Terminplanung
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Hier legst du die Zeitfenster für die persönlichen Anmeldegespräche an. Eltern wählen im Portal eines davon aus – vorausgesetzt, im Verfahren ist die Terminbuchung überhaupt vorgesehen.
NOTE
Ob Eltern buchen dürfen, entscheidet die Einstellung Verfügbare Funktionen für Eltern im Verfahren. Steht sie auf Nur Anmeldeformular ausfüllen, bleibt die Terminplanung ohne Wirkung. Siehe Das Anmeldeverfahren.
Die Übersicht
Die Termine sind nach Tagen gruppiert; ein Klick klappt einen Tag auf. Oben stehen Gesamtkapazität, Bereits Gebucht und Freie Restplätze, je Tag zusätzlich die Tagesauslastung.
Kapazität ist nicht Anzahl
Der Begriff verwirrt anfangs regelmäßig:
- Die Anzahl der Slots bestimmt, wie viele Zeitfenster es gibt.
- Die Kapazität eines Slots bestimmt, wie viele Familien denselben Zeitraum belegen dürfen.
Ein Beispiel: Führen drei Personen gleichzeitig Gespräche, legst du einen Slot je Uhrzeit mit Kapazität 3 an – nicht drei Slots.
| Aufbau | Ergebnis |
|---|---|
| 12 Slots à 20 Min., Kapazität 1 | 12 Gespräche nacheinander an einem Vormittag |
| 12 Slots à 20 Min., Kapazität 3 | 36 Gespräche, drei parallel |
Buchbarkeit
Das Symbol je Slot schaltet zwischen zwei Zuständen um:
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| Buchbar durch Eltern | Der Slot erscheint im Portal zur Auswahl. |
| Nur durch Personal buchbar | Der Slot existiert weiter und lässt sich von Hand vergeben, taucht im Portal aber nicht auf. |
Der zweite Zustand eignet sich für Reserven und Pufferzeiten – etwa für Familien, die telefonisch anfragen, oder für einen Nachholtermin.
Termine anlegen
Einzeln hinzufügen
Datum, Start- und Endzeit sowie Kapazität für einen einzelnen Termin. Praktisch für Nachzügler und Sonderfälle.
Slots generieren
Der schnellere Weg für den Regelfall. Du gibst an:
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Datum | 12.03.2026 |
| Startzeit – Endzeit | 8:00 – 12:00 Uhr |
| Taktung (Min.) | 20 |
| Parallel-Kapazität (Plätze) | 1 |
| Buchbar durch Eltern (Online-Terminbuchung) | ja |
Schulhamsta legt daraufhin alle Slots dazwischen an – im Beispiel zwölf Stück. Passt der letzte Slot nicht mehr vollständig in den Zeitraum, wird er nicht angelegt.
TIP
Plane Puffer ein, indem du eine Taktung wählst, die etwas über der geplanten Gesprächsdauer liegt – etwa 30 Minuten für ein 25-Minuten-Gespräch. Sonst schiebt sich eine einzige Verspätung durch den ganzen Vormittag.
Für mehrere Anmeldetage wiederholst du den Vorgang je Tag.
Hinweistext zur Terminbuchung
Über eine eigene Schaltfläche pflegst du den Text, den Eltern bei der Terminbuchung lesen. Voreingestellt ist:
Bitte bringen Sie Ihr Kind mit zu diesem Termin. Kommen Sie bitte zum gebuchten Zeitpunkt ins Sekretariat.
Er wird beim Speichern automatisch in alle acht weiteren Portal-Sprachen übersetzt.
Gute Ergänzungen sind Angaben, die Rückfragen ersparen: wo genau man sich meldet, ob Parkplätze vorhanden sind, wie lange das Gespräch dauert.
Termine im Alltag
Umbuchen und nachträglich zuweisen
Den Termin eines Kindes änderst du in dessen Anmeldung in der Seitenleiste – dort lässt er sich jederzeit wechseln oder einer Anmeldung ohne Termin nachträglich zuweisen. Ein Slot, der bereits voll ist, wird dabei abgelehnt.
Auslastung im Blick behalten
Das Dashboard zeigt die Auslastung aller Slots farbcodiert:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | noch Luft |
| Gelb | über 80 % belegt |
| Rot | voll oder überbucht |
Wird es eng, legst du kurzfristig weitere Slots an oder gibst zurückgehaltene Reserve-Slots für die Elternbuchung frei.
Slots löschen
WARNING
Ein Slot lässt sich nicht mehr löschen, sobald eine Familie darauf gebucht ist – der Versuch wird mit einer Meldung abgewiesen. Willst du ihn aus dem Verkehr ziehen, weise den gebuchten Familien zuerst in der jeweiligen Anmeldung einen anderen Termin zu.
Soll ein noch freier Slot nur vorübergehend verschwinden, ist Nur durch Personal buchbar die schonendere Alternative zum Löschen.
Was Eltern von einem Termin haben
Nach der Buchung bekommt die Familie:
- eine Bestätigung mit Datum, Uhrzeit und dem Hinweistext,
- die Mitbring-Liste des Verfahrens,
- einen Kalendereintrag zum Herunterladen (ICS-Datei) – er enthält Termin, Ort und die mitzubringenden Unterlagen,
- eine Erinnerung per E-Mail am Vortag, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Mehr dazu unter Kommunikation.
Weiter geht's: Anschreiben & Bescheide – die schriftliche Kommunikation des Verfahrens.