Das Anmeldeverfahren

Das Verfahren ist der Rahmen für einen kompletten Anmeldezyklus – in der Regel eines je Schuljahr. Es hält seine eigenen Formularfelder, Termine, Checklisten, Anschreiben und Anmeldungen zusammen, sodass sich die Jahrgänge nie vermischen.

Dieses Kapitel beschreibt die Verfahrenszentrale und alle Einstellungen eines Verfahrens.

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Die Verfahrenszentrale

Wo: Seitenleiste → Verwalten im Kopf, oder direkt /enrollment/management/processes

Hier liegen alle Verfahren deiner Schule untereinander.

Das aktive Verfahren

Fast alle anderen Seiten des Moduls – Anmeldungen, Formular, Termine, Checkliste – zeigen immer nur ein Verfahren. Welches, legst du hier fest:

• Verfahren öffnen macht das Verfahren überall zum aktiven.
• Geöffnet und die Markierung Aktuell ausgewählt zeigen, womit du gerade arbeitest; die Zeile ist zusätzlich farbig hinterlegt.
• Auch der Kopf der Seitenleiste nennt jederzeit den Namen des geöffneten Verfahrens.

NOTE

Wirkt eine Seite unerwartet leer oder zeigt Daten eines fremden Jahrgangs, lohnt zuerst der Blick hierher. Meist ist schlicht ein anderes Verfahren geöffnet.

Die Spalten

Spalte	Bedeutung
Status	Aktiv oder Inaktiv. Nur aktive Verfahren sind für Eltern erreichbar – und auch das nur innerhalb des Anmeldezeitraums.
Titel des Verfahrens	Darunter der hinterlegte Anmeldezeitraum, sofern gepflegt.
Eingänge	Anzahl der Anmeldungen in diesem Verfahren, über alle Bearbeitungsstände hinweg.

Aktionen je Zeile

Symbol	Aktion
Auge	Vorschau – öffnet das Anmeldeformular in einem neuen Tab, so wie Eltern es sehen
Kette	Link kopieren – die öffentliche Anmeldeadresse in die Zwischenablage
Stift	Bearbeiten – Einstellungen, Zeiträume und Ablauf
Mülleimer	Löschen – entfernt das Verfahren vollständig

Das Ketten-Symbol erscheint nur bei Verfahren im Modus Öffentlich. Im Modus Einladung gibt es keinen offenen Link – dort bekommt jede Familie ihren eigenen Zugangscode.

CAUTION

Das Löschen eines Verfahrens entfernt unwiderruflich alle zugehörigen Anmeldungen, von Eltern hochgeladene Dateien, Termine und Protokolle. Es gibt keinen Papierkorb. Zum Archivieren eines abgeschlossenen Jahrgangs setzt du das Verfahren stattdessen auf Inaktiv.

NOTE

Personen mit der Rolle Verwaltung sehen die Schaltfläche zum Löschen nicht – dieses Recht liegt beim Modul-Admin. Alles Übrige auf dieser Seite steht ihnen offen. Siehe Rollen, Rechte & Lizenz.

Das Suchfeld oben filtert nach dem Titel – hilfreich, sobald mehrere Jahrgänge aufgelaufen sind.

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Ein Verfahren anlegen

Wo: Verfahrenszentrale → Neues Verfahren

Beim Speichern legt Schulhamsta zugleich alle Formularfelder an, die zum gewählten Export-Profil gehören, und öffnet das neue Verfahren direkt zur Bearbeitung. Das Formular gliedert sich in vier Abschnitte.

1. Grundlagen

• Name des Anmeldeverfahrens – wird den Eltern im Portal angezeigt, sollte für sie also verständlich sein: „Anmeldung zur Grundschule 2026" statt eines internen Kürzels.
• Status – Inaktiv für ein Verfahren im Aufbau, Aktiv, sobald Eltern zugreifen dürfen.

2. Zeiträume

• Anmeldeformular geöffnet ab / bis – das Fenster, in dem Eltern Daten eingeben können. Davor und danach zeigt das Portal einen Hinweis statt des Formulars.
• Veröffentlichung der Aufnahmeentscheidungen am – ab diesem Tag sehen Eltern im Portal, ob ihr Kind aufgenommen wurde. Bleibt das Feld leer, wird keine Entscheidung veröffentlicht.

IMPORTANT

Status und Zeitraum wirken zusammen. Ein aktives Verfahren außerhalb seines Zeitraums ist für Eltern genauso geschlossen wie ein inaktives. Wer meldet, der Link funktioniere nicht, hat meist genau das erwischt.

3. Datenschema und Export-Profil

Das Export-Profil bestimmt zweierlei:

1. welche Formularfelder das Verfahren von Haus aus mitbringt,
2. wie die spätere Exportdatei für dein Schulverwaltungsprogramm aufgebaut ist.

Profil	Zielsystem	Art
Schleswig-Holstein (School-SH)	Landesverfahren SH	Primärprofil
Bayern (ASV)	Amtliche Schulverwaltung Bayern	Primärprofil
Baden-Württemberg (ASV-BW)	ASV-BW	Primärprofil
IServ (Schüler) / IServ (Eltern)	IServ	Zusatzprofil
ANTON	ANTON	Zusatzprofil
SchoolFox	SchoolFox	Zusatzprofil
Sdui	Sdui	Zusatzprofil

Das Primärprofil wählst du hier; es prägt das Formular. Zusatzprofile brauchst du an dieser Stelle nicht zu bedenken – sie stehen dir beim Export zusätzlich zur Verfügung, siehe Entscheidung & Export.

