Datenschutz & Datensicherheit
Bei einer Schulanmeldung fallen besonders sensible Daten an: Namen und Geburtsdaten von Kindern, Anschriften, Staatsangehörigkeit, Konfession, Angaben zum Sorgerecht, teils Gesundheitsinformationen. Dieses Kapitel beschreibt, wie Schulhamsta damit umgeht – und welche Pflichten bei der Schule bleiben.
IMPORTANT
Dieses Kapitel ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist die Schule bzw. ihr Schulträger. Stimme Verfahren und Texte mit eurer Datenschutzbeauftragten oder eurem Datenschutzbeauftragten ab.
Wie Schulhamsta die Daten schützt
Trennung der Schulen
Jede Schule ist ein eigener Mandant. Alle Daten – Anmeldungen, Termine, Dateien, Nachrichten – sind fest an sie gebunden. Es gibt keine Ansicht, in der Daten mehrerer Schulen zusammenlaufen; auch wer an zwei Schulen arbeitet, sieht immer nur die gerade gewählte.
Verschlüsselung mit schuleigenem Schlüssel
Personenbezogene Angaben liegen verschlüsselt in der Datenbank – und zwar mit einem Schlüssel, der je Schule verschieden ist. Betroffen sind unter anderem:
- Vor- und Nachname des Kindes,
- der gesamte Inhalt des Anmeldeformulars,
- die internen Notizen.
Zugang ohne Elternkonten
Familien legen kein Benutzerkonto an. Der Zugang läuft über einen zufällig erzeugten Zugangscode plus einen Bestätigungsschritt per E-Mail. Das bedeutet:
- Es gibt keine Elternpasswörter, die gestohlen oder wiederverwendet werden könnten.
- Der Zugangscode allein genügt nicht – ohne bestätigte E-Mail-Adresse bleibt das Portal zu.
- Die hinterlegte E-Mail-Adresse wird beim Wiedereinstieg nur verkürzt angezeigt, damit sich aus einem gefundenen Zugangscode keine Adresse ableiten lässt.
Nachvollziehbarkeit
Jede Änderung an einer Anmeldung wird mit Zeitpunkt und Person protokolliert – sichtbar im Verlauf der jeweiligen Anmeldung. Damit lässt sich jederzeit belegen, wer wann welchen Wert gesetzt hat.
Zweitschreiben ohne Zugangscode
Erhält ein zweiter Erziehungsberechtigter unter abweichender Anschrift ein Info-Schreiben, enthält dieses bewusst keinen Zugangscode. Beide Haushalte werden informiert, aber nicht beide bekommen unabhängigen Zugriff auf denselben Datensatz.
Aufbewahrung und Löschung
Hier ist die wichtigste Aussage zugleich die, die am ehesten übersehen wird:
IMPORTANT
Anmeldungen werden nicht automatisch gelöscht. Sie bleiben so lange bestehen, bis ihr sie löscht – als einzelne Anmeldung oder mit dem gesamten Verfahren. Ein automatisches Verfallen nach Fristablauf gibt es für Anmeldedaten nicht.
Automatisch bereinigt wird nur der Änderungsverlauf, standardmäßig nach 180 Tagen. Die Anmeldung selbst bleibt davon unberührt.
Daraus folgt: Die Löschfristen setzt ihr. Ein praktikables Vorgehen:
| Zeitpunkt | Maßnahme |
|---|---|
| Nach Abschluss des Jahrgangs | Verfahren auf Inaktiv setzen – Portal zu, Daten nachschlagbar |
| Nach Ablauf eurer Aufbewahrungsfrist | Verfahren löschen – damit verschwinden alle Anmeldungen, Dateien und Protokolle |
| Einzelfall (Rücknahme der Anmeldung, Wegzug) | Die einzelne Anmeldung löschen |
CAUTION
Beide Löschvorgänge sind endgültig. Es gibt keinen Papierkorb. Das Löschen einer Anmeldung verlangt zusätzlich dein Passwort, das Löschen eines Verfahrens ist Modul-Admins vorbehalten.
Wie lange ihr aufbewahren müsst, richtet sich nach dem Schulrecht eures Bundeslands – nicht aufgenommene Bewerbungen unterliegen meist deutlich kürzeren Fristen als Schülerakten.
Was in eure Datenschutzerklärung gehört
Der Text wird im Eltern-Bereich hinterlegt und muss von Eltern bestätigt werden, bevor sie Daten eingeben. Diese Punkte sollte er abdecken:
| Punkt | Für die Schulanmeldung typisch |
|---|---|
| Verantwortliche Stelle | Schule mit Anschrift und Vertretung |
| Datenschutzbeauftragte/r | Kontaktdaten |
| Zweck der Verarbeitung | Durchführung des Anmelde- und Aufnahmeverfahrens |
| Rechtsgrundlage | in der Regel die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe nach Landesschulrecht |
| Kategorien der Daten | Angaben zum Kind und zu den Erziehungsberechtigten, hochgeladene Nachweise |
| Empfänger | Schulverwaltungsprogramm bzw. Landesverfahren, Schulträger, Auftragsverarbeiter |
| Speicherdauer | eure Fristen, getrennt nach aufgenommenen und abgelehnten Anmeldungen |
| Betroffenenrechte | Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde |
| Freiwilligkeit | welche Angaben verpflichtend und welche freiwillig sind |
TIP
Die letzte Zeile hat eine unmittelbare Entsprechung im Produkt: Was du im Formular-Editor als Pflicht für Eltern markierst, ist eine verpflichtende Angabe. Geh die Pflichtfelder deshalb einmal daraufhin durch, ob sie wirklich erforderlich sind – Datenminimierung ist hier eine konkrete Einstellung, kein Prinzip.
Betroffenenrechte in der Praxis
| Anliegen einer Familie | Umsetzung in Schulhamsta |
|---|---|
| Auskunft über gespeicherte Daten | Die Anmeldung ausdrucken (Aufnahmeakte) – sie enthält alle erfassten Angaben. |
| Berichtigung einer Angabe | In der Detailansicht ändern; der Verlauf dokumentiert die Korrektur. |
| Löschung | Die Anmeldung löschen, sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. |
| Kopie der Unterlagen | Die hochgeladenen Dateien aus dem Reiter Dateien herunterladen. |
Bei Auskunftsersuchen von Beschäftigten – nicht von Familien – gibt es zusätzlich einen DSGVO-Datenexport in der Benutzerverwaltung.
Organisatorische Empfehlungen
Technik allein reicht nicht. Diese Punkte gehören in jede Einführung:
- Rollen sparsam vergeben. Zugriff auf die Anmeldungen braucht nur, wer sie bearbeitet. Die Rolle Schul-Admin gehört in sehr wenige Hände – siehe Rollen, Rechte & Lizenz.
- Ausgeschiedene Personen entfernen. Wer die Schule verlässt, verliert den Zugang nicht von selbst.
- Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten. Für alle, die mit Anmeldedaten arbeiten.
- Interne Notizen sachlich halten. Sie sind für Eltern nicht sichtbar – aber sie sind Teil der Anmeldung und damit einer Auskunft zugänglich.
- Ausdrucke einsammeln. Der Laufzettel am Gesprächstisch ist ein Datenblatt und gehört nicht in den Papierkorb neben dem Kopierer.
- Exportdateien nicht liegen lassen. Eine heruntergeladene CSV mit dem gesamten Jahrgang ist unverschlüsselt lesbar. Nach dem Import ins Schulverwaltungsprogramm löschen.
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