Ersteinrichtung: der Leitfaden
Dieses Kapitel führt dich in neun Schritten von der frisch freigeschalteten Lizenz bis zum Anmeldeverfahren, das Eltern nutzen können. Es folgt derselben Reihenfolge wie die Willkommens-Checkliste auf dem Startbildschirm – die Schritte bauen aufeinander auf.
Rechne für den ersten Durchlauf mit zwei bis drei Stunden, verteilt auf ein paar Tage. Für die Folgejahre sind es Minuten: Du legst ein neues Verfahren an und übernimmst die Einstellungen des Vorjahrs.
IMPORTANT
Halte die Reihenfolge ein. Ohne Anmeldeverfahren gibt es weder Formular noch Termine noch Checkliste – all diese Seiten brauchen ein Verfahren, auf das sie sich beziehen. Die Checkliste auf dem Startbildschirm sperrt die betroffenen Schritte deshalb, solange keines existiert.
Vorab: die Voraussetzungen
Bevor es losgeht, sollten drei Dinge geklärt sein:
| Voraussetzung | Wer erledigt das | Wo |
|---|---|---|
| Lizenz für die Digitale Schulanmeldung | Schul-Admin | Verwaltung → Module & Lizenzen |
| Rollen für Sekretariat und Schulleitung | Schul-Admin | Verwaltung → Benutzer |
| Entscheidung über das Export-Profil | Schulleitung / Sekretariat | siehe Schritt 2 |
Zu Lizenzen und Rollen siehe Rollen, Rechte & Lizenz.
Schritt 1 · Erste Orientierung
Ziel: Du weißt, wie das Modul aufgebaut ist. Aufwand: 10 Minuten.
Lies Überblick & Glossar und Der Anmeldezyklus. Danach sind die Begriffe klar, die dir in jedem weiteren Schritt begegnen – vor allem Verfahren, Export-Profil und die sieben Bearbeitungsstufen.
Kläre in dieser Phase auch die inhaltliche Grundfrage: Sollen sich Familien frei über die Homepage anmelden, oder lädst du gezielt ein? Davon hängt ab, ob du später Meldeamtsdaten einspielst.
Schritt 2 · Anmeldeverfahren anlegen
Ziel: Der Rahmen für den Jahrgang steht. Aufwand: 15 Minuten – aber mit einer Entscheidung, die bleibt. Wo: Verfahren verwalten → Neues Verfahren
Du vergibst Name und Status, legst den Anmeldezeitraum fest und wählst das Export-Profil. Anschließend bestimmst du Teilnahme-Modus, Funktionen für Eltern und Unterschrift-Verfahren.
CAUTION
Das Export-Profil lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr wechseln – es bestimmt sowohl die Formularfelder als auch das Format der späteren Exportdatei. Kläre vorher mit der Person, die euer Schulverwaltungsprogramm betreut, welches Profil richtig ist.
Alles Weitere: Das Anmeldeverfahren.
TIP
Lege das Verfahren zunächst als Inaktiv an. So kannst du in Ruhe alles einrichten, ohne dass jemand versehentlich schon eine Anmeldung abschickt.
Schritt 3 · Anmeldeformular prüfen
Ziel: Eltern werden genau das gefragt, was ihr braucht. Aufwand: 30–60 Minuten beim ersten Mal. Wo: Formular
Beim Anlegen des Verfahrens hat Schulhamsta die Felder des Export-Profils bereits angelegt – du startest also nicht bei null. Jetzt geht es darum, sie durchzugehen:
- Was braucht ihr nicht? Ausblenden.
- Was fehlt euch? Als eigenes Feld ergänzen – „Buskind?", „Hort gewünscht?", „Geschwisterkind an der Schule?".
- Was muss zwingend ausgefüllt werden – von Eltern, was vom Personal?
Alles Weitere: Der Formular-Editor.
Schritt 4 · Sekretariats-Checkliste anlegen
Ziel: Jede Anmeldung wird nach denselben Kriterien geprüft. Aufwand: 15 Minuten. Wo: Checkliste
Was muss bei jedem Kind kontrolliert werden? „Geburtsurkunde im Original vorgelegen", „Masernschutz nachgewiesen", „Sorgerecht geklärt". Diese Punkte erscheinen später bei jeder Anmeldung zum Abhaken.
Alles Weitere: Checkliste & Mitbring-Liste.
Schritt 5 · Mitbring-Liste prüfen
Ziel: Familien wissen, was sie zum Termin mitbringen müssen. Aufwand: 10 Minuten. Wo: Mitbring-Liste
Auch diese Liste ist beim Anlegen des Verfahrens schon mit den üblichen Dokumenten des Profils gefüllt. Du passt sie an eure Gepflogenheiten an.
Alles Weitere: Checkliste & Mitbring-Liste.
