefragt ist, bleiben genehmigte Zeiträume gültig. Verlass dich also nicht darauf, dass die Vertretung schon abbestellt ist – erst die Bestätigung macht den Antrag ungültig.
CAUTION
Umgekehrt gilt: Bei einem noch nicht bearbeiteten Antrag ist Stornieren sofort endgültig. Es gibt keine Sicherheitsabfrage über die Begründung hinaus und keinen Weg zurück.
Wer eine Stornierung bestätigen darf, legt der Antragstyp fest – siehe Rechte & Benachrichtigungen.
Kommentare und interne Vermerke
Jeder Antrag hat zwei getrennte Stränge:
| Öffentliche Kommentare | Interne Vermerke | |
|---|---|---|
| Wer liest mit | alle Beteiligten, auch die antragstellende Person | nur Prüfende |
| Wofür | Rückfragen, Auflagen, Nachreichungen | verwaltungsinterne Notizen |
| Benachrichtigung | ja, per E-Mail | ja, an die Prüfenden |
WARNING
Prüfe vor dem Absenden, in welchem der beiden Felder du schreibst. Ein als intern gedachter Vermerk im öffentlichen Strang lässt sich nicht zurückholen.
Statusänderungen und Stornogründe werden automatisch als öffentliche Einträge protokolliert – der Verlauf bleibt damit nachvollziehbar.
TIP
Bevor du einen Antrag ablehnst, weil eine Angabe fehlt: Ein öffentlicher Kommentar mit der Rückfrage ist fast immer der bessere Weg. Ablehnen beendet den Weg für diesen Zeitraum endgültig, und die Kollegin muss von vorn beginnen.
Weiter geht's: Rollen, Rechte & Lizenz – wer im Modul was sieht und darf.