Für das Sekretariat
Das Sekretariat hat im Antragsmanagement eine eigene Aufgabe: Es prüft nicht inhaltlich, ob eine Abwesenheit vertretbar ist – das tun Klassenleitung und Schulleitung –, sondern kümmert sich um das Formale und um die Ablage.
Wo: Seitenleiste → Aufgaben → Erledigen (und Genehmigen, wenn eure Antragsarten das vorsehen)
Zwei verschiedene Aufgaben
Je nachdem, wie eine Antragsart gebaut ist, kommt das Sekretariat auf zwei Wegen ins Spiel:
| Als Stufe im Genehmigungsweg | Als Nacharbeit | |
|---|---|---|
| Wo | Ansicht Genehmigen | Ansicht Erledigen |
| Was | entscheiden oder zur Kenntnis nehmen | abhaken, dass die Nacharbeit erledigt ist |
| Hält den Antrag auf? | ja – bis du entschieden hast | nein |
Beides kann bei derselben Antragsart vorkommen. Was gilt, legt die Schulleitung in den Genehmigungsregeln fest.
Ansicht Genehmigen: Kenntnisnahme statt Entscheidung
Steht das Sekretariat im Genehmigungsweg, ist der Aktionstyp meist Zur Kenntnis nehmen – nicht Genehmigen. Der Unterschied ist wichtig:
IMPORTANT
Eine Kenntnisnahme kann nicht ablehnen. Du bestätigst nur, dass du informiert wurdest; der Antrag läuft danach weiter. Ein Kommentar ist trotzdem möglich und beim Abhaken vorgesehen.
Das passende Symbol in der Zeile ist das Auge.
WARNING
Das Auge ist die Aktion selbst, kein Vorschauknopf. Um einen Antrag nur anzusehen, nimm den Pfeil ganz rechts.
Setzt eine Antragsart das Sekretariat dagegen auf Genehmigen / Ablehnen, gelten die gewöhnlichen Regeln aus Der Weg eines Antrags – allerdings ohne den Minusstunden-Knopf, der allein der Schulleitung vorbehalten ist.
Ansicht Erledigen
Hier stehen genehmigte Zeiträume, bei denen noch etwas zu tun ist: Ablage, Kontrolle von Papieren, Weiterleitung an die Buchhaltung – was bei euch eben anfällt.
Die Schaltfläche heißt Als Erledigt; nach dem Klick steht dort Erledigt und die Zeile verschwindet aus der Liste. Ein zweiter Klick nimmt die Markierung zurück.
NOTE
Diese Liste zeigt nur Zeiträume von Antragsarten, in deren Genehmigungsweg das Sekretariat überhaupt vorkommt. Fehlt eine Antragsart hier vollständig, ist das kein Fehler – sie sieht schlicht keinen Sekretariatsschritt vor.
Wie alle Aufgaben-Ansichten zeigt auch diese nur laufende und künftige Zeiträume.
Stornierungen bestätigen
Zieht eine Lehrkraft einen bereits bearbeiteten Antrag zurück, geht er in den Stand Storno angefragt und muss bestätigt werden. Ob das Sekretariat das darf, legt die Schulleitung je Antragsart fest – siehe Rechte & Benachrichtigungen.
Du findest solche Vorgänge in der Ansicht Offen. Öffne den Antrag und bestätige die Stornierung dort.
WARNING
Bis zur Bestätigung bleiben genehmigte Zeiträume gültig. Wenn die Vertretung bereits geplant ist, informiere die Stundenplanung – die Bestätigung allein räumt den Plan nicht auf.
Nachschlagen statt suchen
Für Rückfragen am Telefon ist nicht das Dashboard der richtige Ort, sondern Alle Anträge: die durchsuchbare Gesamtliste, offen für Sekretariat, Stundenplanung und Schulleitung.
Zwei Dinge, die dort Zeit sparen:
- Die Suche greift breiter als erwartet – auch auf Antragsart, Antragsnummer, betroffene Klassen und betroffene Lehrkräfte. „7b" findet alle Anträge, die diese Klasse berühren.
- Der Haken Auch vergangene ist standardmäßig aus. Wer einen abgeschlossenen Vorgang sucht und nichts findet, hat meist genau den vergessen.
Was du sehen darfst
Nicht jede Antragsart öffnet dem Sekretariat alle Angaben. Steht in einer Zeile ein Schloss statt des Pfeils, darfst du über den Zeitraum entscheiden, die Details aber nicht einsehen – etwa bei Anträgen mit sensiblen Begründungen.
Das ist eine bewusste Einstellung je Antragsart, kein Fehler. Wer Zugriff braucht, klärt das mit der Schulleitung; die Schalter dafür stehen unter Rechte & Benachrichtigungen.
Weiter geht's: Für die Stundenplanung.