Entscheidung & Export
Der Abschluss des Zyklus: Aus geprüften Anmeldungen werden Aufnahmen und Absagen, aus Aufnahmen werden Datensätze im Schulverwaltungsprogramm.
Die Aufnahmeentscheidung
Wo: Anmeldungsliste → Stufe Geprüft → Aufnehmen bzw. Ablehnen Oder in der Detailansicht einer einzelnen Anmeldung.
Beide Aktionen setzen den Status und erzeugen dabei automatisch den passenden Bescheid als PDF – Aufnahmebescheid oder Ablehnungsbescheid, nach den Vorlagen aus Anschreiben & Bescheide. Das PDF wird sofort zum Download angeboten: bei einer einzelnen Anmeldung als einzelnes Dokument, bei einer Massenaktion als Sammel-PDF.
Zwei Unterschiede zwischen Zusage und Absage sind wichtig:
| Aufnehmen | Ablehnen | |
|---|---|---|
| Bedingungen | Pflichtfelder, Checkliste und Unterschrift müssen erfüllt sein | keine – eine Absage ist immer möglich |
| Aus welcher Stufe | Geprüft | jeder Stufe außer den Endstufen |
NOTE
Dass eine Absage nie blockiert wird, ist Absicht: Gerade unvollständige Anmeldungen müssen sich abschließen lassen.
Veröffentlichung im Portal
Ist im Verfahren ein Datum unter Veröffentlichung der Aufnahmeentscheidungen am hinterlegt, sehen Eltern die Entscheidung ab diesem Tag auf ihrer Statusseite. Ohne Datum wird im Portal nie eine Entscheidung angezeigt.
TIP
Setze das Datum bewusst – es ist dein wirksamstes Mittel gegen die Anruflawine. Alle Familien erfahren ihre Entscheidung zum selben Zeitpunkt, und du entscheidest, ob das vor oder nach dem Eintreffen der Briefe ist.
Bescheide erneut drucken
Über Drucken → Bescheide erzeugst du die Bescheide markierter Anmeldungen jederzeit erneut – etwa wenn ein Brief verloren geht oder ihr eine Kopie für die Akte braucht.
Der Export
Wenn die Entscheidungen stehen, werden die aufgenommenen Kinder an euer Schulverwaltungsprogramm übergeben. Dafür gibt es zwei Wege.
Weg 1: Die Export-Zentrale
Der Weg für den gesamten Bestand eines Verfahrens.
Berücksichtigt werden alle Anmeldungen des geöffneten Verfahrens in den Stufen Geprüft, Aufgenommen und Exportiert (sowie Erledigt). Entwürfe, eingeladene und abgelehnte Anmeldungen bleiben außen vor.
Das Format bestimmt das Export-Profil, das beim Anlegen des Verfahrens gewählt wurde; es wird hier nur noch angezeigt. Die Seite nennt vorab dein Guthaben und die Zahl der benötigten Credits.
Weg 2: Die Aktionsleiste der Anmeldungsliste
Der Weg für eine gezielte Auswahl – etwa nur die Kinder eines Anmeldetags oder ein einzelner Nachzügler.
Markiere die Zeilen in der Stufe Aufgenommen und wähle Exportieren. Das Menü zeigt zwei Bereiche:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Schulverwaltung | Das Primärprofil eures Verfahrens – etwa „Schleswig-Holstein (School-SH)" |
| Systeme | Die Zusatzprofile: IServ, ANTON, SchoolFox, Sdui |
IMPORTANT
Nur ein Export über das Primärprofil setzt die Anmeldungen anschließend auf Exportiert. Ein Export in ein Zusatzsystem lässt den Status unangetastet – das ist gewollt, denn IServ oder Sdui sind nicht das führende System.
Zusatzprofile
Neben dem Landesverfahren wollen viele Schulen dieselben Daten auch in ihr Kommunikationssystem laden. Dafür sind die Zusatzprofile da:
| Profil | Zielsystem |
|---|---|
| IServ (Schüler) / IServ (Eltern) | IServ – getrennt nach Schüler- und Elterndatensätzen |
| ANTON | ANTON |
| SchoolFox | SchoolFox |
| Sdui | Sdui |
Du kannst denselben Bestand nacheinander in mehrere Systeme exportieren. Bereits freigeschaltete Anmeldungen kosten dabei kein weiteres Credit.
Kosten
Der Export ist der einzige kostenpflichtige Vorgang des Moduls: Jede Anmeldung wird einmalig freigeschaltet und kostet dabei ein Credit.
| Fall | Kosten |
|---|---|
| Erster Export einer Anmeldung | 1 Credit |
| Erneuter Export derselben Anmeldung | 0 – auch in ein anderes Zielsystem |
| Neu hinzugekommene Anmeldung im zweiten Durchgang | 1 Credit |
| Schule mit Pauschalvertrag | 0, die Nutzung wird aber protokolliert |
Reicht das Guthaben nicht, bricht der Export mit einer Meldung ab und nennt die Zahl der fehlenden Credits. Aufgeladen wird im Portal unter Verwaltung → Module & Lizenzen – dafür braucht es Schul-Admin-Rechte.
TIP
Exportiere erst, wenn die Prüfung wirklich abgeschlossen ist. Zwar kostet ein zweiter Durchgang für dieselben Kinder nichts mehr, doch jede neu hinzugekommene Anmeldung schlägt mit einem weiteren Credit zu Buche.
Die Exportdatei
Nach dem Start erzeugt Schulhamsta die Datei und bietet sie zum Download an. Das Format hängt vom Profil ab:
| Profil-Art | Datei |
|---|---|
| Schleswig-Holstein (School-SH), IServ, ANTON, SchoolFox, Sdui | CSV |
| Bayern (ASV) | XML |
| Baden-Württemberg (ASV-BW) | XLSX |
| Mehrere Profile auf einmal | ZIP-Paket |
Liefert ein Profil die Datei verschlüsselt, zeigt die Seite nach dem Export ein Kennwort an.
IMPORTANT
Notiere ein angezeigtes Kennwort sofort. Es wird nur einmal ausgegeben und lässt sich später nicht erneut abrufen – ohne Kennwort ist die Exportdatei nicht zu öffnen.
NOTE
Die Exportdatei wird nach dem Download vom Server entfernt. Speichere sie also gleich an einem sicheren Ort. Brauchst du sie später erneut, startest du den Export einfach noch einmal – für bereits freigeschaltete Anmeldungen kostenlos.
Nach dem Export
- Datei importieren. In eurem Schulverwaltungsprogramm; die Schritte dort beschreibt dessen eigene Dokumentation.
- Stichprobe prüfen. Öffne zwei, drei importierte Datensätze und vergleiche sie mit Schulhamsta. Fällt eine falsch zugeordnete Angabe auf, korrigierst du sie in Schulhamsta und exportierst erneut – kostenfrei.
- Verfahren abschließen. Setze es in der Verfahrenszentrale auf Inaktiv. Das Portal ist damit zu, die Daten bleiben nachschlagbar.
CAUTION
Lösche das abgeschlossene Verfahren nicht, um „aufzuräumen". Damit verschwinden alle Anmeldungen, Dateien und Protokolle unwiderruflich. Zum Umgang mit Aufbewahrungsfristen siehe Datenschutz & Datensicherheit.
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