Externe Kalender
Nicht jede Besonderheit eines Schultags ist ein Antrag. Sportfest, pädagogischer Tag, gesperrte Turnhalle, Elternsprechtag – solche Termine stehen meist in einem ganz anderen Kalender.
Über externe iCal-Kalender holt Schulhamsta sie herein und zeigt sie dort an, wo sie gebraucht werden: bei der Vertretungsplanung.
Wo: Seitenleiste → Aufgaben → Einplanen → Externe Kalender
IMPORTANT
Externe Termine erscheinen ausschließlich in der Ansicht Einplanen, und dort nur für den gewählten Planungstag. Sie tauchen weder im Planer noch in der Antragsliste auf – sie sind Kontext für die Planung, keine Anträge.
Einen Kalender abonnieren
Im Dialog Externe Kalender abonnieren (iCal) legst du ein Abonnement mit drei Angaben an:
| Feld | Hinweise |
|---|---|
| Name | frei wählbar, z. B. „Hallenbelegung" oder „Schultermine" |
| URL | die iCal-Adresse des Feeds (https://…, üblicherweise mit .ics endend) |
| Farbe | zur Unterscheidung mehrerer Kalender |
Beim Speichern versucht Schulhamsta sofort eine Testsynchronisation. Das ist bewusst so:
NOTE
Schlägt der erste Abruf fehl, wird das Abonnement nicht angelegt und du bekommst die Fehlermeldung direkt. Eine falsch eingetippte Adresse landet also nicht als stille Karteileiche in der Liste.
Abgewiesen wird unter anderem, wenn die Adresse nicht erreichbar ist, ein Fehler zurückkommt oder die Antwort keine gültige iCal-Datei ist – etwa weil der Link auf eine Kalender-Weboberfläche statt auf den Feed zeigt.
TIP
In den meisten Kalenderprogrammen heißt der richtige Link „iCal-Adresse", „Abonnieren" oder „Geheime Adresse im iCal-Format". Ein Link, der im Browser eine Kalenderansicht öffnet, ist der falsche.
Wie oft aktualisiert wird
| Anlass | Was passiert |
|---|---|
| Beim Anlegen | sofortige Testsynchronisation |
| Beim Ändern der URL | erneute Testsynchronisation; scheitert sie, wird die alte Adresse wiederhergestellt |
| Beim Öffnen der Ansicht Einplanen | automatisch, wenn der letzte Abruf länger als 15 Minuten her ist |
| Jetzt synchronisieren | von Hand, sofort |
Übernommen werden Termine von 60 Tagen in der Vergangenheit bis 365 Tage in der Zukunft.
NOTE
Es gibt keinen nächtlichen Abgleich. Aktualisiert wird, wenn jemand die Planungsansicht öffnet. Für die Praxis reicht das – wer plant, sieht immer einen höchstens 15 Minuten alten Stand.
Termine abarbeiten
In der Ansicht Einplanen stehen die externen Termine des gewählten Tags über der Liste der Anträge. Ein Klick markiert einen Termin als erledigt, ein zweiter nimmt das zurück.
Die Markierung gehört zur Schule, nicht zu deinem Benutzerkonto: Wer nach dir plant, sieht denselben Stand. Und sie gilt je Termin und Tag – bei einer wöchentlichen Serie hakst du jede Woche einzeln ab.
TIP
Nutze die Markierung als Merkposten beim Durchgehen eines Planungstags: erst die externen Besonderheiten abhaken, dann die Anträge. So geht kein „ach ja, die Halle ist ja gesperrt" verloren.
Verwalten
In der Liste Abonnierte Kalender stehen alle Feeds:
| Symbol | Aktion |
|---|---|
| Stift | Bearbeiten – Name, URL, Farbe |
| Kreispfeil | Jetzt synchronisieren |
| Mülleimer | Löschen – hebt das Abonnement auf |
Das Löschen entfernt nur das Abonnement und die zwischengespeicherten Termine. Der Ursprungskalender bleibt unberührt.
WARNING
Abonnierte Kalender sind schulweit sichtbar. Jede Person mit Zugriff auf den Planungsbereich kann sie einsehen, bearbeiten und weitere hinzufügen. Abonniere hier also keine privaten Kalender – und bedenke, dass eine „geheime" iCal-Adresse damit für alle Planenden sichtbar wird.
Was sich dafür eignet
| Gut geeignet | Ungeeignet |
|---|---|
| Schuljahreskalender, Ferien- und Prüfungstermine | persönliche Kalender einzelner Personen |
| Raum- und Hallenbelegung | alles, was ein Antrag sein sollte |
| Termine des Schulträgers | Kalender mit personenbezogenen Details |
Weiter geht's: Antragstypen verwalten – der Einstieg in die Administration.