Überblick & Glossar
Willkommen im Handbuch für Schulhamsta Anmeldungen – die digitale Schulanmeldung.
Das Modul löst einen Vorgang ab, der an den meisten Schulen bis heute aus Papierformularen, Telefonlisten und einer Excel-Tabelle besteht: die Aufnahme neuer Schülerinnen und Schüler. Eltern melden ihr Kind online an, buchen selbst einen Gesprächstermin und laden Nachweise hoch. Im Sekretariat läuft alles in einer Liste zusammen, wird geprüft, entschieden und am Ende in einem Rutsch an das Schulverwaltungsprogramm übergeben.
Dieses Handbuch richtet sich an Sekretariat und Schulleitung. Es setzt keine Vorkenntnis voraus und führt vom ersten Login bis zum abgeschlossenen Anmeldejahrgang.
Die zwei Hälften des Moduls
Schulhamsta Anmeldungen besteht aus zwei Oberflächen, die sich deutlich unterscheiden. Wer das einmal verinnerlicht hat, findet sich im Rest der Doku sofort zurecht.
| Die Verwaltung | Das Eltern-Portal | |
|---|---|---|
| Wer arbeitet dort | Sekretariat, Schulleitung, Modul-Admins | Erziehungsberechtigte |
| Zugang | Login mit Benutzerkonto | persönlicher Link bzw. Zugangscode – kein Konto nötig |
| Adresse | …/enrollment/… | …/Portal/… |
| Sprache | Deutsch | neun Sprachen zur Auswahl |
| Aussehen | die gewohnte Schulhamsta-Oberfläche | eigenes Branding mit Schullogo und Schulfarbe |
Alles, was du in der Verwaltung einstellst – Formularfelder, Termine, Texte –, entscheidet darüber, was Eltern im Portal sehen und tun können. Deshalb lohnt es sich, das Portal mindestens einmal selbst durchzuklicken, bevor der Anmeldezeitraum startet. Wie es aus Elternsicht aussieht, beschreibt das Kapitel Das Portal aus Elternsicht.
Was das Modul leistet
- Digitales Anmeldeformular, das du selbst zusammenstellst – die Grundausstattung kommt aus dem Datenformat deines Bundeslands, eigene Fragen ergänzt du beliebig.
- Zwei Teilnahme-Modi: ein offener Link auf der Schulhomepage, oder persönliche Zugangscodes für Kinder, die du zuvor aus dem Einwohnermeldeamt eingespielt hast.
- Terminbuchung für das Anmeldegespräch, inklusive Kapazitätsplanung, Auslastungsanzeige und automatischer Erinnerung am Vortag.
- Prüfung im Sekretariat mit Checkliste, Feldbestätigung, Dateiablage und internen Notizen.
- Bescheide und Anschreiben als PDF auf dem Briefbogen der Schule.
- Export in gängige Schulverwaltungs- und Kommunikationssysteme.
- Nachrichten an Eltern direkt im Portal, ohne dass private Postfächer ins Spiel kommen.
- Neun Portal-Sprachen (Deutsch, Englisch, Arabisch, Dänisch, Polnisch, Rumänisch, Russisch, Türkisch, Ukrainisch) – Feldbeschriftungen werden automatisch übersetzt.
Glossar
Diese Begriffe tauchen im Modul und in dieser Dokumentation immer wieder auf. Sie einmal zu klären, erspart später viel Rätselraten.
Verfahren (Anmeldeverfahren)
Der Rahmen für einen kompletten Anmeldezyklus – in der Regel eines je Schuljahr, etwa „Einschulung 2026/27". Ein Verfahren bringt seine eigenen Formularfelder, Termine, Checklisten, Anschreiben und Anmeldungen mit. Die Jahrgänge kommen sich also nie in die Quere.
IMPORTANT
Fast jede Seite des Moduls zeigt immer nur ein Verfahren: das gerade geöffnete. Welches das ist, steht oben in der Seitenleiste und wird in der Verfahrenszentrale umgeschaltet. Wenn eine Seite unerwartet leer wirkt oder Daten eines fremden Jahrgangs zeigt, ist das fast immer die Ursache.
Anmeldung
Der Datensatz eines Kindes innerhalb eines Verfahrens – von den Eltern ausgefüllt oder von dir importiert bzw. von Hand angelegt. Eine Anmeldung durchläuft mehrere Bearbeitungsstufen und ist zugleich die digitale Akte des Kindes: Angaben, hochgeladene Dokumente, Checkliste, Termin, Nachrichten und Änderungsverlauf.
Zugangscode (Token)
Die persönliche Eintrittskarte einer Familie ins Portal. Statt eines Benutzerkontos mit Passwort bekommt jede Anmeldung einen eigenen Code, der zugleich Teil der Portal-Adresse ist. Im Modus Einladung verschickst du diese Codes mit dem Einladungsschreiben; im Modus Öffentlich wird beim ersten Aufruf des offenen Links automatisch einer erzeugt.
Export-Profil
Bestimmt zweierlei: welche Felder das Anmeldeformular von Haus aus mitbringt und wie die Exportdatei für dein Zielsystem aufgebaut ist. Zur Wahl stehen unter anderem Schleswig-Holstein (School-SH), Bayern (ASV), Baden-Württemberg (ASV-BW) sowie IServ, ANTON, SchoolFox und Sdui.
