EMA-Import & Einladungen
Dieses Kapitel gilt für Verfahren im Modus Einladung. Dort meldet sich niemand von selbst an – ihr wisst durch die Meldedaten des Einwohnermeldeamts (EMA), welche Kinder schulpflichtig werden, spielt sie ein und ladet ihre Familien ein.
Der Ablauf hat zwei Teile:
- Import – Kinderdaten einspielen; dabei entsteht je Kind ein Zugangscode.
- Einladung – Anschreiben erzeugen und versenden; die Anmeldungen wechseln auf Eingeladen.
NOTE
In einem öffentlichen Verfahren brauchst du beides nicht: Dort erzeugt der offene Link selbst neue Anmeldungen. Der Import bleibt trotzdem nutzbar, etwa um Bestandsdaten vorzubelegen.
Der Import-Assistent
Wo: Anmeldungsliste → EMA-Import, oder direkt /enrollment/management/ema-import/<Verfahren>
Der Assistent führt durch fünf Schritte, die oben als Fortschrittsleiste zu sehen sind.
Schritt 1 · Upload
Lade eine CSV-Datei hoch; auch .txt und .dbl werden angenommen. Enthält die erste Zeile die Spaltennamen, lass den Schalter für Spaltenüberschriften aktiviert – das ist der Normalfall.
TIP
Frag beim Einwohnermeldeamt bzw. beim Schulträger nach einer Datei mit Spaltenüberschriften. Das erspart dir im nächsten Schritt das Raten, welche Spalte was enthält.
Schritt 2 · Mapping
Hier ordnest du jede Spalte deiner Datei einem Feld in Schulhamsta zu. Bekannte Bezeichnungen erkennt der Assistent selbst und schlägt die Zuordnung vor; passend zum Export-Profil des Verfahrens sind gängige Formate bereits voreingestellt.
WARNING
Prüfe die Vorschläge trotzdem. Eine falsch zugeordnete Spalte fällt später kaum noch auf – und wenn doch, dann beim Export, wenn schon Hunderte Datensätze daran hängen.
Besondere Vorsicht bei Feldern, die sich ähneln: Vorname/Rufname, Geburtsname/Familienname, Straße mit und ohne Hausnummer, Anschrift des Kindes gegenüber der des zweiten Erziehungsberechtigten.
Schritt 3 · Werte
Manche Dateien führen Codes statt Klartext, etwa 1 und 2 für das Geschlecht oder Kürzel für Konfessionen. In diesem Schritt legst du fest, welcher Code welcher Option entspricht.
Der Assistent zeigt dir dafür die tatsächlich vorkommenden Werte deiner Datei – du musst also nicht vorab wissen, welche Codes das Amt verwendet.
Schritt 4 · Vorschau
Die letzte Kontrolle vor dem Schreiben. Schulhamsta gleicht die Datensätze mit den vorhandenen Anmeldungen ab und markiert mögliche Dubletten farbig – geprüft wird sowohl gegen den Bestand als auch innerhalb der hochgeladenen Datei.
Datensätze ohne Dublettenverdacht sind bereits angehakt. Über die Kästchen entscheidest du zeilenweise, was tatsächlich importiert wird.
Schritt 5 · Erfolg
Der Abschluss meldet, wie viele Datensätze angelegt wurden, und listet aufgetretene Fehler einzeln mit Zeilennummer auf. Hier liegt auch der Download der Zugangscodes.
IMPORTANT
Lade die Token-Liste (CSV) herunter, bevor du diese Seite verlässt. Sie enthält Nachname, Vorname und den persönlichen Zugangscode und ist die Grundlage für deine Einladungsschreiben.
Kein Drama, wenn du es vergisst: Die Codes stehen auch an jeder einzelnen Anmeldung. Aber einzeln zusammensuchen macht keine Freude.
TIP
Probiere den Import zuerst mit einer kleinen Datei von fünf bis zehn Zeilen. Stimmen Zuordnung und Werte, wiederholst du den Vorgang mit dem vollständigen Bestand – die bereits importierten Kinder erkennt der Dublettencheck dann von selbst.
