Die einzelne Anmeldung
Wo: Anmeldungsliste → Klick auf ein Kind
Die digitale Akte eines Kindes. Hier laufen die Angaben der Eltern, hochgeladene Dokumente, der Prüfstand des Sekretariats und die Kommunikation zusammen. Diese Seite ist das Gegenstück zum Papierordner, der bisher im Schrank stand.
IMPORTANT
Diese Seite speichert automatisch. Änderungen in den Feldern werden kurz nach der Eingabe im Hintergrund gesichert – eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht. Bei den internen Notizen siehst du den Stand direkt am Hinweis „Speichere…" bzw. „Gespeichert".
Kopfzeile: Status und Steuerung
Oben zeigt eine Leiste den Bearbeitungsstand. Rechts hebst du die Anmeldung auf die nächste Stufe; mit dem Pfeil daneben gehst du einen Schritt zurück, falls du zu früh weitergeklickt hast.
Zusätzlich siehst du hier auf einen Blick:
- den gebuchten Termin,
- die Zahl noch fehlender Personal-Pflichtfelder,
- Zugriff auf Drucken und den Bescheid.
Lässt sich eine Stufe nicht setzen, nennt die Meldung den Grund – siehe Die Sperre vor „Geprüft".
Die Reiter
Welche Reiter erscheinen, hängt vom Verfahren und vom Zustand der Anmeldung ab.
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Fehlende Pflichtfelder (n) | Erscheint nur, wenn Personal-Pflichtfelder noch leer sind. Die Zahl sagt, wie viele. |
| Formulargruppen | Je Abschnitt des Anmeldeformulars ein Reiter, etwa „Daten zum Kind". Felder ohne Gruppe stehen unter Ohne Gruppe ganz vorn. |
| Dateien (n) | Von Eltern hochgeladene Anhänge mit Vorschau; hier lädst du auch eigene Dokumente dazu. |
| Nachrichten | Direkter Austausch mit den Eltern – nur wenn der Messenger für eure Schule aktiv ist. |
| Interne Notizen | Freitext für euer Team. |
TIP
Der Reiter Fehlende Pflichtfelder ist der schnellste Einstieg, wenn eine Anmeldung sich nicht auf „Geprüft" setzen lässt: Er sammelt genau die Felder, die noch im Weg stehen – aus allen Gruppen zusammengeführt.
Interne Notizen
NOTE
Die internen Notizen sind für Eltern zu keinem Zeitpunkt sichtbar. Der richtige Ort für Hinweise an Kolleginnen und Kollegen – etwa dass eine Unterlage nachgereicht wird oder wer zuletzt telefoniert hat.
Felder bestätigen
Neben jedem Feld sitzt ein Häkchen. Damit hältst du fest, dass du die Angabe gegen das Originaldokument geprüft hast – etwa den Geburtsnamen gegen die Geburtsurkunde.
Zwei Eigenschaften machen das im Alltag wertvoll:
- Die Bestätigung gehört zur Anmeldung, nicht zu deinem Benutzerkonto. Kolleginnen und Kollegen sehen sie ebenso – wer übernimmt, sieht sofort, was schon geprüft ist.
- Sie ist unabhängig von der Sekretariats-Checkliste: Die Checkliste hält fest, ob ein Dokument vorlag, das Häkchen am Feld, dass die Angabe damit übereinstimmt.
Die Seitenleiste
Unterschrift
- Bei digitaler Unterschrift siehst du hier das gespeicherte Bild – bei mehreren Erziehungsberechtigten je eines.
- Bei Papierverfahren hakst du Erhalt bestätigt ab.
- Über den QR-Code öffnest du die Anmeldung auf einem Tablet, damit Eltern vor Ort direkt am Bildschirm unterschreiben können.
TIP
Der QR-Code ist auch der bequemste Weg, ein Anmeldegespräch zu führen: Tablet auf den Tresen, Code scannen, Eltern prüfen ihre Angaben selbst und unterschreiben. Kein Ausdruck, kein Abtippen.
Eines von beidem – digitale Unterschrift oder bestätigte Papier-Unterschrift – ist Voraussetzung für den Wechsel auf Geprüft.
Sekretariats-Checkliste
Die im Verfahren definierten Prüfpunkte zum Abhaken, in der dort festgelegten Reihenfolge. Pflichtpunkte sind hervorgehoben. Siehe Checkliste & Mitbring-Liste.
Termin
Der gebuchte Slot, jederzeit änderbar oder nachträglich zuweisbar. Zur Auswahl stehen alle Slots des Verfahrens – auch die, die für Eltern gesperrt sind. Ein bereits voller Slot wird abgelehnt.
Dateien
Im Reiter Dateien liegen alle Anhänge der Anmeldung:
- von Eltern hochgeladene Nachweise aus dem Portal,
- von euch ergänzte Dokumente – etwa ein eingescanntes Papierformular oder ein Vermerk.
Dateien lassen sich ansehen, herunterladen und löschen. Sie gehören zur Anmeldung und werden mit ihr gelöscht.
Der Änderungsverlauf
Über den Verlauf siehst du, wer wann welchen Wert geändert hat – einschließlich früherer Unterschriften, Statuswechsel und Terminzuweisungen.
Das ist mehr als eine Spielerei: Wenn eine Familie behauptet, etwas anderes eingetragen zu haben, oder wenn eine Kollegin fragt, warum ein Kind plötzlich in einer anderen Stufe steht, steht die Antwort hier.
NOTE
Der Verlauf wird nach der in den Datenschutz-Einstellungen hinterlegten Frist automatisch bereinigt (voreingestellt 180 Tage). Die Anmeldung selbst bleibt davon unberührt. Siehe Datenschutz & Datensicherheit.
Drucken
Drucken erzeugt die Papierformen dieser einen Anmeldung – Aufnahmeantrag, Laufzettel, Aufnahmeakte oder Bescheid. Dieselben Varianten wie beim Sammeldruck aus der Liste, siehe Anmeldungen bearbeiten.
Weiter geht's: Kommunikation mit Eltern – Messenger und automatische E-Mails.