Der Anmeldezyklus
Eine Anmeldung ist kein Formular, das irgendwo liegen bleibt, sondern ein Vorgang mit einem klaren Weg: von der ersten Eingabe bis zur Übergabe an das Schulverwaltungsprogramm. Dieses Kapitel beschreibt diesen Weg einmal vollständig – und beantwortet damit die Frage, warum an einer bestimmten Stelle genau diese und keine andere Schaltfläche erscheint.
Die Weichenstellung: öffentlich oder auf Einladung
Bevor irgendetwas läuft, entscheidest du beim Anlegen des Verfahrens über den Teilnahme-Modus. Er bestimmt, wie Familien überhaupt ins Portal kommen – und damit den gesamten Anfang des Zyklus.
| Öffentlich | Einladung | |
|---|---|---|
| Zugang | offener Link, z. B. auf der Schulhomepage oder als QR-Code | persönlicher Zugangscode je Kind |
| Wer kann anmelden | jede Person mit dem Link | nur Familien, deren Kind du eingespielt hast |
| Vorbereitung | keine | EMA-Import und Einladungsversand |
| Erste Stufe | die Anmeldung entsteht, wenn Eltern den Link öffnen | die Anmeldung existiert vorher schon als Entwurf |
| Typisch für | weiterführende Schulen, freie Anmeldung | Grundschulen mit Schulbezirk und Meldeamtsdaten |
NOTE
Im Modus Öffentlich gibt es die Stufe Eingeladen nicht – sie wird in der Anmeldungsliste automatisch ausgeblendet, weil niemand eingeladen wird.
Der Teilnahme-Modus lässt sich später ändern, wirkt dann aber sofort. Was das für ein laufendes Verfahren bedeutet, steht unter Das Anmeldeverfahren.
Die sieben Bearbeitungsstufen
In der Anmeldungsliste stehen die Stufen links untereinander. Ein Klick filtert die Tabelle auf die jeweilige Stufe – du arbeitest also immer in genau einer Stufe.
1. Entwürfe
Angefangen, aber noch nicht abgeschickt. Zwei Wege führen hierher:
- Eltern haben das Formular geöffnet und Daten eingegeben, aber noch nicht abgesendet. Der Zwischenstand wird laufend gesichert, damit niemand von vorn beginnen muss.
- Du hast Kinder importiert oder von Hand angelegt, aber noch nicht eingeladen.
2. Eingeladen (nur im Modus Einladung)
Der Zugangscode ist versandt, die Familie hat aber noch nicht abgeschickt. Aus dieser Stufe heraus lässt sich erneut einladen. Sie ist zugleich deine Nachfass-Liste: Wer kurz vor Fristende noch hier steht, braucht einen Anruf.
3. Eingang
Abgeschickt und wartet auf deine Prüfung. Das ist der Posteingang: Hier landet alles, was Eltern eingereicht haben, und hier beginnt die Arbeit des Sekretariats.
4. Geprüft
Die Angaben sind kontrolliert, die Unterlagen liegen vor. Die Anmeldung wartet nun auf die Aufnahmeentscheidung. Der Schritt hierher ist der einzige im Zyklus, der Bedingungen hat – siehe unten.
5. Aufgenommen
Zusage erteilt. Beim Statuswechsel erzeugt Schulhamsta automatisch den Aufnahmebescheid als PDF. Ist im Verfahren ein Veröffentlichungsdatum hinterlegt, sehen Eltern die Entscheidung ab diesem Tag auch im Portal.
6. Abgelehnt
Absage erteilt, ebenfalls mit automatisch erzeugtem Bescheid. Diese Stufe ist von jeder früheren Stufe aus erreichbar und nie durch Bedingungen blockiert – eine Absage muss immer möglich sein, auch wenn Unterlagen fehlen.
7. Exportiert
An das Schulverwaltungsprogramm übergeben. Ab hier ist der Vorgang abgeschlossen; die Daten liegen weiterhin in Schulhamsta und lassen sich erneut exportieren.
Welche Aktion wo möglich ist
Die Aktionsleiste über der Tabelle erscheint, sobald du Zeilen markierst – und zeigt genau die Schritte, die von der geöffneten Stufe aus sinnvoll sind.
| Geöffnete Stufe | Verfügbare Aktionen |
|---|---|
| Entwürfe | Einladen (nur im Einladungs-Modus), Ablehnen |
| Eingeladen | Erneut einladen, Eingang markieren, Ablehnen |
| Eingang | Als geprüft markieren, Ablehnen |
| Geprüft | Aufnehmen, Ablehnen |
| Aufgenommen | Exportieren |
| Abgelehnt | Löschen |
| Exportiert | Erneut exportieren, Löschen |
TIP
Fehlt eine Schaltfläche, die du erwartest, stehst du fast immer in der falschen Stufe. Das ist die mit Abstand häufigste Verwirrung im Modul.