Wenn die Sitzung abläuft
Der Assistent hält die hochgeladenen Daten zwischen den Schritten in deiner Sitzung. Machst du zu lange Pause, meldet er „Sitzungsdaten abgelaufen" und du beginnst beim Upload neu. Es geht dabei nichts verloren – geschrieben wird erst in Schritt 5.
Alle importierten Kinder landen in der Stufe Entwürfe.
Einladungen versenden
Wo: Anmeldungsliste → Stufe Entwürfe → Zeilen markieren → Einladen
Schulhamsta verschickt die Einladungen nicht selbst per Post – es erzeugt die Unterlagen, mit denen ihr das tut. Zwei Formate stehen zur Wahl:
| Format | Wofür |
|---|---|
| PDF-Datei mit fertigen Anschreiben | Ein PDF mit allen Briefen, fertig zum Ausdrucken und Kuvertieren. Nutzt Briefkopf und Vorlage aus Anschreiben & Bescheide. |
| CSV-Datei für Serienbrief | Die Daten samt Zugangscode als Tabelle – für einen Serienbrief in Word oder ein externes Versandsystem. |
Empfänger & Adressierung
Beim Bestätigen wählst du zusätzlich, wie adressiert wird:
| Option | Ergebnis |
|---|---|
| 1 Anschreiben je Kind (Hauptwohnsitz) | Genau ein Brief bzw. eine CSV-Zeile je Kind, an die Hauptadresse. |
| Getrennte Anschreiben bei abweichenden Elternadressen | Zusätzlich ein Info-Schreiben ohne Zugangscode an einen zweiten Erziehungsberechtigten, der unter anderer Anschrift wohnt. |
NOTE
Dass das zweite Schreiben keinen Zugangscode enthält, ist Absicht: Es informiert über die anstehende Anmeldung, gibt aber nicht beiden Haushalten unabhängigen Zugriff auf denselben Datensatz. Den Text dafür pflegst du im Reiter Info (Abw. Adresse).
Was beim Einladen passiert
- Schulhamsta erzeugt PDF oder CSV und bietet die Datei zum Download an.
- Alle Anmeldungen im Status Entwurf wechseln auf Eingeladen.
- Eine Ergebnisliste zeigt je Kind, ob es geklappt hat.
Nur Anmeldungen in den Stufen Entwürfe und Eingeladen lassen sich einladen. Wer schon abgeschickt hat, wird mit einem Hinweis übersprungen.
Erneut einladen
Aus der Stufe Eingeladen heraus lässt sich derselbe Vorgang wiederholen – für Nachzügler, verlorene Briefe oder eine korrigierte Adresse. Der Zugangscode bleibt dabei derselbe.
Säumige Familien im Blick behalten
Eine automatische Erinnerung an eingeladene Familien gibt es nicht – Schulhamsta verschickt von sich aus keine Mahnungen an Eltern.
Der zuverlässige Weg ist deshalb die Stufe Eingeladen: Wer dort kurz vor Fristende noch steht, hat den Zugangscode bekommen, aber nichts abgeschickt. Diese Familien erreichst du über
- Erneut einladen – ein zweites Anschreiben mit demselben Zugangscode,
- eine Nachricht über den Messenger, sofern die Familie bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat,
- oder schlicht einen Anruf.
TIP
Setze dir eine Woche vor Fristende eine Erinnerung, die Stufe Eingeladen durchzugehen. Das ist der Zeitpunkt, an dem sich Nachfassen noch lohnt – und an dem die Zahl der Nachzügler noch überschaubar ist.
Anmeldungen von Hand anlegen
Für Einzelfälle – ein Zuzug mitten im Verfahren, eine Familie ohne Internetzugang – legst du eine Anmeldung direkt in der Anmeldungsliste an. Danach lässt sie sich vollständig in der Verwaltung ausfüllen; ein Portal-Besuch der Familie ist nicht nötig.
Mehr dazu unter Anmeldungen bearbeiten.
Weiter geht's: Anmeldungen bearbeiten – die tägliche Arbeit in der Liste.