Manche Profile verlangen eine zusätzliche Angabe – bei Schleswig-Holstein und Bayern etwa die Schulnummer (Dienststellennummer). Dort hilft eine Vorschlagsliste beim Eintragen; ohne diese Angabe lässt sich das Verfahren nicht speichern.

CAUTION

Das Export-Profil lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr wechseln. Es ist die einzige endgültige Einstellung des Moduls – alles andere kannst du später ändern. Der Grund: Die bereits erfassten Anmeldungen hängen an den Feldern des ursprünglichen Profils.

Brauchst du ein anderes Profil, führt kein Weg an einem neuen Verfahren vorbei. Prüfe im Zweifel vorher in einem bestehenden Verfahren, welches Profil dort läuft.

4. Ablauf & Funktionen

Drei Einstellungen legen fest, welchen Weg Eltern durchlaufen.

Teilnahme-Modus

Wert	Bedeutung
Öffentlich	Das Verfahren ist über einen bereitgestellten Link erreichbar, etwa von der Schulwebsite aus. Jede Person mit dem Link kann ein Kind anmelden.
Einladung	Das Formular ist nur mit persönlichem Zugangscode aufrufbar. Setzt voraus, dass du die Kinder vorher eingespielt hast – üblicherweise über den EMA-Import.

Verfügbare Funktionen für Eltern im Anmelde-Portal

Wert	Bedeutung
Nur Anmeldeformular ausfüllen	Keine Terminbuchung. Sinnvoll, wenn Gespräche anders organisiert werden.
Nur Termin für Anmeldegespräch buchen	Keine Dateneingabe zu Hause. Die Daten werden vor Ort erfasst – etwa am Schultablet über den QR-Code der Anmeldung.
Anmeldeformular ausfüllen & anschließend Termin buchen	Der Standardfall: erst die Daten, dann der Termin.

Unterschrift-Verfahren

Wert	Bedeutung
Digital	Eltern unterschreiben am Bildschirm; die Unterschrift wird ins PDF eingebettet.
Papier	Die Unterschrift erfolgt auf dem ausgedruckten Formular.

TIP

Unter diesen Feldern zeigt eine Ablauf-Vorschau laufend, was deine Auswahl für die Eltern bedeutet – vom Einstieg über Formular, Terminbuchung und Unterschrift bis zum Export. Ein Blick dorthin vor dem Speichern erspart später Rückfragen.

NOTE

Auch bei Papier kannst du eine digital erfasste Unterschrift verwenden und umgekehrt: Die Detailansicht einer Anmeldung erlaubt beides – Unterschrift am Tablet oder Abhaken der vorliegenden Papierunterschrift. Die Einstellung bestimmt nur den vorgesehenen Regelfall.

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Ein bestehendes Verfahren ändern

Wo: Verfahrenszentrale → Stift-Symbol

Die Seite zeigt dieselben vier Abschnitte, mit zwei Unterschieden:

• Das aktive Profil steht nur noch zur Information da und ist nicht mehr änderbar. Zusatzangaben wie die Schulnummer lassen sich weiterhin korrigieren.
• Oben zeigt eine Anzeige Portal Aktiv beziehungsweise Portal Inaktiv den gespeicherten Stand.

WARNING

Änderungen am Teilnahme-Modus wirken sofort auf laufende Verfahren. Ein Wechsel von Öffentlich auf Einladung sperrt den offenen Link aus – Familien ohne Zugangscode kommen dann nicht mehr hinein.

IMPORTANT

Diese Seite speichert nicht automatisch. Deine Änderungen werden erst mit Einstellungen speichern unten übernommen; wer die Seite vorher verlässt, verliert sie.

Die Liste der mitzubringenden Dokumente pflegst du übrigens nicht hier, sondern unter Mitbring-Liste.

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Mehrere Verfahren nebeneinander

Es spricht nichts dagegen, mehrere Verfahren gleichzeitig aktiv zu haben – etwa „Einschulung 2026/27" und „Seiteneinstieg Jahrgang 5". Jedes hat seinen eigenen Link, sein eigenes Formular und seine eigenen Termine.

Beachte dabei nur:

• Du arbeitest immer im geöffneten Verfahren. Vor jeder Sitzung kurz prüfen, welches das ist.
• Der Messenger zeigt bei mehreren Verfahren an, zu welchem ein Kontakt gehört.
• Der Export bezieht sich immer auf das geöffnete Verfahren.

Das Verfahren des nächsten Jahrgangs

Für das Folgejahr legst du ein neues Verfahren an, statt das alte weiterzuverwenden. Nur so bleiben die Daten des abgeschlossenen Jahrgangs unangetastet. Setze das alte Verfahren dabei auf Inaktiv – dann ist sein Portal zu, die Anmeldungen bleiben aber nachschlagbar.

Weiter geht's: Der Formular-Editor – welche Fragen Eltern gestellt bekommen.