Unabhängig von der Stufe steht Drucken immer zur Verfügung; ebenso lässt sich in der Detailansicht einer Anmeldung ein Schritt zurückgehen, falls zu früh weitergeklickt wurde.
Die Sperre vor „Geprüft"
„Geprüft" ist die inhaltliche Qualitätsstufe: Ab hier verlässt sich die Schule darauf, dass die Daten stimmen. Deshalb prüft Schulhamsta drei Dinge, bevor eine Anmeldung diese Stufe erreichen darf – und dieselben drei Bedingungen gelten auch für „Aufgenommen":
- Personal-Pflichtfelder – alle Felder, die im Formular-Editor als Pflicht für das Personal markiert sind, müssen gefüllt sein.
- Pflichtpunkte der Sekretariats-Checkliste – alle als Pflicht markierten Punkte müssen abgehakt sein.
- Unterschrift – es liegt entweder eine digitale Unterschrift vor, oder der Erhalt der Papier-Unterschrift ist in der Seitenleiste bestätigt.
Ist eine Bedingung nicht erfüllt, bleibt der Statuswechsel aus und Schulhamsta nennt in der Fehlermeldung die konkreten Felder oder Punkte, die fehlen. Bei einer Massenaktion trifft das jede Anmeldung einzeln: Was durchgeht, wird gesetzt; der Rest wird mit Begründung aufgelistet.
NOTE
Die Papier-Bestätigung funktioniert auch in einem Verfahren mit digitaler Unterschrift. Wenn eine Familie ausnahmsweise auf Papier unterschreibt, hakst du das einfach in der Seitenleiste ab – der Wechsel auf „Geprüft" ist damit frei.
Status im Klartext
Was du in der Oberfläche liest, heißt intern anders. Diese Tabelle hilft, wenn du auf technische Bezeichnungen stößt – etwa in einem Export oder in einer Fehlermeldung.
| Oberfläche (Stufe) | Badge in der Tabelle | Intern |
|---|---|---|
| Entwürfe | Entwurf | draft |
| Eingeladen | Eingeladen | invited |
| Eingang | Eingegangen | submitted |
| Geprüft | Geprüft | verified |
| Aufgenommen | Aufgenommen | accepted |
| Abgelehnt | Abgelehnt | rejected |
| Exportiert | Exportiert | exported |
| – | Erledigt | completed |
completed („Erledigt") hat keine eigene Stufe in der Seitenleiste; der Status existiert für Sonderfälle und verhält sich bei den Prüfungen wie „Geprüft".
Der Zyklus über ein Schuljahr
So sieht der typische Jahreslauf aus. Die Monatsangaben sind Erfahrungswerte – maßgeblich sind die Fristen deines Bundeslands.
| Phase | Was passiert | Kapitel |
|---|---|---|
| Vorbereitung (Monate vorher) | Verfahren anlegen, Formular anpassen, Checklisten pflegen, Termine anlegen, Anschreiben verfassen, Testlauf | Ersteinrichtung |
| Bestandsdaten (nur Einladungs-Modus) | Meldeamtsdaten einspielen, Zugangscodes erzeugen, Einladungen drucken und versenden | EMA-Import |
| Anmeldezeitraum | Verfahren aktiv schalten, Eltern füllen aus und buchen Termine, Rückfragen über den Messenger | Eltern-Portal |
| Gespräche & Prüfung | Anmeldegespräche vor Ort, Unterlagen prüfen, Checkliste abhaken, auf „Geprüft" setzen | Anmeldungen bearbeiten |
| Entscheidung | Aufnehmen oder Ablehnen, Bescheide drucken bzw. veröffentlichen | Entscheidung & Export |
| Übergabe | Export ins Schulverwaltungsprogramm, Verfahren auf inaktiv setzen | Entscheidung & Export |
TIP
Setze ein abgeschlossenes Verfahren am Ende auf Inaktiv, statt es zu löschen. Die Daten bleiben nachschlagbar, das Portal ist aber zu – und für den nächsten Jahrgang legst du ein neues Verfahren an.
Weiter geht's: Rollen, Rechte & Lizenz – wer im Modul was darf und was der Betrieb kostet.