CAUTION
Das Export-Profil wird beim Anlegen des Verfahrens gewählt und lässt sich danach nicht mehr wechseln. Es ist die einzige wirklich endgültige Entscheidung im ganzen Modul. Mehr dazu unter Das Anmeldeverfahren.
Feld, Gruppe und Multi-Gruppe
Ein Feld ist eine einzelne Frage im Formular („Geburtsdatum"). Felder liegen entweder frei oder in einer Gruppe wie „Daten zum Kind" – aus einer Gruppe wird im Portal ein eigener Abschnitt. Eine Multi-Gruppe kann von Eltern mehrfach ausgefüllt werden, typischerweise für den zweiten Erziehungsberechtigten oder weitere Geschwisterkinder.
Terminslot
Ein buchbares Zeitfenster für das Anmeldegespräch, etwa „12.03.2026, 9:00–9:20 Uhr". Jeder Slot hat eine Kapazität: die Zahl der Familien, die denselben Zeitraum belegen dürfen – nützlich, wenn mehrere Gespräche parallel laufen.
Sekretariats-Checkliste ≠ Mitbring-Liste
Zwei Listen, die leicht verwechselt werden:
| Sekretariats-Checkliste | Mitbring-Liste | |
|---|---|---|
| Für wen | intern, fürs Sekretariat | extern, für die Eltern |
| Wo sichtbar | in jeder einzelnen Anmeldung | im Eltern-Portal und im Kalendereintrag |
| Zweck | abhaken, was geprüft wurde | ankündigen, was zum Termin mitzubringen ist |
| Beispiel | „Geburtsurkunde im Original vorgelegen" | „Geburtsurkunde (Original)" |
Beide werden im Kapitel Checkliste & Mitbring-Liste beschrieben.
Credit
Die Abrechnungseinheit des Moduls. Der Export einer Anmeldung kostet einmalig ein Credit; alles andere – Formulare, Termine, Nachrichten, Bescheide – ist von der Lizenz gedeckt. Schulen mit einem Pauschalvertrag exportieren ohne Guthabenabzug. Siehe Rollen, Rechte & Lizenz.
Die Navigation des Moduls
Sobald du in der Modulauswahl Schulanmeldung öffnest, zeigt die linke Seitenleiste diese Punkte. Die Reihenfolge ist kein Zufall – sie entspricht grob dem Arbeitsalltag:
| Punkt | Wofür | Kapitel |
|---|---|---|
| (Kopf) Verfahrensname | zeigt das geöffnete Verfahren, führt zur Verfahrenszentrale und zur Portal-Vorschau | Verfahren |
| Übersicht | Dashboard mit Pipeline, Terminauslastung und den Terminen des Tages | siehe unten |
| Anmeldungen | die Arbeitsliste – hier verbringst du die meiste Zeit | Anmeldungen bearbeiten |
| Nachrichten | gemeinsamer Posteingang für Rückfragen | Kommunikation |
| Formular | welche Fragen Eltern gestellt bekommen | Formular-Editor |
| Checkliste | interne Prüfpunkte | Checkliste & Mitbring-Liste |
| Mitbring-Liste | Unterlagen für den Termin | Checkliste & Mitbring-Liste |
| Terminplanung | Zeitfenster für Gespräche | Terminplanung |
| Anschreiben | Briefkopf, Einladung, Bescheide | Anschreiben & Bescheide |
| Einstellungen (nur Admin) | Branding und Rechtstexte des Portals | Eltern-Bereich |
Die Übersicht (Dashboard)
Der Einstieg ins Modul beantwortet drei Fragen auf einen Blick:
- Wie verteilen sich die Anmeldungen? Kacheln zeigen, wie viele in welcher Stufe liegen – Entwürfe, Eingeladen, Eingegangen, Geprüft, Aufgenommen, Exportiert, Abgelehnt. Ein Klick auf eine Kachel öffnet die Anmeldungsliste, bereits auf diese Stufe gefiltert.
- Wie voll sind die Termine? Je Slot ein Balken: grün heißt noch Luft, gelb über 80 % belegt, rot voll oder überbucht.
- Was steht heute an? Die Spalte am Rand listet die Termine des laufenden Tages in zeitlicher Folge. Ein Klick springt in die Anmeldung des Kindes – der kürzeste Weg, wenn eine Familie am Tresen steht.
TIP
Bleibt das Dashboard leer, ist meist kein Verfahren geöffnet. Gibt es noch gar keines, führt dich die Schaltfläche in der Mitte direkt zur Neuanlage.
Wo fange ich an?
| Deine Rolle | Empfohlener Einstieg |
|---|---|
| Ich richte das Modul zum ersten Mal ein | Ersteinrichtung: der Leitfaden |
| Ich arbeite täglich mit den Anmeldungen | Der Anmeldezyklus, dann Anmeldungen bearbeiten |
| Ich will wissen, was Eltern sehen | Das Portal aus Elternsicht |
| Ich verstehe eine Meldung nicht | Häufige Fragen & Probleme |
NOTE
Ergänzend zu diesem Handbuch gibt es in der App eine kontextsensitive Hilfe: Das Fragezeichen in der oberen Leiste öffnet einen Text zu genau dem Bildschirm, auf dem du gerade bist. Kurz und bildschirmbezogen – dieses Handbuch erklärt dagegen die Zusammenhänge.
Weiter geht's: Der Anmeldezyklus – wie eine Anmeldung vom Entwurf bis zum Export läuft und wer dabei was tut.