Checkliste & Mitbring-Liste
Das Modul kennt zwei Listen, die leicht verwechselt werden – obwohl sie in entgegengesetzte Richtungen zeigen. Dieses Kapitel behandelt beide, weil man sie am besten im Vergleich versteht.
| Sekretariats-Checkliste | Mitbring-Liste | |
|---|---|---|
| Richtung | nach innen | nach außen |
| Für wen | euer Team | die Eltern |
| Wo sichtbar | in jeder einzelnen Anmeldung | im Eltern-Portal und im Kalendereintrag zum Termin |
| Zweck | dokumentieren, was geprüft wurde | ankündigen, was zum Termin mitzubringen ist |
| Wirkt auf | die Spalte Vollständigkeit und den Wechsel auf Geprüft | nichts – sie ist reine Information |
| Beispiel | „Geburtsurkunde im Original vorgelegen" | „Geburtsurkunde (Original)" |
Beide gelten je Verfahren. Legst du für den nächsten Jahrgang ein neues Verfahren an, richtest du sie dort erneut ein.
Die Sekretariats-Checkliste
Wo: Seitenleiste → Checkliste
Sie hält fest, was bei jedem Kind zu prüfen ist, und erscheint in der Seitenleiste jeder einzelnen Anmeldung zum Abhaken. Damit wird aus einer Gedächtnisleistung ein nachvollziehbarer Vorgang – wichtig, wenn mehrere Personen am selben Jahrgang arbeiten.
Punkte pflegen
- Neues Item legt einen Punkt an. Er braucht nur eine Bezeichnung.
- Personal-Pflichtfeld kennzeichnet Punkte, ohne die eine Anmeldung nicht als vollständig gilt. In der Liste tragen sie eine rote Markierung.
- Reihenfolge: Der Griff links verschiebt Punkte per Drag-and-drop. Die Reihenfolge wird in die Anmeldungen übernommen.
- Bearbeiten (Stift) ändert Bezeichnung und Pflichtstatus, Löschen (Mülleimer) nimmt den Punkt aus der Liste.
Was die Pflicht-Markierung bewirkt
Zwei Dinge:
- In der Anmeldungsliste zeigt die Spalte Vollständigkeit, ob bei einem Kind alle als Pflicht markierten Punkte abgehakt sind.
- Der Wechsel auf Geprüft (und damit auf Aufgenommen) wird blockiert, solange ein Pflichtpunkt offen ist. Schulhamsta nennt in der Meldung die konkreten Punkte.
Nicht als Pflicht markierte Punkte bleiben eine reine Gedächtnisstütze – sie zählen weder in der Spalte Vollständigkeit noch beim Statuswechsel mit.
TIP
Halte die Bezeichnungen kurz und in der Vergangenheitsform – „Impfausweis kontrolliert" liest sich beim Abhaken schneller als ein ganzer Satz. Und je kürzer die Liste, desto eher wird sie tatsächlich benutzt.
Beispiel für eine Grundschule
| Punkt | Pflicht |
|---|---|
| Geburtsurkunde im Original vorgelegen | ✅ |
| Masernschutz nachgewiesen | ✅ |
| Sorgerecht geklärt | ✅ |
| Einschulungsuntersuchung angemeldet | – |
| Kita-Entwicklungsbericht erhalten | – |
| Betreuungsbedarf besprochen | – |
Die Mitbring-Liste
Wo: Seitenleiste → Mitbring-Liste
Sie sagt den Eltern, welche Unterlagen sie zum Anmeldetermin mitbringen sollen. Angezeigt wird sie im Eltern-Portal – und sie wandert in den Termineintrag, den Familien sich in ihren Kalender laden.
Beim Anlegen eines Verfahrens ist die Liste bereits mit den üblichen Dokumenten des gewählten Export-Profils gefüllt. Hier passt du sie an eure Gegebenheiten an.
Die Liste
- Neues Dokument ergänzt einen Eintrag.
- Reihenfolge: Der Griff links verschiebt Einträge per Drag-and-drop. Das Eltern-Portal übernimmt sie unverändert.
- Zwei kleine Symbole zeigen auf einen Blick, ob zu einem Eintrag ein Hinweistext oder ein Dateianhang hinterlegt ist.
- Bearbeiten (Stift) öffnet den Eintrag, Löschen (Mülleimer) entfernt ihn.
Einen Eintrag bearbeiten
- Bezeichnung – der Name, den Eltern lesen. Kurz und konkret: „Geburtsurkunde (Original)" statt „Urkunde".
- Hinweistext (optional) – für Erläuterungen, die über den Namen hinausgehen: dass eine Kopie genügt, wo ein Nachweis zu beantragen ist, was bei getrennt lebenden Eltern gilt.
- Dateianhang (optional) – etwa ein Formular zum Vorab-Ausfüllen. Erlaubt sind PDF, Word-, Excel-, Text- und CSV-Dateien sowie Bilder, bis 4 MB je Datei.
Der einleitende Hinweistext
Über der Liste steht ein Einleitungssatz, voreingestellt: „Bitte bringen Sie folgende Dokumente mit in die Schule:". Ihn änderst du über die eigene Schaltfläche oberhalb der Liste.
Übersetzungen
Eltern nutzen das Portal in neun Sprachen. Hier gibt es einen Unterschied, der leicht übersehen wird:
| Was | Übersetzung |
|---|---|
| Einleitungssatz | wird beim Speichern automatisch in alle acht weiteren Portal-Sprachen übersetzt |
| Einzelne Dokumente | musst du im Bearbeiten-Fenster über KI-Übersetzung selbst anstoßen |
Die Vorschläge lassen sich danach von Hand nachbessern.
TIP
Halte die Liste bei dem, was Eltern wirklich mitbringen müssen. Je länger sie ist, desto eher wird sie überflogen – und desto häufiger fehlt am Termin ausgerechnet das Papier, auf das es ankam.
Zusammenspiel im Alltag
Die beiden Listen greifen ineinander, ohne technisch verbunden zu sein:
- Die Mitbring-Liste sorgt dafür, dass die Familie die Geburtsurkunde dabeihat.
- Am Termin prüfst du sie und hakst in der Sekretariats-Checkliste „Geburtsurkunde im Original vorgelegen" ab.
- Erst wenn alle Pflichtpunkte abgehakt sind, lässt sich die Anmeldung auf Geprüft setzen.
NOTE
Es ist sinnvoll, aber nicht zwingend, dass sich die Listen entsprechen. Ihr könnt intern mehr prüfen, als ihr von den Eltern verlangt – umgekehrt ergibt es selten Sinn, etwas anzufordern, das niemand kontrolliert.
Weiter geht's: Terminplanung – Zeitfenster für die Anmeldegespräche.