Häufige Fragen & Probleme
Sortiert nach dem, was du siehst – nicht nach dem, was die Ursache ist. Wer hier nicht fündig wird, findet die ausführliche Erklärung im jeweils verlinkten Kapitel.
Die Seite zeigt nichts an
Eine Seite des Moduls ist leer oder wirkt unvollständig. In neun von zehn Fällen ist kein Verfahren geöffnet oder das falsche. Der Kopf der Seitenleiste nennt das aktive Verfahren; umschalten kannst du in der Verfahrenszentrale unter Verwalten. Siehe Das Anmeldeverfahren.
Die Anmeldungsliste zeigt ein Kind nicht, obwohl es angemeldet ist. Die Suche filtert innerhalb der geöffneten Stufe. Wechsle die Stufe oder klicke dich durch die Kacheln auf dem Dashboard.
Ein Modul fehlt ganz in der Modulauswahl. Entweder ist es für eure Schule nicht lizenziert, oder dir fehlt die Rolle dafür. Beides klärt eine Person mit Schul-Admin-Rechten. Siehe Rollen, Rechte & Lizenz.
Eine Schaltfläche fehlt
Ich sehe die Aktion nicht, die ich brauche. Die Aktionsleiste zeigt nur, was von der geöffneten Stufe aus sinnvoll ist. „Aufnehmen" gibt es nur in Geprüft, „Einladen" nur in Entwürfe. Die vollständige Übersicht steht unter Anmeldungen bearbeiten.
Ich sehe kein Mülleimer-Symbol bei den Verfahren. Das Löschen von Verfahren ist Modul-Admins vorbehalten. Mit der Rolle Verwaltung ist alles andere möglich.
Ich finde den Menüpunkt „Einstellungen" nicht. Der Eltern-Bereich ist nur für Modul-Admins und Schul-Admins sichtbar.
„Eingeladen" fehlt in der Stufenleiste. Das Verfahren läuft im Modus Öffentlich – dort gibt es keine Einladungen, deshalb blendet Schulhamsta die Stufe aus.
Eltern kommen nicht ins Portal
Der Anmeldelink funktioniert nicht. Prüfe zwei Dinge: Steht das Verfahren auf Aktiv? Und liegt heute innerhalb des hinterlegten Anmeldezeitraums? Beides muss zutreffen – ein aktives Verfahren außerhalb seines Zeitraums ist genauso zu wie ein inaktives.
Ich finde den Link zum Kopieren nicht. Das Ketten-Symbol erscheint nur bei Verfahren im Modus Öffentlich. Im Modus Einladung gibt es keinen offenen Link – dort hat jede Familie ihren eigenen Zugangscode.
Eine Familie kommt „immer wieder auf dieselbe Seite". Meist ist die Datenschutzerklärung noch nicht bestätigt oder die E-Mail-Adresse noch nicht verifiziert. Das Portal führt so lange dorthin zurück. Siehe Das Portal aus Elternsicht.
Eine Familie hat ihren Zugangscode verloren. Der Code steht an der Anmeldung in der Verwaltung. Im Einladungs-Modus stellst du ihn über Erneut einladen neu zu.
Die E-Mail-Adresse der Familie existiert nicht mehr. Adresse in der Anmeldung korrigieren; danach fordert die Familie im Portal einen neuen Zugangslink an.
Der Bestätigungslink wird als ungültig abgewiesen. Der Link ist an genau die Adresse gebunden, für die er erzeugt wurde – wurde sie zwischenzeitlich geändert, muss ein neuer angefordert werden.
Ein Status lässt sich nicht setzen
„Geprüft" oder „Aufnehmen" wird abgewiesen. Drei Bedingungen müssen erfüllt sein; die Meldung nennt die konkrete Ursache:
| Meldung | Was fehlt |
|---|---|
| Personal-Pflichtfelder fehlen | Felder, die im Formular-Editor als Pflicht für Personal markiert sind. Der Reiter Fehlende Pflichtfelder in der Anmeldung führt direkt hin. |
| Pflicht-Checklist-Items offen | Punkte der Sekretariats-Checkliste, die als Pflicht markiert sind. |
| Unterschrift fehlt | Weder digitale Unterschrift noch bestätigter Erhalt der Papier-Unterschrift. |
Details: Die Sperre vor „Geprüft".
Eine Massenaktion hat nur teilweise funktioniert. Das ist normal: Jede Anmeldung wird einzeln geprüft. Die Ergebnisliste nach der Aktion nennt zu jedem übersprungenen Kind den Grund.
Ich habe zu früh weitergeklickt. In der Detailansicht der Anmeldung gehst du mit dem Pfeil neben der Statusschaltfläche einen Schritt zurück.
Formular und Felder
Ein Feld lässt sich nicht deaktivieren. Das Export-Profil benötigt es zwingend – ohne dieses Feld wäre die Exportdatei unbrauchbar.
