Der Formular-Editor
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Hier bestimmst du, welche Fragen den Eltern im Anmeldeformular gestellt werden – und welche Angaben du später in der Verwaltung siehst. Der Editor ist das Werkzeug, mit dem du das Modul wirklich an eure Schule anpasst.
Wo die Felder herkommen
Du fängst nicht bei null an. Beim Anlegen des Verfahrens hat Schulhamsta alle Felder angelegt, die zum gewählten Export-Profil gehören – bei „Schleswig-Holstein (School-SH)" also genau die Felder, die das Landesverfahren später erwartet.
Deine Aufgabe im Editor ist deshalb weniger Bauen als Zuschneiden:
| Situation | Was du tust |
|---|---|
| Ihr braucht ein Profil-Feld nicht | Feld deaktivieren – sofern das Profil es nicht zwingend verlangt |
| Ihr fragt etwas zusätzlich ab | Eigenes Feld anlegen |
| Eine Frage ist unklar formuliert | Beschriftung und Hilfetext ändern |
| Eine Angabe muss zwingend kommen | Als Pflicht markieren – getrennt für Eltern und Personal |
Aufbau: Felder und Gruppen
Felder liegen entweder frei oben in der Liste – dieser Bereich heißt Weitere Angaben – oder in einer Gruppe wie „Daten zum Kind". Aus einer Gruppe wird im Eltern-Portal ein eigener Abschnitt.
Eine Gruppe mit dem Vermerk Multi-Gruppe kann von Eltern mehrfach ausgefüllt werden – der klassische Fall ist der zweite Erziehungsberechtigte.
Die Reihenfolge änderst du per Drag-and-drop am Griff links. Sie gilt im Formular genauso.
Gruppen anlegen und löschen: Neue Gruppe legt einen weiteren Abschnitt an. Eine Gruppe lässt sich nur löschen, solange sie leer ist – verschiebe die Felder also zuerst.
Die Spalten der Feldliste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Feldname / ID | Beschriftung und technischer Name. Letzterer zählt beim Export. |
| Aktiv | Schaltet das Feld insgesamt ein oder aus. |
| Formular | Sichtbar für Eltern. Aus heißt: Das Feld existiert weiter, wird aber nur intern vom Personal gefüllt. |
| Pflicht | Getrennt einstellbar für Eltern und für Personal. |
| Standard | Hinterlegt einen Vorgabewert, der bei neuen Anmeldungen automatisch gesetzt wird. |
Die beiden Pflicht-Arten
Diese Unterscheidung ist der wichtigste Hebel des Editors:
- Pflicht für Eltern – ohne Angabe lässt sich der Antrag im Portal nicht absenden. Nutze das sparsam: Jedes Pflichtfeld, das eine Familie nicht ausfüllen kann, ist ein Anruf im Sekretariat.
- Pflicht für Personal – die Anmeldung lässt sich erst auf Geprüft setzen, wenn das Feld gefüllt ist. Ideal für Angaben, die ihr selbst nachtragt: Klassenzuordnung, Schulbezirk, Vermerk über eine vorgelegte Urkunde.
NOTE
Die beiden Schalter hängen logisch zusammen und korrigieren sich gegenseitig: Ein Feld, das für Eltern Pflicht ist, wird automatisch im Formular sichtbar. Und wer ein Feld auf inaktiv setzt, verliert damit zugleich Sichtbarkeit und beide Pflichtmarkierungen.
Wenn sich ein Feld nicht abschalten lässt
Felder, die das Export-Profil zwingend benötigt, sind gegen das Deaktivieren gesperrt; der Versuch wird mit einer Meldung abgewiesen. Das ist Absicht – ohne diese Felder wäre die spätere Exportdatei unbrauchbar.
IMPORTANT
Wird ein Feld auf inaktiv gesetzt, verschwinden auch die bereits erfassten Werte aus der Ansicht der Anmeldungen. Gelöscht sind sie nicht – beim Reaktivieren sind sie wieder da.
Ein Feld anlegen oder ändern
- Eigenes Feld legt ein schuleigenes Feld an – „Buskind?", „Hort gewünscht?", „Geschwisterkind an der Schule?". Bei Auswahlfeldern definierst du die Optionen gleich mit.
- Konfigurieren (am vorhandenen Feld) öffnet Beschriftung, Hilfetext für Eltern und feldspezifische Optionen.