Schritt 6 · Gesprächstermine anlegen
Ziel: Eltern können einen Termin buchen. Aufwand: 15 Minuten. Wo: Terminplanung
Du gibst Datum, Zeitraum und Taktung vor – etwa 8:00 bis 12:00 Uhr in 20-Minuten-Schritten – und Schulhamsta legt alle Slots dazwischen an.
NOTE
Dieser Schritt entfällt, wenn du im Verfahren Nur Anmeldeformular ausfüllen gewählt hast. Dann gibt es keine Terminbuchung, und die Checkliste blendet den Schritt aus.
Alles Weitere: Terminplanung.
Schritt 7 · Anschreiben an Eltern hinterlegen
Ziel: Einladungen und Bescheide gehen auf eurem Briefbogen hinaus. Aufwand: 45 Minuten beim ersten Mal. Wo: Anschreiben
Fünf Vorlagen: Briefkopf, Einladung, Info-Schreiben an eine abweichende Zweitanschrift, Aufnahmebescheid, Ablehnungsbescheid. Für alle liefert Schulhamsta einen Standardtext, den du übernehmen oder umschreiben kannst.
IMPORTANT
Der Briefkopf muss ein PDF mit exakt zwei Seiten sein. Das ist die häufigste Stolperstelle der ganzen Einrichtung – warum das so ist, steht unter Anschreiben & Bescheide.
Schritt 8 · Eltern-Bereich einrichten
Ziel: Das Portal trägt euer Logo und erfüllt die rechtlichen Vorgaben. Aufwand: 30 Minuten, plus Zuarbeit der Datenschutzbeauftragten. Wo: Einstellungen — nur für Modul-Admins und Schul-Admins sichtbar
Logo, Schulfarbe, Kontaktdaten – und die Rechtstexte: Impressum, Datenschutzerklärung und die Angaben zur oder zum Datenschutzbeauftragten. Der Datenschutzerklärung müssen Eltern zustimmen, bevor sie Daten eingeben können; ohne sie kommt niemand ins Formular.
Alles Weitere: Der Eltern-Bereich.
Schritt 9 · Testlauf als Eltern
Ziel: Du hast das Portal selbst durchlaufen, bevor es echte Familien tun. Aufwand: 20 Minuten. Wo: Formular → Vorschau → Gesamtes Portal testen, oder über Portal-Vorschau oben in der Seitenleiste
Geh den kompletten Weg einmal durch: Datenschutz bestätigen, Formular ausfüllen, unterschreiben, Termin buchen, Statusseite ansehen. Achte dabei auf:
- Sind alle Fragen verständlich formuliert – auch für Eltern ohne Schulverwaltungswissen?
- Fehlt etwas, das ihr regelmäßig nachfragen müsst?
- Ist ein Feld Pflicht, das gar nicht jede Familie ausfüllen kann?
- Stimmen Terminzeiten und Mitbring-Liste?
Anschließend Testdaten zurücksetzen – damit verschwindet, was du beim Ausprobieren eingegeben hast.
Scharfschalten
Wenn der Testlauf sitzt, fehlt nur noch eines: das Verfahren in der Verfahrenszentrale bzw. in seinen Einstellungen auf Aktiv setzen.
Beachte dabei: Aktiv allein genügt nicht. Das Portal ist nur innerhalb des hinterlegten Anmeldezeitraums erreichbar. Ist er noch nicht angebrochen oder schon vorbei, sehen Eltern statt des Formulars einen Hinweis.
Danach – je nach Teilnahme-Modus:
| Modus | Letzter Schritt |
|---|---|
| Öffentlich | Link kopieren (Ketten-Symbol in der Verfahrenszentrale) und auf der Schulhomepage veröffentlichen, gern zusätzlich als QR-Code im Elternbrief |
| Einladung | Meldeamtsdaten einspielen, Zugangscodes erzeugen, Einladungen drucken und versenden – siehe EMA-Import & Einladungen |
Checkliste zum Abhaken
| # | Schritt | Erledigt |
|---|---|---|
| 1 | Lizenz und Rollen geklärt | ☐ |
| 2 | Verfahren angelegt, Export-Profil bewusst gewählt | ☐ |
| 3 | Formular durchgegangen, eigene Felder ergänzt | ☐ |
| 4 | Sekretariats-Checkliste gepflegt | ☐ |
| 5 | Mitbring-Liste angepasst | ☐ |
| 6 | Terminslots angelegt | ☐ |
| 7 | Briefkopf hochgeladen, Anschreiben verfasst | ☐ |
| 8 | Eltern-Bereich mit Logo und Rechtstexten gefüllt | ☐ |
| 9 | Testlauf gemacht, Testdaten zurückgesetzt | ☐ |
| 10 | Verfahren auf Aktiv, Zeitraum stimmt, Link veröffentlicht | ☐ |
Weiter geht's: Das Anmeldeverfahren – Schritt 2 im Detail.