Anmeldungen bearbeiten
Wo: Seitenleiste → Anmeldungen
Das Herzstück der Verwaltung. Hier laufen alle Anmeldungen des geöffneten Verfahrens zusammen und werden Schritt für Schritt bis zum Bescheid bearbeitet. Wer täglich mit dem Modul arbeitet, verbringt hier die meiste Zeit.
Die Seite verstehen
Die Liste hat drei Zonen:
| Zone | Funktion |
|---|---|
| Links | Unter Workflow die sieben Bearbeitungsstufen. Ein Klick filtert die Tabelle. |
| Oben | Suche, Zusatzspalten, Schnellbearbeitung – und die Aktionsleiste, sobald du Zeilen markierst. Hier liegen auch Neue Anmeldung und EMA-Import. |
| Mitte | Die Tabelle der Anmeldungen. |
Die zuletzt geöffnete Stufe wird gemerkt: Wer die Seite verlässt und zurückkommt, landet wieder dort.
NOTE
Es werden immer nur Anmeldungen des geöffneten Verfahrens angezeigt. Wenn die Liste leer ist, obwohl Anmeldungen existieren, prüfe zuerst oben in der Seitenleiste, welches Verfahren geöffnet ist.
Arbeiten in Stufen
Die Stufen und ihre Bedeutung sind im Kapitel Der Anmeldezyklus beschrieben. Für die tägliche Arbeit zählt vor allem eines:
IMPORTANT
Die Aktionsleiste zeigt nur die Aktionen, die von der geöffneten Stufe aus sinnvoll sind. Fehlt eine erwartete Schaltfläche, stehst du fast immer in der falschen Stufe.
| Geöffnete Stufe | Verfügbare Aktionen |
|---|---|
| Entwürfe | Einladen (nur Einladungs-Modus), Ablehnen |
| Eingeladen | Erneut einladen, Eingang markieren, Ablehnen |
| Eingang | Als geprüft markieren, Ablehnen |
| Geprüft | Aufnehmen, Ablehnen |
| Aufgenommen | Exportieren |
| Abgelehnt | Löschen |
| Exportiert | Erneut exportieren, Löschen |
Drucken steht unabhängig von der Stufe immer zur Verfügung.
Massenaktionen
Markiere Zeilen über die Kästchen; das Kästchen in der Kopfzeile wählt alles in der geöffneten Stufe aus. Nach der Aktion erscheint eine Ergebnisliste, die je Kind meldet, ob es geklappt hat – und wenn nicht, warum.
Das ist wichtig, weil Massenaktionen jede Anmeldung einzeln prüfen: Von 40 markierten Anmeldungen können 37 auf „Geprüft" wechseln und 3 hängenbleiben, weil dort noch ein Pflichtpunkt offen ist.
TIP
Der schnellste Weg durch den Posteingang: Stufe Eingang öffnen, alle Zeilen über das Kästchen in der Kopfzeile markieren und nach der Sichtung gesammelt auf Als geprüft markieren setzen. Fälle, bei denen etwas fehlt, lässt du einfach unmarkiert.
Die Tabelle
- Sortieren: Ein Klick auf Schüler/in sortiert nach Namen; dasselbe gilt für jede eingeblendete Zusatzspalte.
- Suchen: Das Suchfeld filtert innerhalb der geöffneten Stufe. Wer ein Kind nicht findet, sucht möglicherweise in der falschen Stufe.
- Vollständigkeit: Zeigt, ob die als Pflicht markierten Punkte der Sekretariats-Checkliste abgehakt sind.
- Status-Badge: Der Bearbeitungsstand der einzelnen Anmeldung.
Zusätzliche Spalten
Über das Plus-Symbol neben Schüler/in blendest du bis zu drei weitere Formularfelder als Spalten ein – etwa Konfession, gewünschte Betreuung oder Schulbezirk.
Praktisch, um eine Angabe über alle Kinder hinweg zu überfliegen: „Wie viele wollen in den Hort?" beantwortet sich so in Sekunden, ohne eine einzige Anmeldung zu öffnen.
Schnellbearbeitung
Rechts oben wählst du ein Feld aus; es erscheint danach direkt in der Tabelle und lässt sich dort für viele Kinder nacheinander ausfüllen, ohne jede Anmeldung einzeln zu öffnen.
Der klassische Anwendungsfall: die Klassenzuordnung nach den Anmeldegesprächen. Statt 60 Anmeldungen zu öffnen, trägst du 60 Werte in einer Spalte ein.
Drucken
Drucken erzeugt ein Sammel-PDF für alle markierten Anmeldungen. Vier Varianten:
| Variante | Inhalt | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| Aufnahmeanträge | Das ausgefüllte Anmeldeformular je Kind | Unterschrift auf Papier, Ablage in der Schülerakte |
| Laufzettel | Kompakte Übersicht je Kind | Begleitzettel für das Anmeldegespräch |
| Aufnahmeakten | Vollständige Zusammenstellung | Papierakte des Kindes |
| Bescheide | Aufnahme- bzw. Ablehnungsbescheid | Versand der Entscheidung |
Alle Varianten nutzen den Schul-Briefkopf, sofern einer hinterlegt ist.
TIP
Bei mehreren hundert Anmeldungen dauert die PDF-Erzeugung einen Moment. Drucke lieber in Blöcken – etwa nach Anmeldetag –, statt einen Jahrgang auf einmal zu verarbeiten.
Anmeldungen von Hand anlegen
Neue Anmeldung legt eine leere Anmeldung im Status Entwurf an; du landest direkt in ihrer Detailansicht und füllst dort alle Felder selbst aus.
Gedacht ist das für:
- Familien, die im Sekretariat vorsprechen statt online anzumelden,
- Zuzüge mitten im Verfahren,
- Nachmeldungen nach Ablauf der Frist.
Die Anmeldung bekommt trotzdem einen Zugangscode – falls die Familie später doch selbst ins Portal möchte, etwa um einen Termin zu buchen.
Löschen
Löschen entfernt die Anmeldung endgültig, samt hochgeladener Dateien und Protokoll.
CAUTION
Es gibt keinen Papierkorb. Wegen der Tragweite verlangt Schulhamsta beim Löschen zusätzlich dein Passwort.
Gelöscht werden können nur Anmeldungen in den Stufen Abgelehnt und Exportiert. Bei allen anderen wird der Versuch mit einem Hinweis abgewiesen – ein bewusster Schutz gegen das versehentliche Entfernen laufender Vorgänge.
Ein Arbeitstag in der Liste
Zum Einordnen, wie die Teile zusammenspielen – ein typischer Vormittag während der Anmeldephase:
- Dashboard öffnen. Wie viele neue Eingänge gibt es? Welche Termine stehen heute an?
- Stufe Eingang. Neue Anmeldungen der Reihe nach öffnen, Angaben gegen die Unterlagen prüfen, Checkliste abhaken – siehe Die einzelne Anmeldung.
- Vollständige Fälle markieren und gesammelt auf Als geprüft markieren setzen.
- Nachrichten. Offene Rückfragen im Messenger beantworten.
- Stufe Eingeladen (Einladungs-Modus). Kurz vor Fristende: Wer steht hier noch? Erneut einladen oder anrufen.
Weiter geht's: Die einzelne Anmeldung – die digitale Akte eines Kindes.