Anschreiben & Bescheide
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Hier gestaltest du die gesamte schriftliche Kommunikation eines Verfahrens. Die Vorlagen gelten sowohl für E-Mails als auch für die daraus erzeugten PDF-Dokumente – ein Text, zwei Kanäle.
Die fünf Reiter
| Reiter | Wofür |
|---|---|
| Schul-Briefkopf | Das PDF, das allen Anschreiben als Hintergrund unterlegt wird. |
| Einladung | Das Anschreiben, mit dem Familien ihren Zugang erhalten. |
| Info (Abw. Adresse) | Informationsschreiben an Erziehungsberechtigte, die unter einer anderen Anschrift wohnen. |
| Zusage / Aufnahme | Der Aufnahmebescheid. |
| Absage / Ablehnung | Der Ablehnungsbescheid. |
Für jede Vorlage liefert Schulhamsta einen Standardtext mit. Du kannst ihn übernehmen, anpassen oder komplett ersetzen.
Der Schul-Briefkopf
Alle PDF-Anschreiben – Einladungen wie Bescheide – werden auf euer Briefpapier gelegt. Dafür lädst du es einmal je Verfahren als PDF hoch.
IMPORTANT
Der Briefkopf muss ein PDF mit exakt zwei Seiten sein und darf 5 MB nicht überschreiten. Seite 1 wird als Hintergrund der ersten Briefseite verwendet, Seite 2 für alle Folgeseiten. Eine ein- oder dreiseitige Datei wird mit einer Fehlermeldung abgewiesen.
Warum zwei Seiten? Weil der Briefbogen einer Schule oben meist ein großes Logo trägt, das auf Folgeseiten nicht wiederholt werden soll. Hat eure Vorlage nur eine Gestaltung, dupliziere sie einfach auf eine zweite Seite – das genügt.
Zwei weitere Punkte, die den Unterschied zwischen einem sauberen und einem verrutschten Brief ausmachen:
- Die Texte werden automatisch eingepasst, mit 25 mm Rand links und rechts.
- Das Sichtfenster für die Empfängeradresse muss im Briefkopf frei bleiben – dort setzt Schulhamsta die Anschrift ein.
Ein hochgeladener Briefkopf lässt sich über Entfernen wieder löschen; danach werden die Anschreiben ohne Hintergrund erzeugt.
TIP
Wenn der Ausdruck später verrutscht wirkt, liegt es fast immer am Briefkopf und nicht am Text. Prüfe zuerst, ob das Adressfenster wirklich frei ist und die Ränder passen.
Texte schreiben
Der Editor arbeitet mit Platzhaltern, die als Kacheln im Text erscheinen. Ein Klick auf eine Schaltfläche in der Werkzeugleiste setzt den Platzhalter an der Cursorposition ein; beim Versand wird er durch die echten Daten ersetzt.
Welche Platzhalter angeboten werden, hängt vom Reiter ab:
| Platzhalter | Was eingesetzt wird | Verfügbar in |
|---|---|---|
| Vorname Kind | Vorname des Kindes | allen Vorlagen |
| Nachname Kind | Nachname des Kindes | allen Vorlagen |
| Schulname | Name eurer Schule | allen Vorlagen |
| Token | der persönliche Zugangscode | nur Einladung |
| Anmelde-Link | die persönliche Portal-Adresse der Familie | nur Einladung |
| Zugangs-Box | hervorgehobener Kasten mit Link und Code | nur Einladung |
| Deadline | Ende des Anmeldezeitraums als Datum | Einladung und Info |
| Vollst. Anschrift Eltern | die vollständige Anschrift | Info, Zusage, Absage |
Die Zugangs-Box ist der wichtigste Platzhalter
Sie erzeugt im Schreiben einen hervorgehobenen Kasten mit persönlichem Link und Zugangscode.
WARNING
Ohne die Zugangs-Box erfährt die Familie im Einladungsschreiben nicht, wie sie ins Portal kommt. Das ist der klassische Fehler beim ersten Serienbrief – er fällt erst auf, wenn die Anrufe kommen.
Betreff nicht vergessen
Jede Vorlage hat neben dem Fließtext einen eigenen Betreff. Er wird als E-Mail-Betreff verwendet und erscheint im PDF als Betreffzeile.
Vorschau und Zurücksetzen
Vorschau erzeugt das fertige PDF mit Briefkopf und eingesetzten Platzhaltern. Das ist der verlässlichste Weg, um zu prüfen, ob Umbrüche und Abstände sitzen, bevor etwas hinausgeht.
Standard wiederherstellen setzt den aktuellen Reiter auf die mitgelieferte Standardvorlage zurück.
WARNING
Das Zurücksetzen überschreibt deinen Text im aktuellen Reiter ohne Möglichkeit zum Widerruf. Die Rückfrage davor ist die einzige Sicherung.
IMPORTANT
Der Wechsel zwischen den Reitern bewahrt deine Eingaben, gespeichert wird aber erst mit Alle Vorlagen speichern oben. Wer die Seite vorher verlässt, verliert die Änderungen aller Reiter.
Wann welche Vorlage zum Einsatz kommt
| Vorlage | Ausgelöst durch |
|---|---|
| Einladung | Aktion Einladen bzw. Erneut einladen in der Anmeldungsliste – siehe EMA-Import & Einladungen |
| Info (Abw. Adresse) | zusammen mit der Einladung, wenn ein zweiter Erziehungsberechtigter eine andere Anschrift hat |
| Zusage / Aufnahme | Statuswechsel auf Aufgenommen |
| Absage / Ablehnung | Statuswechsel auf Abgelehnt |
Die Bescheide entstehen dabei automatisch als PDF und werden zum Download angeboten – einzeln beim Statuswechsel in der Anmeldung, gesammelt bei einer Massenaktion. Mehr dazu unter Entscheidung & Export.
NOTE
Das Info-Schreiben an die abweichende Zweitanschrift wird nur erzeugt, wenn im Formular tatsächlich eine zweite, abweichende Adresse erfasst ist. Sind beide Erziehungsberechtigten unter derselben Anschrift gemeldet, bleibt es beim einen Brief.
Praxistipps für die Texte
- Kurz halten. Ein Einladungsschreiben, das auf eine Seite passt, wird gelesen.
- Den nächsten Schritt nennen. „Bitte melden Sie Ihr Kind bis zum online an" ist konkreter als „Wir bitten um zeitnahe Rückmeldung".
- Den Papierweg mitdenken. Nicht jede Familie kommt mit dem Portal zurecht. Ein Satz, an wen man sich telefonisch wenden kann, gehört in jede Einladung.
- Bescheide rechtssicher formulieren. Aufnahme- und Ablehnungsbescheide unterliegen den Vorgaben deines Bundeslands, etwa zur Rechtsbehelfsbelehrung. Schulhamsta liefert einen Standardtext, ersetzt aber keine juristische Prüfung.
Weiter geht's: Der Eltern-Bereich – Aussehen und Rechtstexte des Portals.