Für die Schulleitung
Die Schulleitung hat im Antragsmanagement zwei Aufgaben: die tägliche Entscheidung über Anträge – und die Verantwortung dafür, dass das Modul überhaupt sinnvoll eingerichtet ist. Dieses Kapitel behandelt beides.
Wo: Seitenleiste → Aufgaben, dazu Einstellungen
Die Warteschlange
Anträge, die deine Freigabe brauchen, stehen unter Aufgaben → Genehmigen. Sobald du entschieden hast, verschwindet die Zeile.
IMPORTANT
Die Schulleitung ist nicht automatisch die letzte Instanz. Je nach Antragsart kann ein Antrag nach deiner Genehmigung noch zur Stundenplanung oder ins Sekretariat wandern. Erst wenn alle Stufen eines Zeitraums erledigt sind, steht sein Ergebnis endgültig fest.
Welche Wege es an eurer Schule gibt, siehst du unter Antragstypen verwalten – die Übersicht zeigt je Typ die Abfolge der beteiligten Rollen.
Minusstunden – dein Werkzeug allein
Neben Genehmigen und Ablehnen hast du eine dritte Möglichkeit: Mit Minusstunden genehmigen (Minus-Kreis-Symbol).
Sie ist für Fälle gedacht, in denen du die Abwesenheit gewährst, die entfallene Arbeitszeit aber nachgeholt bzw. verbucht werden soll – typisch bei privat veranlassten Terminen.
Zwei Dinge passieren:
- Die antragstellende Person erhält ihre Genehmigung.
- Der Zeitraum trägt den Stand Gen. m. Belastung – das Signal an die Stundenplanung, die Stunden entsprechend zu verbuchen.
NOTE
Dieser Knopf ist der Rolle Schulleitung vorbehalten und erscheint nur an Stufen, die der Schulleitung oder einem Modul-Admin zugeordnet sind. Weder Sekretariat noch Stundenplanung sehen ihn – auch dann nicht, wenn sie im Genehmigungsweg stehen.
Schulhamsta verbucht selbst nichts. Die eigentliche Verrechnung passiert in eurer Stundenplansoftware; der Stand ist die Anweisung dorthin.
Die Ansicht Kritisch
Damit nichts liegen bleibt, lohnt der regelmäßige Blick in Aufgaben → Kritisch. Zwei Schieberegler bestimmen, was als kritisch gilt:
| Regler | Voreinstellung | Zeigt |
|---|---|---|
| Genehmigung fehlt | < 14 Tage | beginnt bald, noch nicht genehmigt |
| Einplanung fehlt | < 7 Tage | genehmigt, Vertretung steht noch nicht |
TIP
Setz die Regler großzügiger, als es sich anfühlt. Ein Antrag, der in zwölf Tagen beginnt, ist für die Vertretungsplanung schon knapp – und zwei Wochen Vorwarnung kosten dich nichts außer einer etwas längeren Liste.
Stornierungen bestätigen
Zieht jemand einen bereits bearbeiteten Antrag zurück, geht er in den Stand Storno angefragt und muss bestätigt werden. Solche Vorgänge findest du in der Ansicht Offen; du öffnest den Antrag und bestätigst dort.
WARNING
Bis zur Bestätigung bleiben genehmigte Zeiträume gültig. Wenn die Vertretung bereits geplant war, informiere die Stundenplanung – die Bestätigung räumt den Plan nicht auf.
Wer bestätigen darf, legst du je Antragsart fest – siehe Rechte & Benachrichtigungen.
NOTE
War ein Antrag noch völlig unbearbeitet, wird er beim Stornieren sofort und endgültig zurückgezogen, ohne dass du etwas bestätigen musst. Solche Vorgänge tauchen also gar nicht erst bei dir auf.
Deine Verantwortung für die Einrichtung
Zwei Menüpunkte unter Einstellungen stehen nur der Schulleitung und Modul-Admins offen. Sie entscheiden darüber, ob das Modul im Alltag funktioniert oder nervt.
Antragstypen
Jede Antragsart ist eine eigene Konstruktion aus Formular, Fristen und Genehmigungsweg. Die wichtigsten Stellschrauben:
| Einstellung | Wirkung | Kapitel |
|---|---|---|
| Genehmigungsweg | Wer entscheidet, in welcher Reihenfolge. | Genehmigungsregeln |
| Vorlaufzeit + Sperre | Wie kurzfristig ein Antrag noch gestellt werden darf. | Antragstypen |
| Leserechte | Wer Anträge dieser Art einsehen darf, ohne zu entscheiden. | Rechte & Benachrichtigungen |
| Status-Sichtbarkeit | Ob die antragstellende Person sieht, bei wem ihr Antrag liegt. | Antragstypen |
CAUTION
Eine Antragsart ohne Genehmigungsstufen funktioniert nicht. Anträge dieser Art bleiben für immer auf Offen stehen – sie werden nicht automatisch genehmigt. Wenn eine Antragsart keine echte Prüfung braucht, gib ihr trotzdem eine Stufe, etwa das Sekretariat mit dem Aktionstyp Zur Kenntnis nehmen.
Arbeitszeiten & Fristen
Die Grundlage jeder Fristenrechnung. Ohne gepflegte Arbeitszeiten und Ferien bedeutet „zwei Werktage Vorlauf" schlicht 48 Stunden am Stück – über ein Wochenende hinweg also nie einzuhalten.
IMPORTANT
Trag die Ferien vor Beginn des Schuljahres ein. Nachträglich erfasste Zeiträume ändern die Fristenberechnung nur für Anträge, die danach gestellt werden.
Alles Weitere: Arbeitszeiten & Fristen.
Was gute Einrichtung ausmacht
Aus der Praxis, in absteigender Wirkung:
- Wenige Antragsarten. Drei bis fünf reichen an den meisten Schulen. Jede weitere ist eine Auswahl mehr, bei der sich jemand vertun kann.
- Kurze Genehmigungswege. Jede Phase verlängert die Laufzeit. Rollen, die nur mitlesen sollen, gehören nicht in den Weg – dafür gibt es das Leserecht.
- Sperren sparsam einsetzen. Bei Antragsarten, die auch im Krankheits- oder Notfall gebraucht werden, ist die bloße Warnung meist klüger. Sonst bleibt dem Kollegium nur der Weg am System vorbei.
- Transparent als Regelfall. Zu sehen, bei wem der eigene Antrag liegt, spart dem Sekretariat die Nachfragen. Intransparent lohnt nur, wenn schon die beteiligte Rolle etwas über den Inhalt verraten würde.
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