- In Gruppe verschieben ordnet ein Feld einem anderen Abschnitt zu.
- Löschen entfernt ein Feld.
Die Feldtypen
| Typ | Wofür |
|---|---|
Textzeile (TEXT) | Kurze Freitexte: Namen, Straße, Beruf |
Mehrzeiliger Text (LONG_TEXT) | Längere Angaben: Besonderheiten, Anmerkungen |
E-Mail (EMAIL) | E-Mail-Adressen, mit Formatprüfung |
Zahl (NUMBER) | Zahlenwerte |
Datum (DATE) | Geburtsdatum, Einschulungsdatum |
Uhrzeit (TIME) | Zeitangaben |
Auswahlliste (SELECT) | Einfachauswahl aus einer Liste – platzsparend bei vielen Optionen |
Radio-Buttons (RADIO) | Einfachauswahl, alle Optionen sichtbar – gut bei zwei bis vier |
Checkbox (CHECKBOX) | Ja/Nein oder Mehrfachauswahl, je nach hinterlegten Optionen |
Signatur / Unterschrift (SIGNATURE) | Unterschriftfeld zum Zeichnen am Bildschirm |
Datei-Upload (FILE) | Nachweise, die Eltern hochladen |
Land (LAND_ISO) | Länderauswahl nach ISO – für Staatsangehörigkeit und Geburtsland |
Feldspezifische Optionen
Je nach Typ bietet das Konfigurationsfenster zusätzliche Schalter:
- Erster Buchstabe automatisch groß – bequem bei Namen und Orten.
- Double-Check (Feld wiederholen) – die Angabe muss zweimal eingegeben werden. Sinnvoll bei E-Mail-Adressen und anderen Werten, bei denen ein Tippfehler teuer wird.
- Pflichtlänge – erzwingt eine feste Zeichenzahl, etwa bei einer Kennnummer.
- Anzeige-Modus – Formular & Ausdruck oder Nur auf Ausdruck. Letzteres erzeugt ein Feld, das im Portal gar nicht erscheint, aber auf dem gedruckten Formular Platz lässt – etwa für eine Unterschrift, die vor Ort geleistet wird.
- Optionen verwalten – bei Auswahlfeldern die Liste der Antwortmöglichkeiten.
TIP
Der Hilfetext ist unterschätzt. Ein Satz wie „Bitte genau so eintragen, wie er in der Geburtsurkunde steht" verhindert mehr Rückfragen als jede noch so ausgefeilte Feldbeschriftung.
Formular-KI Import
Habt ihr euer bisheriges Anmeldeformular als PDF, kann Schulhamsta daraus einen Vorschlag erzeugen: Formular-KI Import lädt die Datei hoch (PDF, bis 10 MB), analysiert sie und schlägt passende Gruppen und Felder vor.
Der Ablauf hat drei Schritte: hochladen, analysieren lassen, Vorschlag prüfen. Im letzten Schritt siehst du jedes vorgeschlagene Feld einzeln und entscheidest, was übernommen wird.
WARNING
Der Vorschlag ist ein Entwurf, keine fertige Konfiguration. Geh ihn Feld für Feld durch, bevor du speicherst – die KI erkennt die Struktur eines Formulars gut, kennt aber weder eure Gepflogenheiten noch die Anforderungen eures Export-Profils.
Übersetzungen
Eltern nutzen das Portal in neun Sprachen. Beim Speichern eines Feldes erzeugt Schulhamsta die Übersetzungen von Beschriftung und Hilfetext automatisch in die acht weiteren Portal-Sprachen – daher die Meldung „Erstelle Übersetzungen…".
Du schreibst also nur auf Deutsch. Wer möchte, kann die Vorschläge im Konfigurationsfenster nachbessern.
Vorschau und Testlauf
Über Vorschau oben rechts:
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Formular direkt testen | öffnet nur das Formular |
| Gesamtes Portal testen | der komplette Weg, den Eltern durchlaufen – inklusive Datenschutz, Unterschrift und Terminbuchung |
| Testdaten zurücksetzen | verwirft, was du beim Ausprobieren eingegeben hast |
TIP
Prüfe Änderungen am Formular immer über die Vorschau, bevor der Anmeldezeitraum beginnt. Ist er einmal offen, füllen Eltern das Formular unter Umständen schon aus, während du noch daran arbeitest.
Weiter geht's: Checkliste & Mitbring-Liste – die beiden Listen, die das Formular ergänzen.