Das Portal aus Elternsicht
Dieses Kapitel beschreibt, was Familien tatsächlich sehen und tun – Schritt für Schritt. Es ist das wichtigste Kapitel für alle, die am Telefon Auskunft geben müssen: Wer den Weg kennt, kann in zwei Sätzen erklären, wo jemand hängengeblieben ist.
Du kannst diesen Weg jederzeit selbst nachvollziehen: über Portal-Vorschau oben in der Seitenleiste oder über Formular → Vorschau → Gesamtes Portal testen.
Grundprinzip: kein Benutzerkonto
Eltern legen kein Konto an und vergeben kein Passwort. Stattdessen bekommt jede Anmeldung einen persönlichen Zugangscode, der zugleich Teil der Portal-Adresse ist. Der Wiedereinstieg läuft über einen Link per E-Mail (Magic Link).
Das senkt die Hürde erheblich – und verschiebt zugleich den häufigsten Supportfall: Familien fragen nicht nach vergessenen Passwörtern, sondern danach, wie sie wieder hineinkommen. Die Antwort steht unter Wiedereinstieg.
Das Portal ist in neun Sprachen verfügbar; die Auswahl steht im Portal selbst. Übersetzt sind auch die Feldbeschriftungen und Hilfetexte, die du im Formular-Editor angelegt hast.
Der Weg im Überblick
Zugang → Willkommen (Datenschutz) → Kontakt & Bestätigung → Portal-Start
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Anmeldeformular Terminbuchung
(+ Unterschrift, Uploads) (+ Kalendereintrag)
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Status · NachrichtenWelche Zweige erscheinen, bestimmt die Einstellung Verfügbare Funktionen für Eltern im Verfahren – siehe Das Anmeldeverfahren.
Schritt 1 · Der Zugang
Je nach Teilnahme-Modus gibt es zwei Wege hinein:
Öffentliches Verfahren. Die Familie ruft den Link von eurer Homepage auf. Schulhamsta legt sofort eine neue, noch unsichtbare Anmeldung an und erzeugt dafür einen Zugangscode im Format ABCD-EFGH. Liegt der Aufruf außerhalb des Anmeldezeitraums, erscheint stattdessen eine Hinweisseite.
Verfahren auf Einladung. Die Familie hat den Code aus dem Einladungsschreiben. Zwei Möglichkeiten:
- den persönlichen Link aus dem Schreiben anklicken, oder
- die allgemeine Portal-Adresse aufrufen und den Code dort eintippen.
NOTE
Der Zugangscode ist bewusst kurz und in Blöcken gesetzt, damit er sich am Telefon durchgeben und von einem Brief abtippen lässt. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
Schritt 2 · Willkommen und Datenschutz
Die erste Seite begrüßt die Familie und zeigt die Datenschutzerklärung eurer Schule. Ohne Zustimmung geht es nicht weiter – das Portal leitet bei jedem Versuch, eine spätere Seite aufzurufen, hierher zurück.
Mit der Zustimmung wird aus der zunächst unsichtbaren Anmeldung ein richtiger Entwurf, der euch in der Anmeldungsliste angezeigt wird.
TIP
Wenn eine Familie meldet, sie komme „immer wieder auf dieselbe Seite", ist meist genau das der Grund: Die Datenschutzerklärung wurde noch nicht bestätigt.
Die Seite ist gegen automatisierte Massenanlagen abgesichert – für echte Nutzerinnen und Nutzer ist davon nichts zu bemerken.
Schritt 3 · Kontakt & Bestätigung
Die Familie trägt ihre E-Mail-Adresse ein und erhält daraufhin einen Bestätigungslink. Erst nach dem Klick auf diesen Link ist das Portal vollständig geöffnet.
Warum dieser Schritt? Er stellt sicher, dass
- die Adresse existiert und wirklich der Familie gehört,
- ihr eine Adresse für Rückfragen, Terminbestätigung und Erinnerung habt,
- und die Familie später wieder hineinkommt.
IMPORTANT
Der Bestätigungslink ist an genau diese E-Mail-Adresse gebunden. Wird die Adresse zwischenzeitlich geändert, verliert der alte Link seine Gültigkeit und muss neu angefordert werden. Ein weiterer Klick auf „Link senden" genügt.
Schritt 4 · Der Portal-Start
Nach der Bestätigung landet die Familie auf ihrer Übersichtsseite. Sie zeigt – je nach Verfahren und Bearbeitungsstand:
- den Stand der eigenen Anmeldung,
- den Einstieg ins Anmeldeformular,
- die Terminbuchung samt gebuchtem Termin und Kalender-Links,
- die Mitbring-Liste,
- Nachrichten, falls der Messenger aktiv ist,
- die Kontaktdaten eurer Schule.
Schritt 5 · Das Anmeldeformular
Das Formular ist in Abschnitte gegliedert – genau die Gruppen, die du im Formular-Editor angelegt hast. Eine als Multi-Gruppe markierte Gruppe kann die Familie mehrfach ausfüllen, etwa für den zweiten Erziehungsberechtigten.
Zwischenspeichern. Der Stand wird laufend im Hintergrund gesichert. Wer unterbricht, kann später an derselben Stelle weitermachen – ein wichtiger Punkt für die telefonische Auskunft.