Ein Feld ist verschwunden, samt eingetragener Werte. Es wurde auf inaktiv gesetzt. Die Werte sind nicht gelöscht – beim Reaktivieren sind sie wieder da.
Ich habe das falsche Export-Profil gewählt. Es lässt sich nicht wechseln. Der einzige Weg ist ein neues Verfahren mit dem richtigen Profil. Solange noch keine echten Anmeldungen eingegangen sind, ist das schnell erledigt: neues Verfahren anlegen, Einstellungen übertragen, altes löschen.
Meine Änderungen am Formular sind weg. Der Formular-Editor speichert je Feld sofort. Die Verfahrenseinstellungen und die Anschreiben dagegen erst über die Schaltfläche unten – wer die Seite vorher verlässt, verliert sie.
Termine
Ein Terminslot lässt sich nicht löschen. Es ist bereits eine Familie darauf gebucht. Weise ihr zuerst in ihrer Anmeldung einen anderen Termin zu.
Eltern sehen keine Termine. Drei mögliche Ursachen: Im Verfahren ist die Terminbuchung nicht vorgesehen; alle Slots stehen auf Nur durch Personal buchbar; oder alle Slots sind voll.
Eine Familie meldet, der Termin sei „gerade weggeschnappt" worden. Zwei Buchungen im selben Moment – der zweite Versuch wird abgewiesen und um eine neue Wahl gebeten. Kein Datenverlust.
Anschreiben und PDF
Der Briefkopf wird abgelehnt. Er muss ein PDF mit exakt zwei Seiten sein und darf 5 MB nicht überschreiten. Hat eure Vorlage nur eine Gestaltung, dupliziere sie auf eine zweite Seite.
Der Text im Brief überdeckt das Adressfeld. Das Sichtfenster für die Empfängeradresse muss im Briefkopf frei bleiben – dort setzt Schulhamsta die Anschrift ein.
Im Einladungsschreiben fehlt der Zugang. Der Platzhalter Zugangs-Box wurde nicht eingefügt. Ohne ihn erfährt die Familie nicht, wie sie ins Portal kommt. Siehe Anschreiben & Bescheide.
Import
Die Sitzungsdaten sind abgelaufen. Der Assistent hält die hochgeladene Datei nur während deiner Sitzung. Nach längerer Pause beginnst du beim Upload neu – geschrieben wird ohnehin erst im letzten Schritt.
Ich habe die Token-Liste nicht heruntergeladen. Die Zugangscodes stehen weiterhin an jeder einzelnen Anmeldung. Für einen Serienbrief nutzt du stattdessen Einladen → CSV-Datei für Serienbrief aus der Anmeldungsliste.
Der Import hat Dubletten angelegt. Der Dublettencheck markiert Verdachtsfälle, entscheidet aber nicht selbst. Die betroffenen Anmeldungen löschst du in der Liste.
Export
Der Export ist gesperrt. Das Guthaben reicht nicht. Die Seite nennt die Zahl der fehlenden Credits; aufgeladen wird unter Verwaltung → Module & Lizenzen mit Schul-Admin-Rechten.
Muss ich für einen zweiten Export noch einmal zahlen? Nein. Bezahlt wird je Anmeldung, nicht je Export. Nur neu hinzugekommene Anmeldungen kosten.
Der Status ist nach dem Export nicht auf „Exportiert" gesprungen. Das passiert nur beim Export über das Primärprofil. Ein Export nach IServ, ANTON, SchoolFox oder Sdui lässt den Status bewusst unangetastet.
Ich habe das Kennwort der Exportdatei verloren. Es wird nur einmal angezeigt und lässt sich nicht erneut abrufen. Starte den Export neu – für bereits freigeschaltete Anmeldungen kostenlos.
Verschiedenes
Es gibt keine Messenger-Seite. Der Messenger ist für eure Schule abgeschaltet. Die Einstellung liegt im Eltern-Bereich.
Die Benachrichtigung an die Eltern kommt verzögert. Absicht: Nachrichten werden gebündelt, damit drei Sätze nacheinander nur eine E-Mail auslösen.
Kann ich alle Familien auf einmal anschreiben? Einen Rundmail-Versand gibt es nicht. Für allgemeine Informationen nutzt du euren üblichen Elternbrief-Weg; für Einladungen die Serienbrief-Funktion aus der Anmeldungsliste.
Kann ich ein Verfahren für den nächsten Jahrgang kopieren? Eine Kopierfunktion gibt es nicht. Lege ein neues Verfahren an und übertrage die Einstellungen – die Felder des Export-Profils sind sofort wieder da, Checkliste, Mitbring-Liste, Termine und Anschreiben pflegst du erneut.
Wo finde ich Hilfe zu genau diesem Bildschirm? Das Fragezeichen in der oberen Leiste der App öffnet die kontextsensitive Hilfe – kurz und auf den aktuellen Bildschirm bezogen.