Rollen, Rechte & Lizenz
Wer darf im Modul Schulanmeldung was? Und was kostet der Betrieb? Beides klärt dieses Kapitel. Es richtet sich vor allem an die Schulleitung und an Schul-Admins, die das Modul für ihr Team freischalten.
Zwei Rollen – mehr braucht es nicht
Anders als das Antragsmanagement mit seinen fünf Rollen kommt die Schulanmeldung mit zwei aus. Rollen werden immer je Schule und je Modul vergeben: Wer im Antragsmanagement Schulleitung ist, hat in der Schulanmeldung damit noch keinerlei Rechte.
| Rolle | Bezeichnung in der Oberfläche | Wofür gedacht |
|---|---|---|
clerk | Verwaltung bzw. Sachbearbeiter | Das Sekretariat. Anmeldungen bearbeiten und das Verfahren verwalten. |
admin | Modul-Admin | Verantwortlich für Einrichtung, Formulare und die Einstellungen des Eltern-Portals. |
Dazu kommt die schulweite Rolle Schul-Admin. Sie ist an kein Modul gebunden, umgeht die Rechteprüfung der Module und öffnet zusätzlich Benutzerverwaltung, Grundeinstellungen und Abo-Verwaltung.
IMPORTANT
Schul-Admin ist die weitreichendste Rolle im ganzen Produkt und gehört in wenige Hände. Für die tägliche Arbeit mit Anmeldungen wird sie nicht gebraucht – dafür genügt Verwaltung.
Was die Verwaltungsrolle darf – und was nicht
Die Rolle Verwaltung ist bewusst großzügig geschnitten: Sie deckt den kompletten Alltag ab. Genau zwei Dinge bleiben ihr verwehrt:
Verwaltung (clerk) | Modul-Admin (admin) | Schul-Admin | |
|---|---|---|---|
| Anmeldungen bearbeiten, prüfen, entscheiden | ✅ | ✅ | ✅ |
| Anmeldungen drucken, exportieren, löschen | ✅ | ✅ | ✅ |
| Verfahren anlegen und bearbeiten | ✅ | ✅ | ✅ |
| Formular, Checkliste, Mitbring-Liste, Termine, Anschreiben | ✅ | ✅ | ✅ |
| Nachrichten an Eltern | ✅ | ✅ | ✅ |
| Verfahren löschen | ❌ | ✅ | ✅ |
| Eltern-Bereich (Branding, Rechtstexte, Messenger-Schalter) | ❌ | ✅ | ✅ |
| Benutzer, Rollen, Lizenzen der Schule | ❌ | ❌ | ✅ |
Der Versuch, ein Verfahren als Verwaltung zu löschen, wird abgewiesen; in der Verfahrenszentrale ist das Mülleimer-Symbol für diese Rolle gar nicht erst sichtbar. Das ist Absicht: Das Löschen eines Verfahrens nimmt unwiderruflich alle zugehörigen Anmeldungen mit.
TIP
Für eine typische Grundschule reicht: ein bis zwei Personen im Sekretariat als Verwaltung, die Schulleitung zusätzlich als Modul-Admin. Mehr Differenzierung braucht das Modul nicht.
Rollen vergeben
Beides geschieht außerhalb des Moduls, im Verwaltungsbereich der Schule – und nur mit Schul-Admin-Rechten.
Für vorhandene Personen: die Rollen-Matrix.Verwaltung → Benutzer. Jede Zeile eine Person, jede Spalte ein Modul; in der Zelle Digitale Schulanmeldung schaltest du Verwaltung und Modul-Admin ein und aus. Änderungen wirken sofort.
Für neue Personen: die Einladung. Beim Einladen wählst du die Rollen gleich mit aus. Die Person erhält eine E-Mail, legt ihr Passwort selbst fest und ist danach mit genau diesen Rechten ausgestattet.
NOTE
Auch noch nicht angenommene Einladungen belegen einen Lizenzplatz. Wenn Plätze fehlen, lohnt zuerst der Blick auf die eingeladenen, aber noch nicht registrierten Personen.
Lizenz und Guthaben
Damit das Modul überhaupt in der Modulauswahl erscheint, braucht die Schule eine Lizenz für die Digitale Schulanmeldung. Fehlt einer Person das Modul in der Übersicht, hat das genau zwei mögliche Gründe: keine Lizenz für die Schule – oder keine Rolle für diese Person.
Lizenzen verwaltest du als Schul-Admin unter Verwaltung → Module & Lizenzen: Testphase starten, Paket buchen, Guthaben aufladen, Kundencenter öffnen.
Was Credits kostet – und was nicht
Das Modul rechnet nicht pro Anmeldung ab, die eingeht, sondern pro Anmeldung, die exportiert wird.
| Vorgang | Kosten |
|---|---|
| Verfahren, Formulare, Termine, Checklisten, Anschreiben | von der Lizenz gedeckt |
| Eingehende Anmeldungen, Nachrichten, Bescheide, Drucken | von der Lizenz gedeckt |
| Export einer Anmeldung | einmalig 1 Credit |
Entscheidend ist das Wort einmalig: Bezahlt wird je Anmeldung, nicht je Export. Eine einmal freigeschaltete Anmeldung kostet beim zweiten Durchgang nichts mehr – denselben Bestand nach einer Korrektur erneut zu exportieren, ist also kostenfrei. Nur neu hinzugekommene Anmeldungen schlagen zu Buche.
Reicht das Guthaben nicht, bleibt der Export gesperrt, bis aufgeladen wurde. Die Export-Zentrale zeigt vorab Guthaben und benötigte Credits nebeneinander an.
Pauschalverträge
Manche Schulen – meist über ihren Schulträger – haben einen Pauschalvertrag. Dann ist die Nutzung abgegolten und der Export zieht kein Guthaben ab. Die Nutzung wird trotzdem protokolliert, damit sich die Menge nachvollziehen lässt.
NOTE
Hängt deine Schule an einem Schulträger, kann die Lizenz auch von dort kommen: Eine eigene Lizenz gewinnt, sonst greift die geerbte des Trägers. Guthaben bleibt aber immer bei der einzelnen Schule – einen gemeinsamen Topf über alle Schulen eines Trägers gibt es nicht.
Wenn die Lizenz ausläuft
Die Daten bleiben erhalten und der Lesezugriff besteht fort; gesperrt ist lediglich das Anlegen neuer Vorgänge. Eine Verlängerung, die ein paar Tage braucht, kostet also nichts außer Geduld.
Weiter geht's: Ersteinrichtung: der Leitfaden – die neun Schritte bis zum scharf geschalteten Anmeldeverfahren.