Pflichtfelder. Felder, die du als Pflicht für Eltern markiert hast, müssen ausgefüllt sein, bevor sich das Formular absenden lässt.
Dateien hochladen. Bei Feldern vom Typ Datei-Upload lädt die Familie Nachweise direkt hoch, bis 10 MB je Datei.
Unterschrift. Bei digitaler Unterschrift zeichnet die Familie zum Abschluss am Bildschirm – mit Maus, Finger oder Stift. Die Unterschrift wird in das erzeugte PDF eingebettet.
Nach dem Absenden
Mit dem Absenden wechselt die Anmeldung in die Stufe Eingang, und die Familie bekommt eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Ab diesem Moment ist das Formular für sie nur noch lesbar – Änderungen laufen dann über euch.
NOTE
Sieht das Verfahren eine Terminbuchung vor und gibt es freie, für Eltern buchbare Slots, führt das Portal direkt weiter zur Terminwahl. Gibt es keine, landet die Familie auf ihrer Übersichtsseite.
Schritt 6 · Die Terminbuchung
Angeboten werden nur Slots, die
- auf Buchbar durch Eltern stehen und
- noch freie Plätze haben.
Über der Liste steht der Hinweistext, den du in der Terminplanung gepflegt hast.
Nach der Buchung erhält die Familie:
- eine Bestätigungsseite mit allen Angaben,
- eine Bestätigung per E-Mail,
- Kalender-Links – ICS-Datei zum Herunterladen sowie Direktlinks für Google Kalender und Outlook Web. Der Eintrag enthält Termin, Ort und die Mitbring-Liste,
- am Vortag eine Erinnerung per E-Mail.
WARNING
Bucht jemand genau in dem Moment, in dem der letzte Platz vergeben wird, meldet das Portal „Dieser Termin ist leider gerade ausgebucht worden" und bittet um eine neue Wahl. Kein Datenverlust – aber ein Hinweis, dass eng geplante Slots zu Frust führen.
Ein Verfahren, das nur die Terminbuchung vorsieht, führt die Familie direkt hierher. Die Daten werden dann vor Ort erfasst – etwa am Schultablet über den QR-Code der Anmeldung.
Schritt 7 · Status verfolgen
Auf der Statusseite sieht die Familie, wo ihre Anmeldung steht.
Die Aufnahmeentscheidung erscheint dort erst ab dem Datum, das du im Verfahren unter Veröffentlichung der Aufnahmeentscheidungen am hinterlegt hast. Ist kein Datum gesetzt, wird im Portal nie eine Entscheidung angezeigt – dann bleibt es beim schriftlichen Bescheid.
TIP
Das Veröffentlichungsdatum ist ein wirksames Mittel gegen die Anruflawine: Alle Familien erfahren ihre Entscheidung zum selben Zeitpunkt, statt nach und nach.
Nachrichten
Ist der Messenger aktiv, hat die Familie im Portal einen Nachrichtenbereich. Sie schreibt euch dort und wird über eure Antworten per E-Mail informiert – ein eigenes Postfach beim Schulsystem braucht sie dafür nicht. Mehr unter Kommunikation.
Wiedereinstieg
Kommt die Familie später zurück – neuer Tag, anderes Gerät, gelöschte Sitzung –, verlangt das Portal eine erneute Anmeldung:
- Die Familie öffnet ihre Portal-Adresse bzw. gibt den Zugangscode ein.
- Das Portal zeigt die hinterlegte E-Mail-Adresse verkürzt an (etwa
ann***@example.de) und bietet an, einen Zugangslink zu senden. - Ein Klick auf den Link in der E-Mail öffnet das Portal wieder.
NOTE
Die verkürzte Anzeige ist Absicht: Wer den Zugangscode kennt, soll daraus nicht die vollständige E-Mail-Adresse der Familie ablesen können.
Was tun, wenn eine Familie gar nicht mehr hineinkommt? Etwa weil die E-Mail-Adresse nicht mehr existiert:
| Situation | Lösung |
|---|---|
| Zugangscode verloren | In der Anmeldungsliste nach dem Kind suchen; der Code steht an der Anmeldung. Im Einladungs-Modus über Erneut einladen neu zustellen. |
| E-Mail-Adresse veraltet | Adresse in der Anmeldung korrigieren, danach fordert die Familie einen neuen Zugangslink an. |
| Familie kommt digital nicht zurecht | Die Anmeldung von Hand ausfüllen und ausdrucken – jede Anmeldung lässt sich auch komplett in der Verwaltung bearbeiten. |
Barrierefreiheit und Rechtstexte
Das Portal bringt vier weitere Seiten mit, die aus der Fußzeile erreichbar sind:
| Seite | Inhalt |
|---|---|
| Barrierefreiheit | Erklärung zur Barrierefreiheit |
| Leichte Sprache | Erläuterung des Anmeldevorgangs in Leichter Sprache |
| Gebärdensprache | Erläuterung in Gebärdensprache |
| Impressum | eure Impressumsangaben |
Impressum und Datenschutzerklärung speisen sich aus dem Eltern-Bereich.
Weiter geht's: EMA-Import & Einladungen – wie Familien im Einladungs-Modus überhaupt an ihren Zugangscode kommen.