Kommunikation mit Eltern
Schulhamsta kennt zwei Wege, mit Familien in Kontakt zu treten: den Messenger für Rückfragen im Dialog und die automatischen E-Mails, die das System bei bestimmten Ereignissen selbst verschickt. Dazu kommen die schriftlichen Anschreiben und Bescheide, die Anschreiben & Bescheide behandelt.
Der Messenger
Wo: Seitenleiste → Nachrichten – oder im Reiter Nachrichten einer einzelnen Anmeldung
Der gemeinsame Posteingang für alle Rückfragen. Links stehen die Familien, rechts der Verlauf des ausgewählten Gesprächs.
Warum nicht einfach E-Mail?
Weil der Verlauf an der Anmeldung hängt und nicht in einem persönlichen Postfach:
- Wer die Anmeldung öffnet, sieht sofort, was bereits besprochen wurde.
- Urlaub und Krankheit legen den Vorgang nicht lahm – das ganze Team sieht denselben Verlauf.
- Eltern brauchen kein Postfach zu bedienen; sie schreiben und lesen im Portal.
Kontakte finden
- Die Suche greift auf Name und Zugangscode.
- Über den Filter blendest du auf Gespräche mit ungelesenen Nachrichten ein – der schnellste Weg durch den Rückstand.
- Bei jedem Eintrag stehen der Anfang der letzten Nachricht, deren Zeitpunkt und die Zahl ungelesener Nachrichten. Bei mehreren Verfahren steht dabei, zu welchem der Kontakt gehört.
Die Zahl in der Seitenleiste zeigt jederzeit, wie viele ungelesene Nachrichten insgesamt vorliegen.
Nachrichten schreiben
Das Eingabefeld unten schickt die Nachricht an die Eltern der ausgewählten Anmeldung. Sie lesen und beantworten sie in ihrem Portal.
NOTE
Die Benachrichtigung an die Eltern geht nicht sofort hinaus, sondern einige Minuten später. Das ist Absicht: Wer drei Sätze nacheinander schickt, löst so nur eine E-Mail aus statt drei. Wundere dich also nicht, wenn der Versand kurz auf sich warten lässt.
TIP
Denselben Verlauf findest du auch im Reiter Nachrichten der jeweiligen Anmeldung. Die Messenger-Seite lohnt sich, wenn du den Posteingang aller Familien am Stück durchgehen willst; die Detailansicht, wenn du ohnehin gerade an einem Fall arbeitest.
Wenn der Messenger fehlt
IMPORTANT
Ist der Messenger für eure Schule abgeschaltet, ist diese Seite nicht erreichbar und Eltern sehen im Portal keinen Nachrichtenbereich. Die Einstellung liegt im Eltern-Bereich und gilt schulweit.
Automatische E-Mails
Diese Nachrichten verschickt Schulhamsta von selbst. Alle setzen voraus, dass die Familie eine E-Mail-Adresse hinterlegt und bestätigt hat.
| Anlass | Inhalt | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Adresse bestätigen | Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse; zugleich der Zugangslink für den Wiedereinstieg | sofort, wenn die Familie ihre Adresse einträgt oder einen neuen Zugangslink anfordert |
| Anmeldung eingegangen | Eingangsbestätigung nach dem Absenden des Formulars | sofort |
| Termin gebucht | Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Mitbring-Liste und Kalender-Links | sofort nach der Buchung |
| Termin-Erinnerung | Erinnerung an das Gespräch am nächsten Tag | am Vortag, morgens |
| Neue Nachricht | Hinweis, dass im Portal eine Nachricht der Schule wartet | gebündelt, wenige Minuten nach dem Schreiben |
NOTE
Die Termin-Erinnerung geht nur einmal je gebuchtem Termin hinaus. Wird ein Termin umgebucht, wird sie für den neuen Termin erneut ausgelöst.
Was Schulhamsta ausdrücklich nicht von selbst verschickt:
- keine Mahnungen an Familien, die noch nicht abgeschickt haben,
- keine Aufnahme- oder Ablehnungsbescheide per E-Mail – die Bescheide entstehen als PDF und werden von euch versandt bzw. über das Veröffentlichungsdatum im Portal sichtbar.
Welcher Kanal wofür?
| Anliegen | Empfohlener Weg |
|---|---|
| Rückfrage zu einer einzelnen Angabe | Messenger |
| Fehlendes Dokument anfordern | Messenger |
| Termin verschieben | Messenger, Termin danach in der Anmeldung ändern |
| Zugangscode erneut zustellen | Erneut einladen aus der Stufe Eingeladen |
| Aufnahme- oder Ablehnungsbescheid | PDF-Bescheid, siehe Entscheidung & Export |
| Information an alle Familien | Ein Elternbrief außerhalb von Schulhamsta – einen Rundmail-Versand an alle Anmeldungen gibt es nicht. |
Was Eltern nie sehen
Zur Sicherheit noch einmal ausdrücklich – diese Inhalte bleiben intern:
- die internen Notizen einer Anmeldung,
- die Sekretariats-Checkliste und ihr Abhakstand,
- die Feldbestätigungen (die Häkchen neben den Angaben),
- der Änderungsverlauf,
- die Bearbeitungsstufe – Eltern sehen auf ihrer Statusseite nur eine allgemeine Angabe und die Aufnahmeentscheidung, und diese erst ab dem Veröffentlichungsdatum.
Weiter geht's: Entscheidung & Export – der Abschluss des Zyklus.