Formularfelder
Wo: Einstellungen → Antragstypen → Konfigurieren → Reiter Formularfelder
Hier legst du fest, was ein Antrag dieser Art abfragt. Die Felder sind mehr als Eingabekästchen: Vier von ihnen steuern, wer den Antrag zu sehen bekommt und ob Kollisionen erkannt werden.
IMPORTANT
Alle Änderungen werden sofort und automatisch gespeichert – eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht.
Felder anlegen und ordnen
Feld hinzufügen öffnet den Dialog Definiere die Details für dieses Eingabefeld. Je Feld legst du fest:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Der Text, den die Lehrkraft im Formular liest. |
| Feld-Typ | Siehe Tabelle unten. |
| Pflichtfeld | Ohne Angabe lässt sich der Antrag nicht absenden. |
| In Übersicht | Der Wert erscheint in Listen und im Planer – siehe unten. |
Die Reihenfolge änderst du per Drag & Drop am Griff links; sie gilt genauso im Formular.
Die zwölf Feldtypen
Gewöhnliche Eingabefelder
| Typ | Wofür |
|---|---|
| Textzeile (Standard) | kurze Freitexte: Zielort, Veranstalter |
| Textfeld (Mehrzeilig) | Begründungen, ausführliche Beschreibungen |
| Zahl (Numerisch) | Kosten, Teilnehmerzahlen |
| Datum (Kalender) | Zeitangaben unabhängig vom Abwesenheitszeitraum |
| Einfach-Auswahl | eine Option aus einer Liste |
| Mehrfach-Auswahl | mehrere Optionen |
| Dateianhang | PDF, PNG, JPG bis 10 MB |
Bei Einfach- und Mehrfach-Auswahl trägst du die Auswahlmöglichkeiten im selben Dialog ein – durch Komma getrennt.
Die vier Sonderfelder
Diese vier tun mehr, als eine Eingabe zu speichern:
| Typ | Wirkung |
|---|---|
| Lehrkräfte auswählen | Verknüpft den Antrag mit Kolleginnen und Kollegen. Sie sehen den Antrag danach und werden in die Kollisionsprüfung einbezogen. |
| Klassen auswählen | Verknüpft den Antrag mit Klassen. Deren Klassenleitungen sehen den Antrag – und nur mit diesem Feld ist die Stufe Klassenlehrkraft im Genehmigungsweg möglich. |
| Räume auswählen | Hält betroffene Räume am Antrag fest. |
| Zusätzlichen Genehmiger auswählen | Die antragstellende Person benennt selbst eine Person, die zustimmen muss. Daraus entsteht im Genehmigungsweg eine eigene Rolle Feld: …. |
| Hinweise zu betroffenen Stunden | Lädt bei WebUntis-Anbindung den Stundenplan und lässt je ausfallender Stunde einen Vertretungshinweis eintragen. |
IMPORTANT
Ohne ein Verknüpfungsfeld für Lehrkräfte oder Klassen kann Schulhamsta bei diesem Antragstyp keine Konflikte erkennen. Wenn Doppelbuchungen ein Thema sind, gehört mindestens eines dieser beiden Felder ins Formular.
WARNING
Räume werden nicht auf Kollisionen geprüft. Das Feld Räume auswählen speichert die Auswahl und zeigt sie im Antrag an, gleicht sie aber nicht gegen andere Anträge ab. Für die Raumbelegung bleibt eure bisherige Quelle maßgeblich. Das ist der wichtigste Unterschied zwischen den drei Verknüpfungsfeldern.
Zwei Hinweise, die im Dialog auftauchen
- Keine Klassen gefunden – bei Klassen auswählen, solange unter Verwaltung → Klassen keine Klassen angelegt oder importiert sind. Das Feld lässt sich anlegen, bleibt für die Lehrkräfte aber leer.
- Mögliche Personen einschränken (Optional) – bei Zusätzlichen Genehmiger auswählen. Ohne Auswahl stehen alle Lehrkräfte zur Verfügung; mit Auswahl nur die genannten. Nützlich, wenn nur die Fachbereichsleitungen in Frage kommen.
Nur mit WebUntis
Der Typ Hinweise zu betroffenen Stunden erscheint in der Auswahlliste nur, wenn eure Schule eine WebUntis-Verbindung hat. Fehlt er, ist das kein Fehler – siehe WebUntis-Anbindung.
In der Kurzübersicht anzeigen
Der Schalter In Übersicht hebt ein Feld heraus: Sein Wert erscheint dann als Zusatzangabe
- im Planer, im Feld beim Überfahren eines Balkens,
- in den Listen der Prüfenden.
Damit sehen Entscheidende das Wesentliche, ohne jeden Antrag zu öffnen.
TIP
Zwei Felder je Antragstyp reichen. Beim Dienstgang etwa Zielort und Anlass – mehr passt nicht ins Tooltip und macht die Listen unruhig.
Pflichtfelder mit Augenmaß
Jedes Pflichtfeld ist eine Hürde beim Einreichen. Als Faustregel:
| Pflicht | Besser optional |
|---|---|
| Angaben, ohne die nicht entschieden werden kann | „nice to have" für die Statistik |
| Nachweise, die rechtlich verlangt sind | Felder, die nur manchmal zutreffen |
| Betroffene Klassen, wenn davon der Genehmigungsweg abhängt | Freitexte, die oft leer bleiben |
NOTE
Bei Klassen auswählen als Pflichtfeld ist Vorsicht geboten, wenn die Antragsart auch für Anlässe ohne Klassenbezug genutzt wird – sonst tragen Kolleginnen irgendeine Klasse ein, nur um absenden zu können. Damit läuft die Stufe Klassenlehrkraft an die falsche Person.
Felder ändern und löschen
Über die Symbole je Zeile bearbeitest oder entfernst du ein Feld.
WARNING
Ein Feld zu löschen entfernt es aus dem Formular. Prüfe vorher, ob es im Genehmigungsweg gebraucht wird: Löschst du das Feld Klassen auswählen, verliert die Stufe Klassenlehrkraft ihre Grundlage; löschst du ein Zusätzlicher Genehmiger-Feld, verschwindet die zugehörige Rolle Feld: … aus dem Weg.
Weiter geht's: Genehmigungsregeln – Reiter 3 des Konfigurators.