Der Eltern-Bereich
Wo: Seitenleiste → Abschnitt Admin → EinstellungenWer: nur Modul-Admins und Schul-Admins
Hier legst du fest, wie das Eltern-Portal aussieht und welche rechtlichen Angaben es enthält.
IMPORTANT
Die Einstellungen gelten für alle Verfahren deiner Schule, nicht nur für das gerade geöffnete. Das ist Absicht: Logo, Kontaktdaten und Datenschutzerklärung sind Eigenschaften der Schule, nicht eines Jahrgangs.
NOTE
Diese Seite speichert automatisch. Kurz nach jeder Änderung erscheint oben „Speichert…" und danach „Gespeichert" – eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht.
Branding & Logo
Damit sich Familien im Portal wiederfinden, tritt es unter dem Namen und in den Farben eurer Schule auf – nicht unter Schulhamsta.
| Feld | Hinweise |
|---|---|
| Anzeigename | Der Name, den Eltern im Portal lesen. Bleibt das Feld leer, wird der hinterlegte Name der Schule verwendet. |
| Schullogo | Bilddatei bis 2 MB. Erscheint im Kopf des Portals. |
| Primärfarbe | Als Hex-Wert, etwa #c15b82. Färbt Schaltflächen und Akzente im Portal. |
TIP
Nimm für die Primärfarbe eine kräftige Farbe aus eurem Schullogo. Sehr helle Töne wirken auf Schaltflächen blass und sind für Menschen mit Sehschwäche schwer zu erkennen.
Kontaktdaten
E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Website erscheinen im Portal für Familien mit Rückfragen.
Die Website muss als vollständige Adresse eingetragen werden; fehlt das https://, ergänzt Schulhamsta es automatisch. Aus der Website-Adresse wird zugleich das kleine Symbol im Browser-Tab des Portals abgeleitet.
TIP
Trag hier die Sammeladresse des Sekretariats ein, nicht das persönliche Postfach einer einzelnen Person. Anfragen zur Schulanmeldung kommen über Monate und sollten niemanden in den Urlaub verfolgen.
Messenger-Funktion
Direktnachrichten erlauben schaltet den Messenger für die gesamte Schule ein oder aus.
WARNING
Wird der Messenger abgeschaltet, verschwindet der Nachrichtenbereich für Eltern und die Messenger-Seite in der Verwaltung. Bereits geführte Gespräche gehen nicht verloren, sind aber bis zum Wiedereinschalten nicht erreichbar – laufende Rückfragen also besser vorher abschließen.
Ob sich der Messenger lohnt, hängt von eurer Arbeitsweise ab:
| Dafür | Dagegen |
|---|---|
| Rückfragen bleiben an der Anmeldung gespeichert, nicht in privaten Postfächern | Es entsteht ein weiterer Kanal, der regelmäßig geprüft werden will |
| Eltern brauchen kein E-Mail-Postfach zu bedienen | Bei kleinen Verfahren genügt oft das Telefon |
| Vertretungsfähig: das ganze Team sieht denselben Verlauf |
Mehr dazu unter Kommunikation mit Eltern.
Rechtliche Vorgaben
Drei Textfelder, die im Portal verlinkt bzw. angezeigt werden:
- Impressum
- Datenschutzerklärung – ihr müssen Eltern zustimmen, bevor sie Daten eingeben können
- Angaben zur/zum Datenschutzbeauftragten
IMPORTANT
Für die inhaltliche Richtigkeit dieser Texte ist die Schule als verantwortliche Stelle zuständig. Schulhamsta stellt nur das Feld bereit und prüft nicht, ob die Angaben vollständig sind. Lass sie von der oder dem Datenschutzbeauftragten eurer Schule bzw. eures Schulträgers freigeben.
Was in eine Datenschutzerklärung für die Schulanmeldung typischerweise gehört – Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Speicherdauer, Empfänger der Daten, Betroffenenrechte – ist im Kapitel Datenschutz & Datensicherheit zusammengestellt. Das ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung.
CAUTION
Solange keine Datenschutzerklärung hinterlegt ist, hat das Portal nichts, dem Eltern zustimmen könnten. Erledige diesen Punkt vor dem Scharfschalten des ersten Verfahrens.
Weiter geht's: Das Portal aus Elternsicht – der Weg, den Familien tatsächlich durchlaufen.