Für die Stundenplanung
Die Stundenplanung arbeitet am Ende der Kette: Wenn ein Zeitraum genehmigt ist, muss die Vertretung organisiert werden. Dafür bietet das Modul drei Werkzeuge – die Ansicht Einplanen, den Planer und die externen Kalender.
Wo: Seitenleiste → Aufgaben → Einplanen, dazu Planer
Die Ansicht Einplanen
Sie zeigt alle genehmigten Zeiträume – auch die mit Minusstunden. Über der Liste wählst du einen Planungstag; die Liste zeigt dann genau das, was an diesem Tag anfällt.
Der Arbeitsablauf ist bewusst einfach:
- Planungstag wählen.
- Die offenen Abwesenheiten dieses Tags abarbeiten – Vertretung in eurer Stundenplansoftware eintragen.
- In Schulhamsta auf Einplanen klicken. Die Zeile trägt danach Eingeplant und rutscht aus der Arbeitsliste in einen eigenen Abschnitt darunter.
Ein zweiter Klick nimmt die Markierung zurück, falls du dich vertan hast.
NOTE
Einplanen ist eine Markierung, keine Genehmigung. Sie bewegt den Antrag nicht weiter, sondern hält fest, dass die Vertretung steht. Nur wenn eine Antragsart die Stundenplanung ausdrücklich als Stufe mit dem Aktionstyp Einplanen führt, ist der Klick zugleich eine Entscheidung im Genehmigungsweg.
Wie alle Aufgaben-Ansichten zeigt auch diese nur laufende und künftige Zeiträume.
Minusstunden richtig lesen
Ein Zeitraum mit dem Stand Gen. m. Belastung ist genehmigt – aber die Schulleitung hat angeordnet, dass die entfallene Arbeitszeit als Minusstunden verbucht wird.
Für dich heißt das: Vertretung wie üblich organisieren, und zusätzlich die Stunden in eurer Stundenplansoftware entsprechend kennzeichnen. Schulhamsta selbst verbucht nichts – der Stand ist ein Signal an dich, keine Buchung.
Im Planer haben diese Zeiträume einen eigenen Farbton, damit sie sich von den regulären Genehmigungen unterscheiden lassen.
Betroffene Unterrichtsstunden
Bei bestehender WebUntis-Anbindung blendest du über Stunden anzeigen die betroffenen Unterrichtsstunden direkt in der Liste ein – in Einplanen wie in Genehmigen. Hat die antragstellende Person Vertretungshinweise hinterlegt, stehen sie dort gleich mit.
Ohne Anbindung gibt es diese Anzeige nicht; die Zeiträume bleiben nutzbar, du siehst nur nicht, welche Stunden konkret betroffen sind. Siehe WebUntis-Anbindung.
Externe Termine im Blick
Nicht jede Besonderheit eines Schultags ist ein Antrag: Sportfest, pädagogischer Tag, gesperrte Turnhalle. Solche Termine holt Schulhamsta über externe iCal-Kalender herein und zeigt sie in der Ansicht Einplanen für den gewählten Planungstag an.
So siehst du beim Planen sofort, was an diesem Tag ohnehin schon gilt – ohne in einen zweiten Kalender wechseln zu müssen. Einrichtung und Bedienung: Externe Kalender.
Der Planer für den Überblick
Während die Ansicht Einplanen tagesweise abgearbeitet wird, beantwortet der Planer die andere Frage: Wie viele fehlen wann?
Er zeigt alle Abwesenheiten als Zeitstrahl über 30 Tage, wahlweise nach Lehrkräften oder nach Klassen gruppiert.
TIP
Für die Vertretungsplanung lohnt es, im Planer den Filter Eingeplante auszublenden. Dann bleiben genau die genehmigten Abwesenheiten stehen, um die sich noch niemand gekümmert hat – und zwar über den ganzen Zeitraum hinweg, nicht nur für einen Tag.
Kollisionen: worauf du dich verlassen kannst
Schulhamsta erkennt Überschneidungen, aber nicht alle:
| Wird geprüft | Wird nicht geprüft |
|---|---|
| dieselbe Lehrkraft doppelt verplant | Räume |
| dieselbe Klasse doppelt verplant |
WARNING
Betroffene Räume werden nicht auf Kollisionen geprüft. Sie werden am Antrag gespeichert und angezeigt, aber nicht gegen andere Anträge abgeglichen. Für die Raumbelegung bleibt eure bisherige Quelle maßgeblich.
Die erkannten Überschneidungen stehen in der Detailansicht eines Antrags im Abschnitt Zeitliche Überschneidungen, mit einem Zeitstrahl je betroffenem Tag. Unterschieden wird zwischen echten Konflikten – dieselbe Person oder Klasse – und bloßen zeitlichen Überschneidungen mit anderen Beteiligten.
Weiter geht's: Für die Schulleitung.