Für die Schulleitung
Dieses Kapitel richtet sich speziell an die Schulleitung. Da du im System meistens eine gewichtige Rolle einnimmst (z.B. als finale Entscheidungsinstanz oder als Prüfer bei besonders kritischen Anträgen wie Fortbildungen), bietet dir Schulhamsta einige Werkzeuge, um nicht den Überblick zu verlieren.
1. Die Warteschlange managen
Wie alle anderen Prüfer findest du die Anträge, die aktuell deine Freigabe erfordern, in der linken Sidebar unter Aufgaben -> Genehmigen. (Stelle sicher, dass du dich im Bereich Anträge der oberen Hauptnavigation befindest).
Wichtig: Ein Workflow in Schulhamsta ist flexibel konfigurierbar. Die Schulleitung muss nicht zwingend die letzte Instanz sein. Je nach euren schulinternen Regeln kann ein Antrag z.B. nach deiner Genehmigung noch einmal zum Sekretariat zur finalen Ablage wandern. Sobald jedoch die allerletzte im Workflow definierte Stufe ihr "Okay" gibt, wechselt der Gesamtstatus des Zeitraums endgültig auf Grün (Genehmigt).
Damit bei dir im Schulalltag keine Anträge liegen bleiben, solltest du regelmäßig einen Blick in die Ansicht Kritisch werfen. Dort kannst du mit einem Slider einstellen, ab wann das System dich vor Anträgen warnen soll, die zeitkritisch werden (z.B. "Zeige mir alles, was in weniger als 7 Tagen startet und noch nicht genehmigt ist").
2. Minusstunden verhängen (Die gelbe Uhr)
Eines deiner wichtigsten Werkzeuge ist der Button Genehmigen mit Minusstunden. Es kommt häufig vor, dass du einem Antragsteller zwar die Beurlaubung gewährst, du aber anordnen möchtest, dass die entfallene Arbeitszeit nachgeholt werden muss (z.B. bei einem privaten Termin).
Klickst du bei einem Zeitraum auf die gelbe Uhr, passierten zwei Dinge:
- Die Lehrkraft erhält die Genehmigung für ihre Abwesenheit.
- Der Status wird als "Genehmigt mit Belastung" gespeichert. Das ist ein essenzieller Hinweis für die Vertretungsplanung! Der Stundenplaner sieht diesen Status in seiner Ansicht und weiß sofort, dass er bei der Bearbeitung in Untis (oder einer anderen Stundenplansoftware) die entfallenen Stunden als Minusstunden für die Lehrkraft eintragen muss.
3. Stornierungen (Widerruf) managen
Was passiert, wenn eine Lehrkraft einen Antrag zurückziehen möchte, den du bereits genehmigt hast (z.B. weil eine Fortbildung kurzfristig abgesagt wurde)?
Die Lehrkraft kann den Antrag nicht einfach selbst löschen, denn das würde zu Chaos in der Stundenplanung führen – der Antrag würde plötzlich "verschwinden". Stattdessen klickt die Lehrkraft auf Stornieren. Das System verhält sich nun wie folgt:
- Der Antrag wechselt in den Status Storno angefragt (rot umrandet).
- Du (und/oder das Sekretariat, je nach Einstellung) erhältst eine Benachrichtigung über den Stornowunsch samt Begründung der Lehrkraft.
- Du öffnest den Antrag und musst die Stornierung aktiv bestätigen. Erst nach deiner Bestätigung wird der Antrag final als Storniert markiert und aus allen aktiven Planungen entfernt.